浅谈新形势下地质档案信息化建设的几点思考

李翠 阮枝梅

摘 要：地质档案信息化建设是档案发展的必然趋势，档案信息化建设也是衡量着行业档案管理现代化水平的高低。本文基于当前地质档案管理现状，结合实际工作经验，提出以档案信息化建设为中心，创新地质档案智慧收集、存管、利用等服务，在中海油能源发展股份有限公司工程技术湛江分公司地质档案管理中进行了探索实践，并取得良好的成效，为中海油勘探开发提供高效优质的大数据支持服务。

关键词：地质档案;数字化;智慧型;共享

随着网络和信息技术的快速发展，电子政务、电子商务越来越成熟，无纸化办公、无纸化交易越来越普遍，大数据、云计算、人工智能的研究应用也越来越深入，这些都对档案工作产生极其深刻的影响，档案工作正随着信息技术的发展，经历着一场深刻的变革过程。因此，如何做好新形势下地质档案信息化建设是我们当前的现实课题。

1 地质档案信息化建设的必要性

中海油能源发展股份有限公司工程技术湛江分公司信息档案室（以下简称“信息档案室”）具备国家二级档案馆和自然资源部地质资料委托保管单位的资质，承担着南海西部油田矿区1964年至今五十多年的地质资料与实物岩心岩屑档案的保管与利用服务。目前，实物档案馆藏量达到1300余口井50万包岩心岩屑、纸质地质档案30余万卷，且每年新井资料接收量逐年上升，给档案库存带来巨大压力。另外，随着档案年份的久远与反复的借阅，部分档案出现纸张破损，字迹褪色等情况，给档案长期保管带来很大困难。近年来，我们逐步加强和重视电子文件的归档与管理，并在企业生产管理中取得了较好的成效，为中海油勘探开发提供了高效优质的服务。因此，全面实现地质档案信息化工作迫在眉睫。

1.1 减轻工作强度，降低人力成本

现阶段地质实物档案管理样品类型多样，档案存管自动化程度低，数据存储分散，图片库、A2系统、实验分析库等数据孤岛 ，暂时只实现了50万条岩心岩屑档案基础数据库建设;资料接收、入库、取样等以传统的手工操作为主，每年接待看样取样人员高达千人次，实物样品利用上万件，相对来说工作量较大，而且人工操作效率也比较低，费时费力。如果企业采用档案信息化的手段，就能够更快速的实现对数据的收集管理，拥有着自动化、网络化以及实时化的优势。大幅节省工作人员人工统计的工时，有效提高工作效率。

1.2 方便检索，利于保存

随着网络信息技术发飞跃发展，地质档案的信息化程度有所提高，不仅实现了电子目录检查，库内一部分纸质档案完成了资源化建设，近十万卷资料实现了原文挂接。这样不仅减轻了管理人员的工作强度，检索更加精确、快速方便，更加高效地为油气勘探提供重要的数据保障。通过对地质档案信息化建设，近几年来，地质档案利用率逐年上升，每年通过档案系统提交借阅利用一千多人，电子文档案浏览上万次，纸质档案利用率逐年下降，档案原件近两年来丢失率为零，有效保护了原始资料的完整。

2 地质档案信息化建设现状

2.1 “双轨制”归档

随着信息时代的飞速发展，各种形式的电子记录大量产生，信息档案室在地质档案接收过程中，实行以纸质档案与电子文件相结合的“双轨制”接收方法，共同归档。自2000年以后，电子文件成为我们重点管理的对象之一。针对2000年以前无电子文件的旧资料，进行数字档案资源建设，通过扫描、转化等现代化信息手段转化为电子资源，为档案信息化建设打下了良好的基础。

2.2 搭建信息系统平台

2014年以来，信息档案室结合中心南北区域地质档案的实际管理情况，共同搭建《档案综合管理信息系统》，实现了地质档案南北跨区域的资源共享，并通过局域网为客户提供查借阅利用服务，基本满足了线上提交借阅申请、审批、催还、利用统计等功能。有效节省了人力成本，提高了档案利用效率。

3 地质档案信息化建设存在的问题

3.1 档案管理人员知识结构不足，重视程度不够

现有资深档案管理人员更为重视纸质档案的管理，对电子文件形成、信息的存储、检索、利用等技术欠缺;年轻的档案管理人员对计算机的操作较为熟练，但档案管理理论知识欠缺，无法将计算机知识与档案管理规范有机结合。

3.2 缺乏严格的档案管理标准

档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。地质档案管理主要遵循国家档案法律法规以及中海油行业标准，随着电子政务的推行，文本、图像等档案信息资源已多元化，档案文件、电子文档信息化处理中，必须按照统一的标准规范进行处理，才能使多元的信息资源得以顺利存儲、管理、使用。

4 新形势下地质档案信息化建设的几点思考

4.1 完善数字化标准

档案工作正在经历一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管档案实体到管档案数据，从手工操作到信息化智能化操作，从档案资源分散利用到联网共享的变革过程。因此，完善数字化管理标准，是最根本的要求。档案信息化标准主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。信息档案室经过多年来资源建设项目的实施，不断规范电子文件归档的标准，培养了一批信息化处理技术人才，还需进一步建立健全档案数字化操作标准和优化流程，确保档案数字化成果质量100%。

4.2 提高整合技术，完善系统功能

地质档案信息资源共享需在现有的应用平台上进行优化升级，不再局限于简单的目录检索，还应进一步推进数字化档案资源的融合，把资料文件输入数据库，实现电子文件的完整归档，并实现全文电子浏览。满足用户通过登录档案信息系统平台快速查询到所需资料电子档，并能流畅地浏览阅读，从而减少对纸质资料的依赖，有效防止原始资料的损坏和丢失，大幅提高工作效率，真正实现档案的数字化建设管理。

4.3 地质档案“智慧化”转型

随着地质档案数字化程度的普及与广泛运用，在国家提出建设智慧城市大目标的体系下，作为档案馆系统提出智慧档案馆建设是实施中国梦的一个组成部分。因此，地质档案业务重点将从传统的管理方式发展成围绕“智慧收集、智慧管理、智慧存储、智慧利用”智能转型。

4.4 以档案数字化为基础，建成数据共享中心

在当今信息化发展日新月异的大数据时代，油田勘探开发的迅猛，地质资料增长迅速。充分利用互联网、移动互联网和新媒体等现代信息技术，构建互通、协同高效、安全便捷的服务共享平台，从档案资源数据库建设、信息采集系统、资源管理系统、资源利用系统、数据质量管理策略等五个方面对石油企业资源建设管理进行发展与优化，以大数据技术支持下的地质数据应用与服务为目标，向企业提供高效的地质资料“一站式”服务。

5 结语

地质档案信息化建设是现阶段档案管理的一个重要内容，随着科技、互联网时代的井喷式发展，我们要应时而动、乘势而为，结合现有的地质档案数字化经验，以档案信息化建设为中心，创新地质档案智慧收集、存管、利用等服务，加快推进地质档案工作的转型升级，不断探索新思路、新方法，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化水平而不懈努力。

参考文献

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[2]曾海娇.浅谈企业档案数字化建设[J].办公室业务，2013.

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