人事档案管理对提升单位经济效率的重要性研究

摘 要：新时期，为了使人事工作能顺利开展，人事档案管理工作必须要做好，后者决定了前者的工作效率。到目前为止，人事管档案管理工作仍然存在一些亟待解决的问题。比如，档案管理的方式落后、内容失真、管理制度不健全等。基于此，本文着重围绕着人事档案管理对提升单位经济效率的重要性这一现实内容进行了认真的思考。

关键词：人事档案;经济效率;重要性

在经济迅速发展的大环境下，追求经济效率的提高、实现经济效率的最大化是事业单位关注的焦点问题。作为后勤保障的档案管理工作，也逐渐引起人们的重视和关注。人事档案是事业单位和企业在管理过程中记录本单位员工的个人经历、优良表现、思想政治表现等个人信息的文件。人事档案是以个人为单位将经历与表现结合起来，并作为用人单位考察的材料，这也是人才交流的重要信息来源。根据人事档案管理中容易出现的问题，做出相应的解决方案，对提升事业单位的管理水平，提高其经济效率具有重要的现实意义。因此，不断促进新时代档案管理工作的进一步优化，是事业单位发展中必须要思考的课题。

1 事业单位人事档案管理的重要性

在经济快速发展的节奏下，市场贸易竞争越来越激烈，人事档案作为事业单位中不可或缺的一部分，是单位的隐形资产，也是竞争中的重要板块。因此，事业单位在追求更高的经济效率的同时，也对人事档案管理提出了更高的要求。在知识经济时代，档案管理不仅局限于对本单位人员的基本信息进行保存和记录，而且还要建立起完善的人事档案管理制度，这样才能使档案中的人事资源信息得到最大程度的共享，使人事档案成为促进经济增长和发展的重要推动力。人事档案是管理层准确评判人才、了解其完成工作的效果、对他们的综合实力做出客观而公正评价的重要材料。通过人事档案中所记录的信息，能将人才尽可能地放在适合他们的位置上，实现人才考核和人才分配的既定目标，确保他们能发挥出最大的作用，使本单位收获最大的经济效益。当今社会的信息流通速度越来越快，人事信息流动的速度也在不断提升，这可以促使事业单位寻找到适合本单位发展的大量优质人才。对于员工本身而言，人事档案管理反映了他们的工作效率、才能以及品德方面的表现，涵盖了他们以往的经历、在工作中的表现情况等，是人才评定中的重要参考材料，可以向用人单位提供其工作能力的证明，同时也是企业选择人才的重要依据。除此之外，也可以让员工及时地找到适合自己的工作，为他们找到工作提供了更多的机会。

2 企业人事档案管理中存在的一些问题

2.1 缺乏对人事档案管理工作的重视

一些事业单位的领导不重视人事档案管理，对人事档案管理工作缺乏足够的认识，在日常工作中没有提供足够的保障和支持，使得档案管理工作无法引进专业的管理人才。工作人员也仅是片面地将人事档案认为是员工的资料，忽视了其对企业发展的重要作用，对档案的管理及保存并没有形成正确的认识，更没有科学地对其进行分类和整理，从而影响了档案的后续使用。

2.2 档案管理设施老旧缺乏先进设备

由于相关管理人员并没有充分重视档案管理工作，进而造成人事档案的管理方法较为传统、管理方式比較落后，没有在实际工作中应用现代技术和新的观念，而是仍然沿用纸质档案进行记录。随着市场经济的深入发展，纸质档案的保存问题和交流问题逐渐凸显出来。纸质档案较容易被破坏，而且纸质档案不易实现人事档案的交流和共享，需要根据现实的需要来更换电子文档，并对档案信息进行保存。而有些单位虽然进行了电子化管理，但其并未将档案数据在网络上进行备份和共享，导致人事档案信息无法实现合理流动，造成信息缺失和利用的低效等恶劣影响。

2.3 管理工作人员的专业素质不高

由于企业管理人员缺乏对档案管理工作的重视，导致担任档案管理工作的人员一般是转岗人员，这些人员并没有经过专业的管理知识培训，这使得他们对档案收集的意识比较淡薄，影响档案管理资料的收集工作，也有可能造成档案资料的流失。在缺乏相应的人事档案管理制度，以及没有详细且可行的规范和制度进行制约的情况下，使得工作人员的工作质量难以得到有效的保证。

3 对于档案管理工作的相关建议

3.1 提升管理人员对人事档案工作的认知和重视程度

做好宣传教育工作，不仅是领导，而且是企业或事业单位全体员工都应该重视的工作内容。基于此，应该从人们的思想入手，让他们全面意识到档案管理工作对于企业单位的发展有多么的重要，调动起他们的工作主动性。引进专业管理人事档案的人才，配备达到标准的相关设备系统，比如：档案扫描系统、电子数据库系统、网络共享系统等。在现在科技快速发展的环境下，企业人事档案管理应该适应潮流，及时更新，要积极地应用现代科技和新的观念进行工作，采用电子文档形式管理档案，并将档案进行网络备份和共享应用，实现全面发展，促进档案的信息流动和共享，重视档案信息的及时收集和整理。领导应该关心档案工作员工是否具有专业性，对基层员工给予有效的指导，加强日常的监督，提升人事档案管理的水平，引入专业的管理人才，进一步强化队伍建设，加强教育培训。并且，要配备专项人员，定期安排管理人员进行与档案管理相关的学习，充分掌握档案管理的技术，为企业发展提供优质的档案信息服务。

3.2 对档案管理工作制度进行相应的完善

一套完整的、可行的制度是档案管理工作运行的保障。所以，企业应该从科学的角度入手，结合企业的实际情况发现问题，并积极进行调整，提高制度的可操作性，为档案管理的后续工作提供可靠的指导，进而打造一套完整的、详细的、可实行的分配方案，推动人事档案标准化。此外，也要对人事档案信息工作的每个环节都进行严格的监督，建立标准的监督系统，保证人事档案内容的客观公正，严格保证档案的真实性和详尽性。

4 结束语

随着经济的快速发展，事业单位对于人事档案管理工作的重视程度越来越高，这在一定程度上意味着档案管理工作需要进行相应的改革。所以，针对传统档案管理工作缺乏完善的制度体系、内容容易失真、虚假档案等问题，要对档案管理工作的现实情况进行改革，完善档案管理制度，坚持档案管理工作与实际情况相结合。同时，要建立起标准化的管理体系，提升管理工作的水平，做好宣传教育工作，以调动单位内全体工作人员参与到档案人事管理工作中。并从思想观念、人才引进、制度管理等多个角度来提升档案管理工作的科学性，切实提高人事档案工作的效率，促进档案资源的共享和利用，发挥人事档案资源的价值，做到全方面发展，不断提升企业的经济效率。

参考文献

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作者简介

柳欣（1989-），男，山西省临县人，研究生，毕业于山西省委党校，中级馆员，研究方向：档案。