浅析基层事业单位档案管理信息化实现探索

魏乾

摘 要：对于基层事业单位来说，档案中储存了大量与单位发展息息相关的资源信息，因此具有非常大的保存价值。但是，我国绝大多数基层事业单位的档案管理水准都相对落后，档案的损毁可能为事业单位带来最大损失。近几年来，机关事业单位正在探索信息化档案管理之路。我国基层事业单位档案管理目前正处于向信息化的探索阶段，相关事业单位必须重视信息化管理的一些不足，制定出相应解决措施。

关键词：基层事业单位;档案管理;信息化;探索

将信息化技术运用到事业单位的档案管理中是近些年来才提出来的一种理念。如果能将信息化技术应用得当，那么不仅档案管理的工作效率会显著提高，档案信息的安全性也会有所保障。但是，由于事业单位内部的信息化档案管理处于起步阶段，信息化建设水平有限，信息化专业人员匮乏，我国基层事业单位的档案管理信息化道路依旧任重而道远。

1 事业单位推进档案信息化建设的重要性

事业单位的档案管理工作是事业单位综合管理工作的重要组成部分，在助力事业单位综合发展方面发挥着至关重要的作用，合理发挥档案资源的重要作用，能为事业单位管理决策的制定提供有效的支持。所以在传统档案管理工作已经无法满足事业单位档案管理需求的情况下，十分有必要结合信息技术的应用推进档案信息化建设，为事业单位的档案资源的优化利用提供支持。

2 档案管理信息化的现存不足

与大数据时代进程相适应的，是基层事业单位档案管理的信息化水平不断地提升，使得新时期的事业单位档案管理呈现出新的特点：一方面，信息化的档案管理提升了无纸化办公的水平，不仅使得档案管理的成本费降低，也大大提高了工作效率，录入、检索等多种功能的适用也变得简便;另一方面，适用信息化的方式进行档案管理，也有利于加强与其他部门的沟通和交流，便于不同部分之间的协作。当然，目前基层事业单位的信息化档案管理仍是一种新兴的档案管理模式，因此，还存在着诸多问题，主要表现在以下几个方面：

1）信息技术应用层次浅。信息技术在档案管理领域的运用是近几年来才兴起的，档案管理人员还在不断对这项技术的应用进行摸索，还未将其功能发挥到极致，也就是说，档案管理人员还不能够完全将信息技术的便利性为己所用。

2）档案信息资源开发不到位。档案信息资源的应用价值不言而喻，但是我国对档案信息资源的开发使用状况并不容乐观。一方面，许多档案管理人员认为档案信息记录的无非是机关事业单位过去一段时间内发生的大事小情，与单位未来的发展没有实用价值。另一方面，我国的基层事业单位始终对档案资料持有保守态度，对这些内部资料不会轻易开放，这就导致很多有使用价值的档案资料被封存在档案室中，未发挥其应有的价值。归根结底，档案信息资源利用率低下是我国基层单位必须正视的问题。倘若这一问题长期得不到解决，各个事业单位之间的资源共享无法实现，基层事业单位的建设将会受阻。

3）档案检索效率低。在检索档案信息时，现阶段基层单位普遍使用人工检索和计算机检索两种方式。由于计算机的检索效率相对较高，档案管理人员很容易产生一种检索效率和计算机数量成正比的错觉。因此，很多事业单位为了提高档案检索的效率，为档案管理工作配备了多台计算机。然而，多部计算机共同进行检索工作的成效却并不是累加的，或者说档案检索效率低的背后，隐藏的其实是工作人员计算机常识掌握不充分以及事业单位缺乏专业配备的问题。这些问题都亟待解决。

4）安全隐患问题突出。新时期的信息技术在飞速发展，但是基层事业单位的档案管理却在缓慢推进。部分管理人员也想努力加快档案的信息化管理进程，但是急于求成的心态、不完善的档案管理制度，以及技术的迅速更新换代反而会导致档案管理安全隐患问题频出。如果档案管理的这些漏洞被不法分子有心利用，那么事业单位的自身利益将会受到严重影响，甚至有损单位形象。在信息技术的使用过程中，大多数档案管理人员仍旧停留在信息化档案管理的学习阶段。乡镇事业单位会因办公经费限制，办公人员在使用计算机办公时往往会有“一机多用”的现象。由于缺乏专业培训，基层办公人员对于网络安全缺乏基本的常识及经验，这样就很容易让不法分子钻了空子，使基层事业单位的荣誉受损，使人民大众的自身利益受损，甚至还有可能会损害到国家的利益。

3 解决事业单位档案管理信息化建设问题的措施

1）全面提高档案管理工作人员的素质将信息化技术应用于档案管理中，能够减少档案管理人员的工作量，同时使得档案管理具有更高的效率与质量，这就是科学技术造福于人类的体现，无论是事业企业本身，还是相应的档案管理人员，都会通过信息技术来相互提供帮助。因此，为了使得在进行档案管理的时候，能够对信息化技术进行更加合理地利用，需要事业单位加强对信息化人才的培养。不仅要定期组织相应的培训和考核，同时还要积极引起高素质、高技术的信息化人才，最终确保事业单位的档案管理工作能够做得更好。

2）对档案信息资源进行合理开发。由信息化技术应用的现状可知，档案信息资源的有效共享还没有实现，并且受到多种因素的限制，而且这些制约因素还不容易解决。由于一些事业单位的档案管理信息较为重要，属于保密性的档案信息资源不易进行共享。然而还有一些可以被利用开发的档案信息资源，由于条件的限制也很难实现资源的共享。为了更好地解决这一问题，可以将云计算引入到档案管理的过程中，从而实现资源的共享。云计算储存了大量的数据，真正是这个大数据时代的产物，它拥有的庞大的数据库采用了集中储存的方式，有专业的高科技人员进行数据库的分析与管理工作，紧密结合国际尖端科技，提升数据资源安全性和利用效率，跟随时代的发展与进步，不断地创新。并且云计算跨越了设备和平台的限制，在不同用户终端之间实现了资源共享。

3）加强信息技术应用的安全性。（1）预警和保护措施。为了确保信息技术应用的安全，预警是其较为重要的依据，即所谓的防患于未然，它是作为体系构建的首要环节而存在，因此而具备重要的意义，起到了预见性的作用，它通常是在分析网络安全性和整个网络环境的过程中，将精确、科学的评估和预测提供给信息安全保护体系，为了顺利完成终极保护任务，在整个计算机网络信息系统结构中，就需要确保每一个组成部分之间都能够相互配合，降低网络信息风险的途径就是弥补安全漏洞，检查系统的安全设置，积极采取防御手段来防范恶意入侵，以期提高计算机网络安全性能。（2）检测和响应措施。检测是及时发现入侵行为，响应是及时处理入侵行为，有效防止入侵的根本途径就是设立安全监控中心，有效检测并形成一个整体策略，可利用防火墙技术，实现互联互动、互动互防，及时做出准确的响应来应对入侵行为。

4 結束语

总而言之，在信息化技术发展如此之快的今天，在进行事业单位档案管理的时候，将信息化技术合理地应用其中意义重大。因此首先需要对档案管理信息化的建设工作给予足够的重视，并不断提高档案管理人员的信息化水平，从而为我国档案信息化的建设与管理工作的更好进行打下坚实的基础。

参考文献

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