加快我国档案信息化建设的思考

余翥

摘 要：想加快档案信息化建设的脚步，就要努力解决档案信息化建设进程中所遇到的问题，克服重重阻力，加强领导，树立意识;统筹规划，加大投入;提高素质，培养人才;制定措施，防范风险;只有做到这些，才能真正加快推进档案信息化建设的进程。

关键词：档案信息化建设;重要意义;有效途径

2002年11月25日，国家档案局中央档案馆颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，提出了档案信息化建设战略，召开了档案信息化建设现场演示会，标志着档案信息化建设在我国档案界正式启动。至今，我国档案化信息建设初见成效，全新的信息化档案管理模式也得到了广大档案工作者乃至全社会的普遍认可。但是对于档案工作整体而言，档案工作进行信息化管理还属于一种新的管理方式。随着社会信息化发展的需要，档案信息化建设是全面提升档案工作服务社会能力的必然选择。

1 档案信息化建设的主要内容

档案信息化，就是把现代信息技术应用到档案管理工作中来，对实体档案资源按照信息化的方式进行收集、整理、开发、管理和利用，为公众提供数字化的档案资源，实现档案管理模式由实体档案保管为重点转向以数字化档案和提供社会服务为重点的转变过程。具体来说就是通过各种数据库及信息网络，把文字、图像、声像、实物等档案信息存储在光盘、磁盘、硬盘灯数字化载体中，利用现代化网络和电子终端设备达到档案资源的有效利用和共享。

档案信息化建设的组成：根据《全国档案信息化建设实施纲要》的主要内容，档案信息化建设主要由信息网络基础设施建设、网络应用系统建设、标准规范建设、信息资源建设、人才队伍建设、安全保障体系建設六个方面组成。

2 档案信息化建设的重要意义

习近平同志曾指出：档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。档案信息化是档案管理适应社会信息化发展的必然要求，是对档案进行科学管理和优化配置的必要手段。首先对档案管理人员来说，档案信息化建设大大减轻了工作量，提高了档案的利用率。实现了档案信息化管理之后，档案管理人员可以更多地运用现代信息化手段进行收集、查询档案的工作，通过自动化、网络化、实时化的现代管理途径来提高档案管理效率，档案管理工作人员可以更好的从事档案的收集工作和编研工作。

3 存在的问题

1）信息化意识不够。信息化意识不够，主要指我国现有的档案工作人员和管理人员对于档案信息化工作的不理解、不支持乃至于消极怠工现象。由于文化程度、年龄差距、工作经历等原因，档案工作管理人员都或多或少存在着墨守成规的思想。而且档案信息化建设花费大、效果不明显且档案安全还得不到有效保障。因此存在很多档案管理人员对档案信息化不理解、不支持甚至抵触的现象。我国目前从事档案管理工作的人员大部分都是非档案专业毕业，专业的档案管理人员少之又少。

2）对信息化理解不够。档案工作管理工作人员要正确理解档案信息化和档案数字化、网络化的区别。档案信息管理化并不等同于档案数字化、网络化，档案数字化、信息化只是档案信息化建设的一方面。而档案信息化建设包括对信息网络基础设施建设、网络应用系统建设、标准规范建设、信息资源建设、人才队伍建设、安全保障体系建等方面，它是一项涉及多方面内容的系统工程，需要档案管理部门统筹规划，结合实际有计划、有步骤、分阶段地进行，逐步实施完成。目前存在对于档案信息化建设的片面理解，认为档案信息化就等同于档案数字化、网络化。在实际中，即使实现档案数字化、网络化，实现的程度也是远远不够的，达不到档案信息化的效果，最后造成档案信息化建设的不完全现象。

3）信息化安全度不高。随着社会信息化发展的程度越来越高，档案管理信息化建设势在必行。虽然档案信息化管理相比传统的管理模式而言既方便又高效，但是也存在一定的风险，是摆在我们面前的头号问题。“档案信息存储安全”和“档案信息利用安全”是档案信息安全保障体系的主要内容，比如网络安全隐患等等方面。而档案本身就具有保密性，怎样坚持利用和保密并重的原则，更加大了对档案信息化建设进程的考验。

4 解决问题的有效途径

1）加强领导，树立意识。档案工作是对历史负责，为现实服务，为未来着想。要想让档案更好地服务于社会，首先就是要提高档案管理工作人员的自身水平。档案信息化建设的领导者如果自身没有清晰的认识，那么档案信息化建设必然会变成一句空话，落不到实处。因此，要从源头上改变现状。加强对档案工作管理人员自上而下的领导，组织培训，帮助他们树立时代的责任感。使广大档案工作这个深刻认识到档案信息化建设的核心观念，认清档案信息化建设和档案数字化、网络化的联系与区别，积极投身现代化建设中档案信息化建设。

2）统筹规划，加大投入。档案信息资源建设是档案信息化建设的中心内容，档案部门要统筹规划、推进档案资源共享。打破技术壁垒，建设统一的档案信息管理系统。软硬件档案设施设备是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的前提。要想加快档案信息化建设，必须要舍得投入，特别是要加强档案信息化安全基础设施建设。要及时升级和使用安全认证、病毒查杀、身份认真、防火墙技术、网络监控技术，加强档案系统的访问控制，确保档案信息安全。

3）提高素质，培养人才。人才建设是档案信息化建设的成功之本。目前，我国从事档案管理工作的专业人才非常少，这对档案发展乃至档案信息化建设非常不利。因为非科班出身的档案管理人员没有全面的学习档案管理知识，档案信息化意识淡薄。因此，在档案人才匮乏的情况下必须及时完善档案岗位制度，加大力度引进档案专业出身的档案管理工作人员，尽量做到档案由专业档案人员来管理。除了对外引进档案专业人才，对内还要努力培养本单位已有的档案人才，对现有人才进行信息化建设技能培训，帮助他们提升档案管理意识和业务水平，提高全体档案工作者的总体素养，造就一批既懂业务，又能管理的档案复合型人才。

4）制定措施，防范风险。建立档案信息安全保障体系是做好档案信息化建设的必要条件。要控制这些方面存在的风险，除了要在硬件上加大投入，还要控制软件，积极制定控制风险的措施。首先档案管理网络要做好物理隔离，做好身份认证和秘钥管理。其次在档案利用上要做好保密工作，该公开的公开，不能公开的要采取技术手段设置访问权限，坚持利用和保密并重的原则，使档案利用达到最大化。

总之，要想加快档案信息化建设的脚步，就要克服档案信息化建设中所遇到的问题，克服重重阻力，加强领导，树立意识;统筹规划，加大投入;提高素质，培养人才;制定措施，防范风险;只有做到这些，才能真正加快档案信息化的进程。

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