档案管理信息化建设的问题及对策浅析

摘 要：随着科学技术的快速发展，信息化建设正在逐渐成为建设发展的主要技术方向，对于我国的整体建设具有极为重要的意义。而在信息化建设发展的过程中，档案管理工作正在快速的变革，传统的档案管理形式，正在不断地被新型的信息化管理形式所取代，管理更加高效，档案管理质量更高。但在信息化档案管理建设的过程中，也出现了很多不同的问题，对于信息化档案管理工作的发展造成了严重的影响。本文将针对档案管理信息化建设的问题进行深入分析，并提出相应的解决对策。

关键词：档案管理;信息化;对策

自改革开放以来，我国的科学技术飞速发展，信息化技术正在逐步与各行业的建设发展相融合，对我国的整体建设做出了重要的推动。档案管理工作是一项非常重要的基础工作，通过信息化建设，将档案信息交由计算机系统进行管理，不仅极大的提升了档案管理工作的效率，还降低了资源的消耗，为相关部门的管理工作带来了极大的便利。

1 档案管理信息化建设的相关概念

1）档案管理。档案管理，也叫档案工作，是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务工作的总称。档案管理工作，是将相关单位的档案信息进行记录和管理，并保障档案信息的完整性，以便于在使用时，能够及时调取。档案信息对于很多工作都是非常重要的。通常情况下，对于一些部门能调查、变动等需要进行重点的记录，并且，为很多工作提供信息基础，保障工作的顺利推进。

2）信息化建设。信息化建设，是我国科学技术快速发展的形势下，所进行的一项全面的工作。将传统的工作体系，与信息技术进行融合，利用计算机网络是工作变得更加高效、快捷。而且信息化建设不仅能够，对原有的工作体系进行改变，还能够将一些档案数据进行整理，然后利用大数据分析，对发展形势、发展方向等进行详细的分析，让建设发展能够更加科学化的推进。

2 档案管理信息化建设的现状和存在的问题

1）系统化建设薄弱。在我国当前的档案管理信息化建设中过程，由于建设发展的时间较短，相应的科学化研究分析，较为缺乏，因此，缺少系统化的建设管理。主要表现为：在档案管理的信息化系统中，档案管理系统建设缺少系统化的建设方向，系统建设随心所欲，导致档案管理系统整体混乱[1]。档案管理工作缺少系统化的制度，由于大部分档案的使用频率较低，因此，档案管理的重视程度较低，因此，档案管理体系混乱，对于档案的整理程度差，相关的资源利用率极低，使档案的信息化建设工作，难以有效的开展。

2）信息资源的整合不足。目前，我国已经有很多机关部门，完成了档案管理的信息化建设，但由于档案管理的信息化建设时间较短，很多机关部门缺少详细的管理规划，导致在进行档案管理工作时，相关信息资源的整合效果极差，而且，信息整合效率低，缺少简单、高效的工作体系，对档案管理的信息化建设造成了严重的影响。而在一些机关部门中，档案管理工作要保障其高效性和便捷性等，信息资源整合不足，很可能会导致工作流程出现冗余，造成工作效率不增反降，同时，档案的准确性也难以有效的保障。

3）档案信息的安全难以保障。由于档案管理的信息化建设時间较短，相应的匹配技术尚不成熟。很多档案信息管理系统在完成建设后，虽然管理质量和工作效率有了极大的提升，但是由于关键技术不够成熟，导致档案信息的安全性难以保障。大部分机关单位中，没有自己的成熟数据库，都会选择租赁数据库的形式，而自身的通过系统对数据库进行常规关联[2]。部分机关部门中，会单独整理一台计算机，作为整体系统的主机数据库，而为了保障系统的运行速度，以及数据的存取管理效率，不会单独为计算机做安全防护处理。这些情况都为系统的安全带来了极大的安全隐患，一旦出现安全问题，那么很可能会导致系统整体崩塌，系统内的数据难以保障。

4）档案管理工作人员的整体素质较弱。档案管理工作的整体改革，对于档案工作人员的素质，提出了更高的要求，档案管理信息化建设中，要求工作人员不仅要具有较强的，档案管理能力，还要有较强的计算机技术水平。而在当前的机关部门中，档案管理工作人员大部分都只具备一定程度的档案管理能力，而不具备完善的计算机技术与档案管理能力，甚至部分机关档案员是兼职，这对档案管理工作带来了极大的制约，也为档案管理的信息化建设，带来了严重的影响。

3 档案管理信息化建设的策略

1）完善档案管理的系统化建设。档案管理，是一项长期的、极为重要的工作。档案管理的信息化建设，是档案管理工作的重要发展方向，而且，档案管理信息化建设是档案管理工作的一项重要改革。为了保障档案管理工作的信息化建设质量，对信息化档案管理进行系统化建设，是十分必要的。首先，要针对机关部门的特性进行分析，在不同的相关部门中，档案管理的重要性和管理形式都存在着一定的差别，结合分析结果，以及相关的档案管理制度，建立一个完善的系统化的信息化档案管理制度。在制度推行的过程中，一定要严格落实相应的管理制度，保障档案管理系统的高效运行。与此同时，要对档案管理系统的工作人员，进行定期的评估，对评估结果较差的进行适当的处罚，并要求其完成相应的学习，为档案管理的信息化建设，做出重要的保障。

2）数字化技术推动信息资源整合。为了保障档案管理工作的长期稳定，信息化档案管理工作，应尽可能的保障档案信息的资源整合能力。因此，在信息化档案管理工作中，应注重引进先进的数字化技术，通过先进的数字化技术，来保障系统中不同终端，对档案管理系统的资源整合效率，完善档案信息的资源质量，逐步的构建完善的档案资源管理体系和专业化的整理体系，提升档案管理的工作效率[3]。

3）提升档案数据的安全意识和技术。在档案信息的管理系统中，档案信息的安全性，已经成为了档案管理系统的重要难题。为了保障档案信息的安全，降低安全风险，应全面提升档案管理的安全规制。首先，做好档案管理的数据库安全防护，建设自身专用的数据库，并为数据库安装先进的防火墙，保障数据库的安全。对档案管理的权限进行分层级管理，重点区分管理员权限、领导权限、和普通权限，并对档案管理系统的工作日志，进行定期的检查，对档案管理系统进行定期的维护，保障档案管理系统的稳定运行。

4）加强档案管理工作人员的专业素质建设。档案管理工作，对于一个政府机关来说，是一项非常重要的工作，而信息化档案管理工作，是档案建设管理的重要方向，为了保障信息化档案管理工作的顺利发展，必须加强相关工作人员的，专业素质建设，全面提升工作人员的专业技术水平，让工作人员能够更好的适应系统的建设发展。应尽量培养高素质的档案管理信息化技术人员，要求工作人员在使用档案管理系统的同时，能够对档案管理系统的一些常见问题，进行快速处理等。全面提升档案管理工作人员的，信息化技术水平，保障档案管理信息化建设的稳定推进。

4 结论

综上所述，档案管理信息化建设，是档案管理工作迈出的重要一步，为了保障信息化档案管理工作的稳定发展，必须对档案管理工作进行全面的优化，包括系统的稳定、安全，以及工作人员的专业水平等，为信息化档案管理建设作出重要的保障。

参考文献

[1]赵燕平.档案管理信息化建设的现状问题及对策[J].信息系统工程，2019，12（04）：143.

[2]郑海荣.档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].青海教育，2019，4（01）：53.

[3]刘波.档案管理信息化建设存在的问题与对策[J].办公室业务，2018，4（19）：58.

作者简介

许妍（1980-），女，江苏省无锡市，助理馆员，大学，研究方向：档案工作。