“职教二十条”背景下高职院校办公室文秘工作者能力素质培养探究

文/南京旅游职业学院 刘广东

《国家职业教育改革实施方案》（简称“职教二十条”）的颁布，明确了职业教育与普通教育分属两种不同的教育类型，国家下一步将把职业教育摆在教育改革创新和经济社会发展中更加突出的位置，这给高职院校带来了前所未有的发展机遇。作为高职院校党委和行政的综合办事机构，办公室承担着为学校发展出谋划策、办文办会办事、与校内外沟通交流等多项工作。其中，文字工作是办公室工作的重要内容。文字秘书作为协助领导顺利开展文字工作的重要人员，其工作优劣影响着办公室的工作效率和质量，甚至在某种程度上影响着高职院校能否在新一轮职业教育发展中抢占先机。因此，如何培养和提升办公室文秘工作者的能力素质也是高职院校需要认真思考的问题。

一、高职院校办公室文秘人员的工作特点

（一）专业性强。文秘工作一般分为常规性工作和非常规性工作，前者涵盖公文写作及运转、领导讲话稿撰写、汇报材料草拟、针对某一个或多个问题开展调研、统计信息上报等，后者包括突发事件的处理及领导交办的其他工作等。这其中绝大多数的文秘工作，如起草领导讲话稿和汇报材料、制定相关制度文件、写好调研报告等，均需要工作人员具有扎实的文秘专业知识和较强的文字写作能力。此外，还需具备广阔的视野和较高的政策理论素养，否则无法也不可能完成工作任务。

（二）工作强度大。与高校其他管理和服务工作不同，文秘工作相对比较繁杂，尤其是文字材料的撰写需要经过搜集取舍材料、构思文章脉络、设计段落布局、编辑润色语言等多个步骤和环节，草稿完成后，还要多次进行修改完善。期间，文秘人员需要付出大量的时间和精力，有时还会面临推倒重来的压力。文秘工作的高强度和严要求有目共睹，这也是文秘人员工作几年后便选择转岗的原因之一。

（三）保密要求高。文秘人员负责文件、资料的保管和会议记录、整理等，工作性质使其容易知晓一些机密或不宜公开的事项。若文秘工作者保密意识不强，可能会给学校带来不可挽回的影响。工作实践中，高职院校往往把是否具有较强的保密意识作为聘用文秘工作者的重要条件，同时规定一旦发现文秘工作者存在泄密行为，一概严惩不贷。

（四）细节要求严格。高职院校办公室下发的公文，或是撰写的汇报材料、讲话稿等，不是面向全校教职工，就是面向上级部门，如果细节把关不严，出现错误，直接影响学校形象。因此，文稿在草拟过程中，大到文章提纲、段落结构，小到标题名称、标点符号，都要求文秘人员细之又细、慎之又慎。除文稿写作外，文秘工作者承担的每一项工作，如统计信息上报、公文运转等都要一丝不苟，严谨细致。

二、“职教二十条”背景下高职院校办公室文秘人员能力素质培养途径

（一）强化思想认识，提高政治素养。高职院校办公室文秘工作者是领导重要的助手和参谋，具有举足轻重的地位。因此，文秘人员必须具备高度的政治责任感和政治敏锐性、警惕性。工作实践中，文秘工作者首先要增强“四个意识”、坚定“四个自信”，自觉维护党中央权威和集中统一领导，自觉在思想上政治上行动上同党中央保持高度一致。其次，要强化责任意识，充分认识所从事工作的重要性，牢固树立“办公室工作无小事”的理念，认真对待工作中的每一个细节。最后，要严格遵守保密纪律，做到不该问的坚决不问，不该说的坚决不说。

（二）树立终身学习理念，拓宽知识视野。联合国教科文组织国际21世纪教育委员会指出“终身学习是21世纪人的通行证”。党的十九大报告也强调要“加快建设学习型社会，大力提高国民素质”。为此，高职院校办公室文秘人员要努力把自己培养成学习型、服务型、创新型人才，以便更好地发挥作用。平时既要认真学习领会习近平总书记关于教育工作尤其是职业教育工作的重要论述，深入研读《关于加快发展现代职业教育的决定》《国家职业教育改革实施方案》等文件精神，也要坚持学习党的政策和理论，此外还要学习公文写作等文秘知识。总之，要牢记“学而不已，阖棺而止”“学不可以已”的至理名言，对各方面都有所了解，必要时还需熟记于心。

（三）练就过硬本领，提升工作能力。高职院校办公室文秘人员多半是半路出家，未接受过专业的文秘工作培训。因此，一方面，文秘人员要积极创造条件，通过自主学习、网络学习、参加校内外培训等多种方式提升文字写作能力。做到在熟练掌握一般公文写作的基础上，坚持多研究，多请教，多动笔，正确领会领导意图，撰写好综合材料等。另一方面，学校领导层要高度重视文秘人员能力素质培养和提升，鼓励和支持文秘人员参加进修、培训。随着高职院校信息化建设的普及，秘书的信息化使用能力显得尤为重要。工作中，文秘人员要熟练掌握Office办公软件操作技巧及其他实用工具，全面提升现代办公操作技能。与本科院校相比，高职院校虽然在办学层次、院系规模、专业数量等方面与之有一定的差距，但高职院校办公室和本科院校办公室同属于综合性办公机构，都起着承上启下、上传下达、信息反馈的纽带作用，均需要具备良好的组织协调能力。作为办公室文字秘书，一要统筹兼顾，正确协助领导理顺各个方面的关系，做到信息传达畅通无阻、任务整体推进、服务有效开展。二要掌握基本的沟通常识，充分运用语言的魅力和力量，巧妙化解矛盾和冲突，帮助领导排忧解难。

（四）发扬务实创新精神，勇于担当作为。“水滴石穿，非一日之功。”成为一名优秀的文秘工作者，要从提高思维能力、经验水平和综合素质入手努力，没有捷径，更没有“秘诀”可言。当前，“职教二十条”和扩招给职业教育带来职教定位、职业教育结构、现代职教体系构建、产教融合校企合作、规模和质量双提升等方面的变革，高等职业教育也进入内涵发展、质量提升的新阶段，高职院校在发展过程中将不可避免地遇到各种新情况、新问题和新矛盾，这些需要文字秘书勇于创新、敢于创新，积极发扬吃苦耐劳精神，一步一个脚印，主动开展调查研究，为领导决策提供必要的智力支持，辅助领导科学决策。

三、结语

“职教二十条”背景下，高职院校办公室要吃准吃透职业教育有关文件精神，积极转变管理服务理念和方式，发挥好统筹参谋、组织协调和督办落实等职能，推动学校在新一轮职业教育大发展中抓住机遇，赢得主动权。文秘工作者要以“职教二十条”为行动指南，端正工作态度，多途径培养和提高自身综合素质和能力，增强履职本领，更好地服务学校领导和师生员工，促进学校创新跨越发展。