教室资源管理系统的设计与应用

郝 梅，刘 婧，黄 锋，王天兵

(北京大学人民医院，北京 100044)

目前,我国高等教育己进入大众化发展阶段,各高校的招生数量急剧增加,给高等教育带来了深刻的变革。面对跨越式的发展速度和招生数量的大幅增加，不少高校教室资源短缺的问题逐渐凸现出来[1-2]。而教学医院同时承担医疗、教学、科研与管理功能，其教室资源往往要为上述功能同时服务，使用管理更为复杂，教室资源的短缺更为突出，如何科学、高效、合理地分配管理使用教室资源，保证学生正常的学习环境，是当前需要解决的迫切问题。

传统的教室管理多采用手工记录的方式。预定教室时，需本院人员前往教室管理部门在教室使用登记本上做纸质登记。传统方法预定和使用教室存在如下几个方面的问题[3]：(1)进行教室预定的时间和地点受限；(2)若登记本不慎丢失，则无法查询已有的预定情况；(3)登记信息往往存在缺项漏项的问题，不利于信息的汇总，以及教室的协调；(4)一旦教室使用变更，无法及时通知相关人员；(5)无法实时、动态掌握教室的使用和变更情况；(6)缺乏有效的数据支撑，无法对资源的高效利用提出合理性建议。为改善目前教室管理处于手工状态的落后局面，提高教室资源的管理水平和管理效率，实现教室的信息化管理。北京大学人民医院自2015年起开始探索基于医院资源管理系统(Hospital Resource Planning, HRP)的教室资源管理系统，本文就该系统的设计、实施与应用情况做一总结。

一、系统设计与功能模块

1.系统设计目标。鉴于传统方法的种种弊端，系统的设计目标为为大家提供更便捷、更安全的教室资源查询和预定服务，同时也便于管理部门进行管理。

2.功能模块。该系统采用B/S架构，.net技术开发，主要由教室信息、教室申请、我申请的教室、教室调剂、教室长期占用五大模块构成。以下为五大子模块的具体功能：(1)教室的信息。主要是对教室基本信息的管理，包括教室名称、教室地点、容纳人数、教室状态、教室描述、开放时间等。通过该配置页面，教学部门的教室管理员可维护教室的基本信息，根据需要随时调整可申请的教室。(2)教室的申请。该图形化界面为用户申请界面(见图1)，不同颜色代表教室的不同状态：粉色为申请中，绿色代表已批准，橙色代表进行中，无色为已取消[4]。教室使用方法与注意事项在图形化界面下方逐条列出，便于使用者参考。用户点击日历按钮—日期选择教室的使用日期，当天的教室占用情况一目了然。用户申请时，在教室右侧黄色区域上按下鼠标，拖拽至结束时间，松开鼠标，然后在弹出窗口中输入教室用途，点击“发起教室申请”。教室申请表单自动带出申请用途、申请地点、申请部门、申请时间、申请人、申请人手机号、申请人工号、使用开始时间、结束时间等信息，申请人仅需点选参加人员、填写办公电话、参加人数，勾选短信通知按钮即可。根据教学部门对教室的管理要求，同时兼顾效率问题，设置差别化的审批流，教室预定≤11小时，系统默认审批通过；教室预定>11小时的，由教育处的教室管理员在系统进行审批方可生效。教室申请审批流程如下所示(见图2)。(3)申请的教室。该菜单为列表清单形式，教室申请人可以在该菜单上，对已经申请的教室相关信息进行快速操作，包括查看、撤回、取消等。(4)教室的调剂。该功能主要由教室管理员使用。一方面，可以天、周、月为维度，查看教室使用情况，强化日常管理；另一方面，对于一些特殊情况或紧急情况，线下沟通达成一致后，可以通过调整功能，实现教室的调剂，这种情况下系统将自动发短信至相关人员，降低了沟通成本，提高了沟通效率。(5)教室的长期占用。对临床医学院而言，为了保证教学秩序稳定进行，教室需首先满足教学功能。因此需要有教室长期占用的权限，以利于教学部门优先使用教室资源。而普通用户仅可占用三个月内的教室资源。

二、应用效果

授权用户只需有一台联网电脑，便可登录系统实时、动态查看教室的预定情况，并可根据需要预定教室，突破了时空的限制，有效地利用了大家的碎片化时间。管理部门借助有效的信息化手段，解决教室资源的管理问题，规范教室申请的工作流程，减轻教室管理人员的工作负担，大大提升了管理效率和管理水平。

图1 教室申请界面

图2 教室申请审批流程

系统以灵活便捷的操作，简单友好的界面获得用户的好评。自系统2015年12月8日上线至2018年8月10日，共有5287条有效预定记录，涉及71个申请部门，四个教室，教室使用用途具体如下(见附表)。其中，教室长期占用量为511，长期占有率为9.67%。

附表 教室使用情况统计

三、讨 论

1.思路创新。综合国内外文献[5-10]，鲜见国外关于教室资源管理系统的报道，国内教室资源的管理主要集中在实时查询、在线预约、预约审核、统计分析等几个方面，最先进的教室管理功能可通过传感器实现教室灯光亮度的自动调节。

2.成效凸显。教室资源管理系统的设计与应用,为教学部门提供了便捷高效的教室资源管理平台。该系统在我院已正常使用近三年,共有5287条有效预定记录，运行稳定、界面友好、操作方便,受到用户的一致好评,实现了预期的设计目标。

3.管理改善。传统情况下，纸质登记本的记录方式，统计分析需要二次录入，准确性低，实时性差。而现在，可以准确掌握教室资源的基本情况和利用现状，为医院教室建设规划提供基本数据支持。根据教室利用率信息，改进管理方法，建章立制，对教室资源进行充分利用。

4.改进展望。该系统仍存在较大的改进空间，如目前，教育处在日常排课的同时在系统中预定教室，剩下的再开放给大家预定使用。今后在教室数量增多的情况下，可探索根据课程教学对教室资源的要求和可安排课程的时间单元、课程权重的关系，制定科学合理的计算机算法，自动分配教室资源，提高教室资源的利用率。[5]