电子档案与纸质档案的关系及发展趋势分析

薛冬

摘 要：随着科学技术的飞速发展和民众生活水平的不断提高，电子信息技术已经日渐融入到人们的日常生产生活中，尤其是电子存储器应用和普及，使得办公文件生产和存储以及管理等变得愈加方便，因为电子档案快捷便利性特点突出，现已成为全球档案管理的核心手段，在以后科技不断发展过程中，电子档案必然会得到更加深度的应用。尽管说电子档案普及度日渐拓宽，但不能将传统纸质档案彻底丢弃，它的不可替代性犹存，因此在未来档案管理中，我们需要将二者顺势融合起来，之后在此基础上一同为档案管理工作贡献力量。

关键词：电子档案;纸质档案;关系;发展趋势;分析

电子信息技术如火如荼的发展着，使得人们生产生活的各个方面出现了天翻地覆的变化，民众乐于使用电子信息技术。现在档案管理工作也进入到了电子档案时代，因为纸质档案依旧有其存在价值，所以说各个地区范围内的档案管理单位中，均出现了电子档案、纸质档案共用的情况。城建档案馆中，电子档案在生产和归档以及管理工作中，具有着很大优势，但是纸质档案的不可替代性尤为突出，因此需要将电子档案和纸质档案进行共同保存，身为档案管理人员，应该科学借助这二者的优势，循序渐进的强化档案管理力度，提升工作效率和水平。

1 电子档案的优势所在

首先是存储载体多样性特点突出，并且其信息密度性相对较高。应该了解到，电子档案是基于计算机技术和电子信息技术之上而慢慢发展起来的，使用计算机程序在存储器上进行内容保存，计算机存储内容不仅包括传统数据信息内容和图片信息内容，还可保存很多声色影像资料等，这些是纸质档案不能做到的。电子档案存储载体选择上拥有着多样化特点，磁性和光学以及磁光最为常见，计算机技术迅猛发展的今天，存储载体存储量与日俱增，一个小硬盘就可以承载之前几百平方米的纸质档案资料，有效的节约了原有档案存储空间。

其次是档案信息重复利用性高，可以实现信息资源共享。须知，电子档案最为显著的优势便是可以反复使用，实现真正意义上的便捷式资源信息共享，借助互联网渠道和存储器技术，会让电子存储档案随时予以修改和使用，加之互联网技术还可以为电子档案传输工作提供相应便利条件。另外，档案使用阶段内，纸质档案的便利性很低，因为纸质档案的载体就是传统纸张，频繁使用之后，纸张會变旧和受损，使得一些档案数据丢失，有时还会出现模糊不清的现象。若是对重要纸质档案进行复印的话，那么便会造成档案使用成本的冗余增加。电子档案以计算机和互联网技术为主要载体，电子档案存储和使用以及共享方面的优势很大。

最后是电子档案信息利用效率很高且条件便利。老旧式纸质档案使用过程中，因为空间的限制，仅可在限定时间和地点内进行档案查阅以及档案使用，文件借取和文件使用等方面均遭受极大限制。电子档案与前者不同，其在存储媒介方面和传输媒介方面均具备着先天优势，存储载体易携带且存储空间大，借助互联网技术便可实现电子档案的远距离传输，不仅如此，还可通过密码设置操作等来保障档案信息安全。

2 电子档案和纸质档案二者之间的联系

虽然说电子档案和纸质档案进行对比，其优势明显，但这两者都是档案，对电子档案和纸质档案予以深度分析，就可以从中探索出纸质档案和电子档案之间的联系。电子档案的不断发展，其实并不代表纸质档案就此退出历史舞台，它们之间的关联性也是十分紧密的。老旧式纸质档案经过长期发展，所形成的理论以及方法等，在某些程度上对电子档案也同样适用。国际上普遍认为，机读档案的出现不代表要更改档案学基本原则，档案管理的一般方法是适用于机读档案的。传统形式上的档案学理论原则，以“档案就是历史记录”为主，同样的，其也适用于电子档案。

首先，从档案管理原则角度和方法、技术角度等方面进行分析可看出，国内档案工作基础性原则，对于电子档案管理而言，同样也具备指导效能，纸质档案管理工作的相关业务原则，应用在电子档案管理中，也会使其具备一定活力和生命力。纸质档案工作原则中，其中最为重要的一点便是保障档案整体完整性和安全性。电子档案管理工作进行过程中，同样也要遵循上述原则，电子文件档案业务方法以及技术等，并不是对当前档案业务中的环节、手段等全面否定，而是秉承继承和创新的辩证模式来不断开拓创新。需要注意的是，电子文件和纸质文件特性方面存在很大不同，但共性也是有目共睹的，彻底剔除现有业务要素和方法要素以及技术要素而“标新立异”的，必然不会取得好的结果。

其次，从档案归档范围确定角度和档案内容鉴定角度来分析，不难发现的是，电子档案归档范围，需要和纸质档案一样，都需根据国家档案局的相关规定行事。因为电子文件特殊性特点存在，抛除拥有考查利用价值的电子文件类型，与之相关的纸质文件类型要一同与之归档。和电子文件相关的纸质文件，主要涵盖了两类主要内容：第一点是产生电子文件过程中所应用的计算机硬件说明文件，最为常见的就是使用说明书和操作手册等;第二点是在电子文件形成阶段内所存在的纸质文件类型，以系统设计任务书和技术鉴定材料最为典型。上述文件和电子文件之间的关系十分紧密。电子档案内容鉴定方面，所应用的基本原则和操作标准以及解决办法等基本和纸质档案保持一致，电子文件内容鉴定阶段，会从纸质文件鉴定的原则和标准以及手段中进行经验借鉴，比如说文件重要性分析和研究的思路，档案保管期限表中内含的不同类型文件保管期限等等。电子文件鉴定结果，也具备着去留抉择特点，还有就是对保留文件的具体保管期限进行恒定。纸质文件鉴定过程中，将基本鉴定思维、基本鉴定原则顺势转化为明确、具体的保管期限表，这种操作模式在电子文件鉴定中显得十分关键和重要，这样一来，便可给相关工作人员提供工作依据和保障。纸质文件保管期限，相对比内容方面的电子文件鉴定操作，参考价值很高，但此时因为电子文件拥有着很多新特点、新元素，很多文件价值会随着科学技术发展而不断发生变化，所以我们不能单一化的进行之前保管期限表模拟。当务之急就是在积累经验的基础上，针对现有电子文件进行科学、专用的保管期限表制定，旨在更好更优的满足文件内容、信息技术等对档案保管期限的双向诉求。

最后是从档案保管工作角度进行分析，无论何种文件类型的保管，最终都是为人所用。基于上述所言，电子文件和电子档案保护思想，首当其冲的便是要考虑怎样长期保存这类文件和档案且使其安全使用。众所周知，电子文件载体十分脆弱且寿命有限，若想长期保存就要将电子文件的信息保存在微缩片或者纸张之上。当前诸多档案馆针对现在电子文件的相关技术环节、方法、措施不成熟的现象，对于这些档案都会留存一份纸质档案，以备后患。与此同时，电子档案随着信息技术产生而出现，发展时间很短，电子档案保管技术有待提升，不完善之处比比皆是。纸质档案保管经验经过多年历史沉淀较为丰富，之后在此基础上形成了正规化管理结构体系，保管技术十分娴熟。电子档案保管技术若想稳定发展和应用，就需要凭借纸质档案保管工作经验和技术作为支撑。

3 电子档案的劣势以及与纸质档案的未来发展趋势分析

由于电子档案和纸质档案之间的关系尤为密切，所以不能抛弃任何一方，一定要实现两者共同繁荣和共同发展。通过对比，我们看出电子档案的优异性的确高出纸质档案很多，但它的局限性也是有目共睹的。

3.1 电子档案的原始性和真实性得不到保证

传统文件原始性标准和真实性标准确定，主要分为两个方面：首先是借助内容和之前载体结合起来加以确认;其次是借助文件固定结构以及基本格式来加以确认。纵观电子文件，上述意义便不复存在，电子文件内容和电子文件载体结合形式上的变化屡见不鲜，在拷贝之后，复制件和原件二者保持一致。计算机软硬件系统更新速度很快，所以势必会将之前的文件在崭新的软件中进行格式转换，旨在维持其可读性特质。如此操作，原件概念定义十分吃力。从电子文件物质结构角度加以分析，它并不是“清晰可见”的，一般情况下也不会被用户一方完全掌握。电子文件物质结构和传统文件物质结构有别，文件原始性和真实性标准遭受撼动，从效能彰显层面来说，电子文件亟待进行正规化、常态化的逻辑结构构建。

3.2 电子档案证据性不能得到有效维护

各个国家和地区普遍青睐于传统信息处理方法和技术操作下所产生的文件类型，以书写和打印以及复制为主，但是新技术的出现以及复制文件的出现，如果要成为真正证据的话，必须要进行更为深度的审查，由于缺乏标准限制，电子档案的证据性必然不足。较为正确的做法是，双套制模式执行尤为必要，也就是说，我们要在保持电子文件的同时，需要将电子文件转化为相应的纸质文件。

3.3 电子档案对文件形成过程不能有力体现

纸质文件，因为其内容和载体相互结合，关于文件制作过程和形成过程，借助保存载体的手段便可对分类进行反应，但是电子文件制作过程不固定，除非是同一文件使用不同文件名称标明，反之就代表电子文件制作阶段原有痕迹被剔除了。此类过程被消灭便永久无法修复和还原。所以说，重要的思想和观点以及政策等，它们形成过程在纸质文件状态下可以轻松反映出来，但是在电子文件下却恰恰相反。

3.4 虚拟文件保管度低，造成文件内容不能常规反映

电子文件虚拟性质存在，主要是因为合成文件逻辑表达式所决定，再者就是动态数据单元所决定，最为常见的便是数据库文件，一般情况下都是调动动态数据库中的数据单元，之后在此基础上以逻辑组合的形式加以汇总。需要注意的是，数据文件，其拥有动态性特点，对相关变值、增值业务中的文件，保存问题肯定是要及时作出处理和解决的。

4 结束语

综上所述，电子档案和纸质档案二者共同发展、协作共生，这是未来我国档案管理的必然发展趋势和走向，因此我们要从实际角度出发，科学利用二者优点，筛选出最优、最好的管理模式，不断提升档案管理效率和质量，推动档案工作发展进程。

參考文献

[1]马润霞.信息化发展中大地测量电子档案与纸质档案并存的思考[J].测绘技术装备，2017，19（1）：67-68.

[2]黄荣姣.信息化时代实体档案与电子档案的有机结合、优势互补初探[J].办公室业务，2018，No.292（11）：58.

[3]黄琪.关于对电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理的研究[J].卷宗，2017（12）.

[4]林烨.基于信息化时代电子档案和纸质档案长期并存的思考[J].现代国企研究，2018，No.136（10）：103.

[5]苏欣.互联网背景下电子档案和纸质档案查询服务的和谐共存[J].城建档案，2018，No.224（5）：83-84.

[6]杨颖.刍议档案管理中纸质档案与电子档子应并存发展研究[J].中国新通信，2018，v.20（9）：75.

[7]佚名.档案行业标准《纸质档案抢救与修复规范》的实践探索——以北京市房山区档案馆纸质档案脱酸修复项目为例[J].北京档案，2019（3）.

[8]佚名.电子文件管理我们共同面临的机遇与挑战——电子文件管理专题调研报告[J].机电兵船档案，2019（1）：26-32.