高校档案信息资源的整合与开发利用探讨

■黄 伟/海南大学

一、高校档案信息资源的整合与开发的现状

（一）缺乏档案管理意识

学校档案管理是十分重要的，但在档案管理过程中，有关领导和管理人员对档案管理工作缺乏认识。他们普遍认为档案信息资源的整合是一个十分简单的工作，不需要投入大量的人力和物力。翻阅者只要依据相关的信息，找到相应的书籍和卷宗，就可以完成工作任务了。随着高校教育事业的发展，教学档案的应用已变得日益普遍，一些学校领导对学校管理档案工作出现了另一种认知。他们认为教育工作才是学校发展的主体，档案管理工作充其量只能起到一个辅助作用，根本发挥不出更高的价值。随着教育改革的推进，教学档案的需求越来越大。由于相关管理人员没有对相应的信息资源进行有效的整合，致使有关人员无法及时找到所需要的书籍。这不仅破坏了学校正常工作的运行，在一定程度上制约了档案工作的效率性，更加损害了学校的公众形象，遏制了学校的全方面发展。另一方面，管理人员档案管理意识差，不只体现在管理的质量上，也体现在对信息技术的利用程度上。一些高校没有贯彻国家的政策，没有及时引进先进的档案管理模式，仍停留在传统的管理方式上，致使高校管理效率低，管理水平差，从而使日常档案管理工作变得混乱不堪。

（二）整合和开发制度不够完善

在信息资源整合与开发上，高校存在明显不足，由于内部资源的图书相对较多，有关人员需要耗费大量的时间才能完成整合与开发工作。因为相应的制度不够完善和健全，一些工作人员难以进行相互配合、相互协同的工作，致使工作效率变得十分低下。久而久之，形成了恶性的管理方法。这种管理方法有很多弊端，给学校带来了诸多方面的损失。例如，在搜寻相应档案时，有关人员没有对使用者进行及时有效的登记。当使用者有意或无意未还书籍时，有关人员不能在第一时间内掌握未还书籍的使用者的信息，没有办法索要书籍或对未还书籍的使用者进行惩罚，致使档案资源受到损失，给学校的发展带来严重的影响。另外，有关人员缺乏管理经验和技巧，没有对相应的档案资源进行有效的分区与归类，这就使得这些档案资源的效用很难得到充分的发挥。例如，相关人员没有很好地分区和归类图书资源，当使用者来搜寻相关档案时，有关人员就不能在第一时间内找到所需要的档案。这不仅浪费了使用者的时间，也给学校档案管理带来很多的负面影响。一些高校没有完善和健全整合开发制度，致使一些工作人员出现惰性的工作心态，严重损害了学校的可持续发展。

（三）现代化图书管理质量差

随着科学技术的发展，各行各业的内部管理都走向了现代化。在大环境、大趋势的影响下，学校也应加强内部管理的现代化建设。但在实际工作中，一些高校对现代化管理缺乏认识，没有认真贯彻国家政策，没有从实际出发，满足社会市场需求，致使这些现代化档案管理水平仍处于低级阶段。还有一些高校意识守旧，为了节省成本，仍用人力整合开发档案资源。尤其是在学校发展史、学校各类财会证据、学校的各类人事、基建等档案的管理上，学校没有给予更多的重视，甚至在相关的管理工作上都存在人手不足的情况。使用人力来管理档案，由于对人的依赖程度过高，一旦没有做好对人的管理，就会使工作人员在管理工作中出现了很多问题。例如档案的摆放方式不合理，摆放空间混乱，这都大大加大了日常工作的难度，也给使用者带来诸多不便。除此之外，还有一些骨干工作人员，他们思想守旧，不能接受高新的信息技术。在领导的要求下，他们最后妥协了。但由于受自身计算机水平的影响，在引进计算机技术后，他们不能很好地融入到计算机工作中，致使得现代化档案管理工作难以有效地实行。这不仅损害了学校的利益，也大大降低了学校其他工作的效率。从本质上讲，这些工作人员已成为学校发展的最大障碍。

二、高校档案信息资源的整合与开发的有效措施

（一）提升全员的档案管理意识

提升全员的档案管理意识并不是空谈，但需要有关领导和管理人员能够认识自身存在的错误，通过不断学习先进的管理方式，不断提升自身的眼界和意识。首先，有关领导必须要做好学校发展决策工作。通过与其他院校进行合作，不断引进其他院校优质的管理模式，以求实现全面的合作共赢。例如，加强校校合作，加强档案工作宣传，不断吸收和总结其他学校的优质管理方法。其次，有关管理人员必须要对领导多提一些建设性意见，通过在实际工作中发现问题，向上级进行及时的汇报，从而在最短的时间内解决问题，充分保证档案管理的环境。再次，有关领导应从实际出发，积极转变管理观念。通过用发展的眼光看问题，把提升管理人员素质和档案管理能力放在第一位。不断为学校发展创造条件。有关领导必须要转变管理观念，严抓管理工作质量，使管理人员能够跟随时代发展的脚步，积极适应现代化管理方式。管理人员通过不断的学习，不断提升管理水平。例如，管理人员在实际工作中，应依据信息技术，对档案书籍进行分类与编排，明确整合的工作任务。通过利用相关的执行准则，保证档案信息处理的有效性。最后，管理人员应不断学习管理技巧和管理方法。学习是提高专业技能水平的有效途径。管理人员的管理水平低下，就是因为缺乏专业技能知识，或专业技能知识不过硬造成的。因此，在学习管理方面，有关领导必须要给予足够的重视。

（二）完善档案管理制度

完善档案管理制度并不只针对学校自身的发展，它也要建立在满足学校发展需求的基础上。一直以来，学校对档案信息资源管理没有给予足够的重视，致使其制度始终不够完善。基于这种不完善的制度下，许多工作人员都在工作上开小差，从而使管理质量一落千丈，这都严重损害了学校的正面形象。因此，有关领导必须要完善和健全档案管理制度。首先，建立严格的奖罚机制和晋升机制。通过利用奖罚机制，不断提升管理人员的工作意识和竞争意识。对相关的管理人员的晋升实行能者上，不能者下的原则，从而保障学校内部人力资源的有效配置。其次，建立严格的培训机制。众所周知，培训是职工提升专业技能的有效途径。学校必须要给予档案管理人员一定的技能培训和素质培训。通过将技能与素质相结合，使档案管理人员能够成为学校发展所需要的综合性人才。再次，学校应积极引进先进的技术设备，实现制度与效用的同步。一直以来，学校没有从长远的角度出发，为了节约成本，拒绝对信息技术的使用，从而使自身的发展远远落在市场的身后。在国家经济发展的趋势下，任何没有走入现代化进程的行业都会被历史所淘汰，学校也不例外。因此，有关领导必须要对档案管理工作进行规划，通过完善档案管理制度，不断制定近期、中期、远期目标，以先进技术设备为依托，实现制度与效用的同步，充分带动学校的效益发展。最后，坚持可持续发展，创新和拓展制度内容。制度是死的，人是活的。一种制度只适用于一个时代，一种制度只能在一种局势下发挥作用。在新时代的今天，学校必须要抓住发展机遇。通过不断创新和改良档案管理制度，不断提升档案信息技术的管理能力。

（三）实现档案资源的共享

档案资源共享工作不是一蹴而就的，它是一个循序渐进的工作过程。实现信息资源共享，能够使用者使用学校档案，也能够有效提升学校内部管理的透明度。透明化是一种监督的手段，也是保证管理工作质量的有效途径。为了实现档案资源共享，有关领导可以从两个方面对管理人员进行要求。一方面，加强管理人员的理论知识学习。通过聘请一些专业学者，有经验的技术人才，开展知识讲座，为管理人员提供理论知识和工作方向，从而不断提升管理人员的共享意识，促进管理人员之间的密切合作，进而使管理人员能够在一个和谐的、轻松的环境下进行有质量的工作。另一方面，加强管理人员的实践知识学习。实践知识是工作技能的源泉力量。通过聘请专家，为管理人员提供实践方向，使管理人员能够通过动手实践，学会合理布局档案资源，从而保证学校各项工作的有效进行。

在实现档案资源共享方面，有关人员必须要严格规范工作内容，切不可因一己私利或工作失误，给学校带来损失。例如，在使用者借读档案时，有关人员必须要尊重使用者的个人隐私，严格把关登记工作。有关人员在实际工作中，不仅要对使用者进行登记，也要登记使用者借书诉求。一旦发生问题时，有关人员能够在第一时间内，找到受损失的档案籍，以及出现问题的使用者，从而减少借书风险隐患和提升管理质量。

三、结语

总而言之，档案部门不仅是高校的服务部门，它更是体现学校运作能力的重要场所。基于其所发挥的作用，有关人员必须要重视档案管理工作。为了给使用者提供一个良好的档案管理环境，满足使用者的各种需求，学校必须要严抓档案管理工作，通过完善制度规范，规划和健全相应的体系，不断方便使用者搜寻档案，不断为信息资源的整合与开发寻找方向和创造条件。