大数据时代档案管理模式变化研究

于炜炜

摘 要：随着科学技术的不断发展，各行各业对自身基本信息的整理也日趋智能化和高效化，改变了以往传统人力整合分析数据的局面，为单位的资料统计提供了更为迅捷便利的途径。其中较为突出的便在于档案管理模式的更新换代，这是随着大数据时代发展应运而生的重要产物。以往的档案管理模式已经无法适应现代化经济社会多样性和复杂性的要求，与大数据相结合的新型管理方法能够很好地实现信息整合的自动化。这也就意味着，注重大数据时代的档案管理模式转变升级，是当下单位优化自身管理的重要内容，更是创新信息机制的必由之路。本文将以大数据时代为背景，对现代化档案管理模式的特点和发展现状进行研究，同时提出相关的改进意见。

关键词：大数据;档案管理;发展现状;措施方法

大数据技术可以理解为现代科技社会中，由于信息自身海量化，复杂化，分散化的发展，传统的储存技术已经不能满足其要求时出现的更深层次的整合模式。它的存在大大提高了设备处理信息的效率和能力，其运用也深入到生产生活的各个方面，大数据时代能够给档案管理带来前所未有的技术升级，可以推動档案管理的高效化、科学化、精确化。但同时大数据在档案管理中的应用也会出现些许问题，如何解决这些问题，提高档案管理模式的运营效率，是当下单位面临的主要问题之一。

1 深入内涵，把握特征

大数据带给档案管理模式的变化不仅仅在于对人力劳动的转化，还推动了其更加具有时代特征，当下档案管理模式体现出来的主要特点大致可以总结为以下几点：

1）复杂信息的统筹整合。新时期档案整合面临的信息材料相比以往除了数量上的剧增以外，更多的是种类的扩大，但管理的宗旨便在于将信息进行统筹科学的整合。这也就意味着档案管理特征一是在于量的处理，即将以往以书面材料为主的信息加以大数据处理，还要将现代化设备中储存的信息进行整合。二是在于质的转化，即在信息收集整合的基础上加以科学归类分析，能够根据客观情况的实际需求对数据进行利用[1]。

2）数据信息的有效利用。大数据时代下，档案管理能够实现信息的收集、整合、分析、归类、总结、提取、融合等等，这就大大提高了档案管理的运行效率，优化了档案管理的模式，推动数据的高效率利用。

2 立足现状，发现问题

尽管大数据档案处理模式已经发展到一定的规模，但在具体的过程中仍然会受到多种外界因素的影响而产生许多问题，大致可以总结为以下几点：

1）管理技术有限。大数据档案管理模式是随着现代技术的发展才得以产生的，这也就意味着相关主体并没有较为丰富的经验积累的科学规划，依然会在信息处理上遇到困难。首先是存储空间的开发，当下技术能够满足大量信息的储存要求还远远不够，大数据在未来的发展速度必将有所增长，往后要面对的数据规模更是难以预测，因此必须要对现有的储存空间进行技术拓展，但如何拓展，拓展到怎样的地步，拓展之后相关管理模式如何调整仍需要更进一步的考虑。其次是传统和现代的互联互通，尽管大数据处理具备整合传统信息的能力，但如何让传统档案管理的信息更好地储存到电子设备上再重新加以管理，如何充分发挥传统信息的作用，仍是当下技术升级所要解决的主要问题[2]。

2）硬性规定欠缺。大数据档案管理由于发展时间有限，因此并没有与其相适应的法律法规进行参考。部分法律中只极少的法条才对信息技术加以相关规定，这就导致了大数据档案管理模式缺乏宏观框架的约束，也无法确立具体的界限和范围。在相关法律尚未建立健全的情况下，大数据档案管理模式的发展很有可能会出现混乱、信息泄露、档案被盗等等危及切身利益的现象也无法得到有效解决。

3）主体权责失职。大数据档案管理尽管依靠的主要载体是电子网络，但依旧在很大程度上会受到人为因素的影响。由于大数据档案处理工作的复杂性、多样性和持续性，所以部分管理主体就很有可能会在急于求成的心理驱使下造成工作的巨大疏忽和漏洞，甚至还会出现懒散倦怠的消极作风。并且由于大数据时代表现出来的技术性和专业性，部分管理人员自身素质和技术水平并没有达到档案管理的要求，这就会导致档案管理工作质量下降[3]。

3 制定措施，对症下药

针对上述大数据档案管理所出现的具体问题，可以通过如下措施加以解决：

1）建立完善管理机制。实现档案管理的有序性和程序性的首要途径便是建立健全完善的管理机制，形成自上而下的规制体系，这样就能够在很大程度上推动管理工作向着规范标准的方向发展，保障信息整合过程中的井然有序。这就意味着管理机制首先要实现信息的统筹登记，在档案管理过程中设置统筹性的信息登记平台。其次是要注重档案的分门别类、科学规划，要根据信息的种类和用途对其加以储存区分，不能混为一体。还有就是要保证管理中心和管理部门的互联互通，在大数据的基础上突破空间限制，进行无线联系。除此之外，还要提高管理人员的素质和水平，加强对相关主体的岗位培训，并推动其自身实际经验的积累，提高档案管理的质量和效率。我馆不仅对现有职工进行业务培训，同时2019年新招聘计算机专业工作人员。同时也不能忽视管理人员思想道德的培养，要让在岗人员能够意识到档案管理的重要性，对档案信息要实行保密义务和忠实义务以及勤勉义务。最后是要实行合理的评价审核模式，对管理人员的工作进行阶段性审核和季度性总结，并辅助适当的奖惩措施，激励管理人员工作的积极性。

2）防治信息受损。在大数据时代下，尽管档案管理模式有了更为先进的技术可以依靠，但同时也不得不面对网络发展带来的风险和挑战。其中较为严重的问题体现在档案信息的泄露和窃取，不法分子会通过信息侵略的方式破坏单位发展，这类现象不仅仅在国内发生。因此，大数据时代的档案管理应当加强对数据信息的保护力度，一是设立必要的网路防御屏障阻挡黑客入侵。二是要对档案信息加以必要的备份和复制，以防在受到入侵之后一无所有[4]。文登区档案馆2019年开展自主可信安全替代档案馆室互联系统试点应用工作，并已实行档案异地备份。

3）提升用户体验。档案管理不仅仅是面向社会的全局性工作，也是面向市场的服务型活动。这也就意味着在大数据时代下，档案管理应当更加站在社会大众的立场上考虑问题，以为人民服务为中心和宗旨。通过先进技术的运用，改变以往登记难，时间长，查询慢的局面，更好地为社会大众提供服务，推动人民群众安全感和信任度的提升，推动档案管理市场的发展。

4）制定出台法律。当下法律法规层面的薄弱是大数据档案信息管理面临的主要短板之一，想要实现更深层次的管理，就必须制定出台必要的法律法规来保证档案工作的安全可靠。这也就意味着要针对档案管理的具体工作内容和社会效益来制定针对性的档案资源管理法律，对管理过程中可能出现的问题和应当遵守的规则进行详细的条款列举，让档案管理有法可依。同时中央和地方也应当上下一致，对档案管理主体同样要进行法律约束，明确法律奖惩。除此之外，法律法规更应当体现的便是与时俱进的精神，要随着社会的发展不断进行调整。

4 结束语

综上所述，大数据时代的档案管理应当充分保持自身的发展活力，随着技术进步不断完善自身，取得更深层次的进步。

参考文献

[1]王勍.大数据时代档案管理模式变化研究[J].办公室业务，2017（1）：116-116.

[2]杨惠茹.大数据时代档案管理模式的变化研究[J].现代国企研究，2018，140（14）：157.

[3]李娟.解读大数据时代下档案管理的价值提升[J].人力资源管理，2017（12）：317-318.

[4]滕霞.大数据时代下高校档案管理特性与对策[J].环球市场信息导报，2017（1）：93-93.