财务会计档案管理信息化建设路径探讨

王朝霞

摘 要：近年来财务会计档案管理信息化、数字化管理水平不断提升，为档案查询、统计分析与制作报表等创造了有利条件，让财务会计档案能够得到充分的利用。财务会计档案要实行信息化管理，才能提升档案管理的效率，确保财务会计档案得到充分利用。本文将简述信息化环境下财务会计档案管理的新特点，然后分析了财务会计档案管理信息化建设的问题，并有针对性提出了解决对策。

关键词：财务会计;档案管理;信息化

进入信息化时代后，会计电算化也越来越普及，各行各业也大力推动信息化建设，在财务会计档案管理中信息技术将发挥着日益重要的作用。通过将信息技术应用到财务会计工作中，能够进行无纸化办公，并利用电子凭证、数字档案取代传统的手工记账凭证。在此背景下财务会计档案管理工作也要加快信息化检核步伐，确保及时收集、整理形成的珍贵财务会计文件资料，也为今后查阅与利用创造有利条件，确保单位各项工作顺利开展。

1 信息化环境下财务会计档案管理的新特点

在信息化背景下，财务会计档案管理面临着新的机遇与挑战。在财务会计档案信息化管理过程中，也面临着各种安全问题，若是缺乏有力保护措施，将极易发生数据丢失、泄密与篡改等问题。因为利用计算机硬盘等介质存储财务会计信息，这样感染病毒的几率就大大提升，若是出现安全问题将难以保证档案信息的完整性，为单位造成一定的影响[1]。在信息化时代下，财务会计档案信息变得越来越集中，为不法人员恶意窃取档案信息提供了可乘之机，数据被篡改后很难找到痕迹，数据恢复的难度也比较大。这就要求我们结合财务会计档案管理信息化建设的新要求，既要积极引入新的技术与手段，也要做好风险控制工作，让电子档案更加完整与安全，能够提升财务会计档案的利用率，将档案的最大价值充分体现出来。

2 财务会计档案管理信息化建设的问题

当前财务会计档案管理信息化建设还有不利的因素，具体来说包括以下几点：第一，财务会计档案信息化管理水平不高，这是因为信息化建设起步较晚，财务会计管理系统还不够完善。在实现财务会计信息化过程中，要想让档案资料查询更加便利，存放也变得有序，必须规范电子计算机操作，加大网络技术开发力度，高效进行财务会计信息的记录与整理。很多单位通过长期的优化与管理，在信息化建设中逐步增加了人力、物力的投入，然而因为制度约束的不足，导致财务会计档案管理系统的可靠性与安全性有待提升。第三，资金投入较少。在当前财务会计档案管理信息化建设过程中，各单位普遍有着缺少专项经费的情况。也有的单位管理人员思想认识存在偏差，对财务会计档案管理缺乏应有的关注，造成已有的专项资金得不到科学合理的利用[2]。第三，档案管理人员专业能力不强，尤其是信息化素养不高，无法熟练的操作计算机等现代化设备。同时很多单位也存在着一人身兼数职的情况，财务管理人员也负责档案工作，随着近年来财务会计档案数量的不断增加，这些人员疲于应付日常工作，也导致财务会计档案管理效率偏低，无法真正将信息化技术的作用发挥出来。

3 财务会计档案管理信息化建设的对策

3.1 完善財务会计档案管理制度

在我国现行财务会计档案管理法律法规中，主要包括《会计法》、《档案法》和《会计档案管理办法》等，但是缺乏与单位财务会计档案管理信息化建设相关的法律规范，从而难以达到实际要求。对此各单位应该充分考虑到现实因素，不断对档案管理制度进行完善，不断提升财务会计档案收集、整理、归档和保存等工作的规范化水平，尤其是要发挥出信息化技术的作用，保证财务会计档案管理更加科学与高效。此外，也要在财务会计档案查阅、销毁和移交等环节进行优化，在信息化建设中保证财务会计档案更加完整。通过制度的制定与落实，能够将财务会计档案管理人员的职责明确下来，将奖惩制度严格落实。这样才能有效激发档案管理人员工作热情，让他们的行为得到有力约束，保证其全身心投入到财务会计档案管理信息化建设中。

3.2 夯实财务会计档案信息网络基础

信息技术的应用让财务会计档案载体有了翻天覆地的变化，但是现阶段仍然有很多单位在财务会计档案管理中以纸质文件为主，很少通过磁性介质、光盘等存储电子档案。对电子档案信息与纸质档案来说，两者在利用过程中差异很大，在存放环境上也有极高要求。这就凸显了财务会计信息网络设施的重要性，必须尽快将各种软硬件设施配置齐全，确保更好的满足财务会计档案管理信息化建设的要求[3]。在财务会计档案信息化管理过程中，既要利用计算机、扫描仪和互联网设备等，也离不开计算机软件、软件系统和档案存放地点等，这关系着最终财务会计档案管理的高效性。在信息化环境下，财务会计档案管理中要发挥出计算机系统的作用，并通过电子档案查询系统获取所需信息，便于财务会计人员在最短时间内调取原始档案，也有效提升了财务会计档案的利用率。

3.3 建立有效的风险防范体系

在财务会计档案管理信息化建设中，必须将防火墙技术的优势发挥出来，解决计算机硬件上出现的安全隐患，为系统安全、可靠运行提供可靠保障。要在工作流程、文件信息和信息保管上加大管理力度，让财务会计档案信息始终处于安全、高效的运行状态。一般来说由系统管理人员承担流程的监管工作，确保系统运行的安全性与稳定性，让系统形成的财务会计电子档案的齐全性、真实性和原始性不受影响。在财务会计档案信息化管理中，通常需要进行梳理、提炼出机构文件等处理流程，在具体工作流程中纳入档案处理的内容，统一管理形成的档案。这就要求各单位不断完善财务会计电子档案安全保障体系，打造电子档案数据中心，并形成相配套的权限体系，并通过网外网物理隔离、双机热备份等手段，为数据安全提供可靠保障，安排专人进行日常维护与管理工作。

3.4 提升管理人员信息化素养

档案管理人员的素质与能力，对财务会计档案信息化管理效果影响很大，这需要各单位加大对档案管理人员培训力度，促使他们专业技能不断提升，尽快打造一支高水平的档案管理人才队伍[4]。档案管理人员在参与信息技术培训中，能够更加熟悉计算机操作知识，并真正意识到信息化建设对财务会计档案管理的意义，能够在认知上实现提升，积极学习与实践，获得与财务会计档案信息化管理相适宜的技能。档案管理人员要充分认识到形势要求，主动参与到单位组织的各项培训教育活动中，认真学习新知识，不断提升自己的现代化操作技能，对信息化背景下财务会计档案管理工作的特点与规律有正确的把握，积极改变工作方法，推动财务会计档案管理信息化建设的进一步发展。

4 结语

总之，进入信息化时代后，各行各业都加快了信息化建设步伐，财务会计档案也要积极应用信息技术，通过信息技术提升档案管理工作效率。但是财务会计档案信息化建设时一个长期、复杂的过程，需要各单位结合其中存在的问题，在人力、物力和财力上给予更多的支持。只有提升财务会计档案信息化管理水平，才能保证已有资源的充分利用，为单位各项工作的顺利开展打下坚实基础。

参考文献

[1]卜萍.关于财务档案信息化建设的思考[J].经济师，2019（07）：82-83.

[2]魏书林.财务档案信息化管理的完善措施研究[J].才智，2018（34）：199.

[3]赵海云.探讨财务会计档案信息化管理建设[J].纳税，2018，12（30）：117.

[4]顾芸.档案管理的信息化建设思考[J].新闻前哨，2017（09）：92-94.