大数据视野下高校档案信息服务模式研究

摘 要：在大数据背景下，档案部门须不断创新服务模式、优化档案服务。本文在概述了什么是大数据档案、大数据技术背景下档案服务的新特点以及对高校档案工作意义的基础上，分析了大数据技术背景下档案工作的新挑战，探索出大数据背景下，档案馆的O2O服务模式和“一站式”服务模式，为当前高校档案服务工作提供指导。

关键词：大数据;档案工作;服务模式;

基金项目：本文为2018—2019年黑龙江省档案局档案科技项目计划“大数据技术背景下高校数字档案信息服务研究”（项目编号：HDK2018—23）的阶段性研究成果之一。

随着国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划的推进，档案工作也在发生着巨大的变化：档案工作领域更加广泛，内容更加丰富，需求更加多样化，地位和作用也越来越重要。基于此，面对机遇，高校档案馆也在大数据的背景下，以电子化、数字化为前提，利用互联网共享、大数据分析等技术手段，不断创新档案服务模式，使档案管理工作与互联网深度结合，更好的为学校建设服务。

1 大数据的内涵

1.1 什么是大数据

对于大数据（big bata）国际数据公司给出这样的定义：通过高速捕捉、发现或分析，从大量数据中获取价值的一种新型技术架构。其特点可以概括为4v，一是体量大（Volume），是指大数据巨大的数据量与数据完整性，是人们无法在短时间内搜集到并能够理解的数据;二是种类多（Variety），这就意味着数据类型多、数据的产生和传播方式多，要在海量、种类繁多的数据间发现其内在关联;三是速度快（Velocity），可以理解为大数据的时效性，大数据背景下，信息的流传速度增快，信息的时效性的特点更加明显;四是价值密度低（Value），这就强调数据的质，是指数据的精确性和价值性，随着互联网的广泛应用，信息海量，但价值密度较低。

1.2 大数据对高校档案工作的意义

高校档案工作是学校的重要组成部分，对学校的发展建设起着举足轻重的作用。大数据时代加速了高校档案工作的网络化进程，为高校档案管理网络化、信息化提供了更有利的支持，有效的解决了传统档案工作所不能解决的问题，为高校档案工作的服务模式创新提供新的可能性。

档案信息资源的增加，为高校教育科研工作提供了信息资源的支持，也对高校档案管理工作提出了更高的要求，如何提高档案的管理水平和利用效率，成为高校档案信息服务需要解决的关键问题。

2 大数据背景下高校档案工作的新挑战

2.1 档案数据信息量巨大，收集难

目前，高校档案管理系统采用单一服务器系统架构形式，虽然能够满足数据信息的存储和备份，但无法及时、全面收集海量数据信息，可能导致高校档案收集不齐全，分类不系统。

2.2 档案数据呈多源异构，管理难

高校档案数据资源来源广泛，每一类档案中又产生很多不同载体类型的数据信息。如表格、文档、音频、视频、网页等数据信息，在高校数据信息中约占85%以上。随着大数据时代的到来，各种纸质信息都会逐步朝着数据信息转换。其中，半结构化数据和非结构化数据要远超结构化数据。立足结构化数据的传统高校档案管理模式难以满足大数据时代异构化数据占大多数的管理需求。

2.3 档案数据需求多样化，应用难

大数据时代，高校档案用户更加多元化，除了传统档案服务中的师生和行政管理等高校内部人员外，社会上一些潜在用户（如学者、研究人员）等都会成为服务对象。由于高校档案载体多样化，因此用户的档案利用需求不再局限于纸质档案，越来越多的用户选择电子档案查询和利用。大数据时代，高校档案利用的多元化、多样化、个性化和时效性，对档案服务模式提出了更高要求，迫切需要转变服务方式，提升服务效率和服务质量。

3 大数据背景下高校档案服务模式创新

3.1 高校档案馆O2O服务的可行性

O2O服务模式，主要是指线上的互联网服务与线下的实体服务相结合，共同完成服务过程的一种特殊电子商务模式。在O2O服务模式过程中，档案用户可在互联网上自行查找、筛选信息，并进行在线决策，然后再到线下接受服务，用户决策前的服务在线上进行，决策后的服务过程在线下完成。虽然很多档案部门都进行不同程度的线上服务，但是由于档案部门更加重视线下的服务工作，因此很多线上服务和线下服务并不尽如人意，但高校档案馆可以借鉴O2O的服务模式，改变既有的服务工作并使档案服务工作尽快提升。

O2O服务过程中分为线上和线下两部分，二者缺一不可。在网络化档案服务过程中也分为线上部分和线下部分，随着档案部门信息化服务的加强，高校档案馆也根据自身的发展要求，建立了档案门户网站，并依托档案门户网站进行线上服务，扩大了档案服务范围，也取得了一定的成果。但是由于档案具有的原始记录性和唯一性的特征，使高校档案服务中有很大一部分必须要在线下进行。这种“上轨制”的服务模式与O2O模式高度一致，因此档案服务适用于O2O模式。

3.2 高校档案馆O2O服务的基本模式

档案服务的O2O模式就是以互联网或移动互联网为档案服务的前端，使线上的虚拟档案服务与线下的实体档案服务有机的结合起来，共同完成整个档案服务过程。档案O2O服务模式与以往的档案服务模式的主要区别在于，线上服务和线下服务互为依靠、互为支撑，二者是服务过程中必不可少的一部分，共同完成档案服务。

档案O2O服务模式包括以下步骤：档案用户利用档案门户网站提出线上服务需求，并在线上提交查档申请→档案工作人员接受档案用户申请，开启相应档案工作流程，向相应工作人员传递用户需求→档案工作人员根据用户需求查找档案信息→用户与档案工作人员进行面对面的交付→档案线下服务工作完成。例如，黑龙江中医药大学档案馆可在线预约查询学生成绩单，用户可通过黑龙江中医药大学档案馆门户网站进入档案查询界面提出查询成绩单申请，档案馆工作人员接收查档申请后立即把用户的需求转发给相应馆员，档案馆工作人员调档查询，加盖档案馆公章后与用户进行当面交互，完成档案查询工作，使线上、线下有机结合，高效联动，充分实现档案O2O服务模式。

参考文献

[1]倪佳.“互联网+”背景下的高校档案馆服务模式研究[J].山西档案，2017，（6）.

[2]朱丽梅.大数据时代高校数字档案馆的建设[J].兰台世界，2017，（12）.

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[5]张小兰.档案服务变革与转型策略研究：基于“互联网+”民益服务的视角[J]浙江档案，2017，（3）.

[6]邹凡.“互联网+”背景下高校档案网络化管理的建设研究[J]兰台世界，2016，（13）.

作者簡介

倪佳（1985-），女，黑龙江省海伦市人，黑龙江中医药大学档案馆，硕士，研究方向，档案管理。