浅谈企业单位干部人事档案信息化管理

殷慧宇

摘 要：组织系统信息化工作的重要组成部分之一就是干部人事档案管理信息化。传统的企业单位人事档案管理工作一般都是依靠人力的，这样的工作方式会浪费人力资源，并且工作效率是极低的。由此可见，适用于企业单位发展的信息化系统的合理建设，是可以提高干部人事档案工作水平的，当然，建设这种信息化系统的前提是要从实际出发并以业务应用为主导方向的。

关键词：企业单位;信息化管理;档案;人事

由于我国社会经济的发展以及人口的快速增长，档案也随之逐步被重视起来，企业管理者也对人事档案管理提出了更高的要求，这对于认识档案管理工作者也无疑是一项新的挑战。他们要根据要求不断发展与创新，为企业选、用、提拔人才提供更为详实的信息，进而为企业提高经济效益。

1 干部人事档案的重要性

首先，在人力资源管理的过程中，干部人事档案是最基础的部分。人力资源管理以档案记载为基础并起始于人事档案。从最初的招聘开始，到后续的培训、绩效的记录、薪酬的统计、劳动关系的确定等，甚至包括其他各个细小的环节，都是要记录在人事档案中的。故而认识档案管理与人力资源管理是有着极其密切的关系的。另一方面，一个人从高中到大学阶段的各种经历都是要记录在这个人的人事档案中的，所以它在就业和单位选拔录用等方面对一个人的未来是有着巨大影响的。

对于一名干部而言，干部人事档案是其身份信息的最原始凭证。因为干部人事档案能够彻底的反映出这名干部的基本信息和“成长”历程，这份档案具有极强的参考价值，当某位干部的信息出现异议和问题时，最基本的参考依据就是这份具有历史性和真实性干部人事档案。还有较为重要的一点就是，对干部的监督和规范也是干部人事档案能够发挥的有效作用之一。

2 为什么要对企业干部人事档案信息化管理

2.1 便于档案查询

通过将人事档案与信息化相融合，即把传统的纸质档案用相应的计算机软件来替换。这种信息化的新型档案管理方式，有效的提高了查询干部档案的速度，准确度也是极高的。这种查询方式，大幅节省了工作人员的时间，进而提高了管理人员的工作效率。

2.2 档案更有条理性和规范性

信息化的档案在入档时是极为规范的，包括档案的格式、字体、内容等，为了便于查询，在入档时，这些都是有具体要求和企业单位统一规定的，并且在对一个人的信息录入完成后，会有该干部的职业代码，这种代码的形式更加有利于后续的查询工作。在一个企业单位中，对一名干部的档案需求不仅仅是一个部门，有时甚至是多个部门，那么当多个部门要调用某个干部的档案时，人力资源部的管理人员就可以对这名干部的档案进行数据迁移或共享，相对于纸质版档案，操作十分简单快捷，使得档案信息的利用率大大提升。

2.3 档案保存更具安全性

众所周知，纸张和笔墨存放的时间久了，极其容易出现字迹模糊从而阅览不清的问题。那么毋庸置疑的就是，信息化的档案完全避免了这种困扰，信息化档案不会受到时间的影响，保存起来十分方便。另一方面就是，纸质版的档案保密性较低，例如，传统纸质版的档案经常会由于工作人员的疏忽，造成档案丢失的问题，如果没有提前备份，会引发极其严重的后果，尤其是干部档案丢失更容易引发大麻烦。那么信息化的档案能够将信息进行数字化处理，并进行加密保护，在很大程度上增强了档案保存的安全系数。

3 干部人事档案信息化管理的举措

3.1 增加对基础设施的投入

要想实现档案的信息化，必不可少的必然是计算机等硬件设备以及内部相应的软件设备，所以在实施这一管理模发展过程中，企业单位应该给予人力资源部门的档案管理人员相应的支持，这种支持包括资金以及购置上的支持，例如计算机、复印机、打印机、扫描工具和储存工具等，进而确保工作的顺利进行。

实现档案信息化的另一个条件就是工作人员能够熟练运用以上的几种设备。所以企业单位必须要为工作人员提供学习的机会，进而使他们能够熟练的操作来达到工作效率的进一步提升。

3.2 重视对人才的培养

在一些大型的企业当中，干部人事档案管理是一项不容疏忽的工作，所以对管理人员学历、能力等方面的要求也是比较高的，所以对管理人员的培养是极为重要的。

当今，许多企业单位的干部人事管理人员是年龄较大、文化层次不够高又不想去学习新技术的人，以为他们的观念不如现代的青年人新颖，习惯了过去的工作模式。对于这样的管理人员，企业单位可以适当进行调整，甚至是淘汰，招收更多学习能力强的新青年来担负这份工作。当然，在步入正式工作之前，单位还要对应聘人员进行严肃的考核，提高所选拔人才的质量，并且，在实施企业干部人事档案信息化的过程中，也要设置对员工的阶段性考核。档案管理人员也要不断学习，随着技术的发展，提高自己的业务水平。

3.3 适度发展信息化管理

每个企业单位的状况都是不同的，各个企业单位要找到最适合自己的发展方式，不能盲目跟随潮流。在不断改革与创新中，也要避免跟风，比如有些较小型的企业，在档案管理方面的工作压力并不是很大，在考虑节约成本的前提条件下，就可以采取人力管理与信息化管理相结合的方式发展。而相对于一些较为大型的企业，就可以充分利用信息化的档案管理模式，不仅可以提高工作效率，反而更可以降低工作成本，例如，如果一家大型企业采用人力来管理档案，就会耗费很多人力资源，如果改为信息化档案管理模式，那么不仅降低了招聘成本，又能更加高效的完成工作任务。

因此，要结合自身条件，熟读发展信息化管理。

4 结束语

本文从干部人事档案的重要性出发，对企业单位干部人事档案信息化的必要性以及相应的举措进行的整体性的叙述，得出结论，干部人事档案管理属于人事管理的重要内容，涉及的内容非常之多，为了能够更好的保证档案管理的质量，非常有必要采取信息化管理的方式，合理而又有效的运用信息化的管理手段，拓展档案工作方式及服务质量，推进工作的改革与创新，进而提高整个人事部门乃至整个企业单位的工作效率与质量。

参考文献

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