计算机信息技术在人事档案管理中的应用研究

摘 要：文章以完善管理功能、提升管理水平为切入点，总结计算机信息技术在人事档案管理中的应用价值。然后基于重视实践应用、優化人才培养、创新管理方式、细化管理机制四点，提出具体的应用策略。目的是为相关人员提供参考，强化人事档案管理的整体效果。

关键词：计算机;信息技术;人事档案;档案管理

在信息化时代的发展中，计算机信息技术已经被广泛应用在各个行业的工作中。由于此种技术形式具有独特的优势，所以能够简化工作流程，最大程度上提升工作质量、工作效率，并弥补传统方式的不足。如果可以将该技术应用在人事档案管理中，必然可以提升信息化水平，减少管理工作的失误等，并提高档案信息的利用率。

1 计算机信息技术在人事档案管理中的应用价值

1.1 完善管理功能

通过对计算机信息技术的合理运用，能够充分发挥其自动扫描的价值，实现对档案信息的自动录取。其中，计算机信息技术可以将电子信号直接转化为可以识别的信号，能够有效解决人工录入存在的失误问题，从而有效提高人事档案管理内容的准确性。采用自动的方式对人事档案进行管理，可以实现对大部分数据信息的压缩，从而将其存储在管理系统中。实际上，如果采用计算机信息技术对人事档案进行管理，能够对其中的视频资料、声音资料、文字资料、图像资料予以针对性处理。这一过程中，可以充分发挥计算机的编目功能、自动检测功能，提高档案管理的完善性，最大程度上彰显管理系统的功能价值，并有效降低人事档案管理人员的工作量[1]。

1.2 提升管理水平

受大数据技术的影响，人事档案管理所涉及的信息量、信息类型不断增加，导致档案管理的系统需要进一步提升，并扩大档案管理信息体系。从当前的情况来看，现行的管理技术并不能满足人事档案数据信息增长的需求，导致大部分档案资料无法被妥善管理，削弱了档案管理的有效性。因此，如果将计算机信息技术应用在其中，能够实现对档案的全面搜索、系统保存。具体而言，如果实现对数据库方式的合理运用，可以提高档案管理的工作效率，主要包括数据分类、数据登记、数据接收等，且可直接对声像资料，文字表格等内容予以快速、直接的处理。另外，以计算机信息技术为基础开展档案管理工作，还能够结合不同的角度对数据予以处理，从而可以充分发挥计算机技术的多种功能，提高认识档案管理的整体水平。

2 计算机信息技术在人事档案管理中的应用策略

2.1 重视实践应用

为了能够将计算机信息技术合理应用在人事档案管理中，相关人员必须加大对实践应用的重视，目的是发挥该项技术的作用，实现对管理方式模式的创新与调整。因此，工作人员需要将计算机信息技术主动应用在人事档案管理中，并制定与之相关的方案、计划。为了实现这一目标，需要在人事档案管理工作中投入更多的财力、物力、人力，并加大计算机软件设备、硬件设备的投入，建立更具规范性、现代化的人事档案管理体系。在人事档案管理工作期间，对于数字化信息的形成、发送、识别、传输以及控制的环节，应该充分发挥计算机信息技术的功能，实现对其中信息的拓展、利用，并对复杂的数据结构进行整合归纳。通过这一方式，可以在海量的数据中实现对有价值信息的挖掘，便于利用人事档案信息实现对潜在风险的分析、控制。只有如此，才能够制定具有针对性的解决方案，彰显人事档案管理的价值。实际上，在人事档案管理中实现对计算机信息化技术的应用，还能够发挥管理人员的潜力，使其对其中的数据信息予以更具准确性的分析，有效提高人事档案管理方式的科学性，满足新时期发展对于管理工作的需求[2]。

2.2 优化人才培养

在人事档案管理工作中，要想充分发挥计算机信息技术的价值，需要进一步提高管理人员的能力水平。为此，相关部门需要加大对人才培养的重视，并制定合理的培养计划，实现对人才能力的提升。具体而言，在人才培训方面需要聘请具有专业技能的人员，实现对内部管理人员的教育、培训，以此来共享管理知识、管理经验。这种方式的应用，便于人事档案管理人员掌握更加先进的计算机技术，从而实现对设备的熟练操作。长此以往，人事档案管理的专业人员能够成长为综合性人才，符合社会的发展趋势。除此之外，相关部门还应该对计算机信息技术的档案管理人员操作能力进行培养提升，使其能够在日常工作中最大程度发挥计算机信息技术的作用，对人事档案管理期间存在的问题予以合理解决。通过长久的人才培养，能够在内部形成良好的文化氛围、人事档案管理氛围，对于调动管理人员的积极性具有重要意义。同时也可以深化计算机信息技术的应用价值，提高档案管理的整体效果。

2.3 创新管理方式

对于人事档案管理人员而言，除了需要掌握基础的计算机技能之外，还应该具备辩证性的思维方式。具体而言，在运用计算机信息技术开展人事档案管理的过程中，需要制定更具完善的管理体系，实现对各项工作内容、责任、义务的界定与划分，确保档案管理能够达到一丝不苟的效果。同时，还应该结合部门的实际需求，对以往的纸质档案管理方式进行创新，充分展现计算机信息技术的优势，实现对档案的电子化管理。其中，在运用计算机进行管理的过程中，必须对人事档案的内容进行分类，将其作为基础建设检索引擎。也就是说，如果在日后的工作中需要对档案信息进行利用，那么可以输入关键字、关键词实现对档案的调取。这种方式的应用，能够解决传统纸质档案管理中资料利用率低的问题，现在根本上实现数字化管理的目标。

2.4 细化管理机制

虽然计算机信息技术在人事档案管理中具有不可比拟的优势，但受网络等因素的影响，也存在诸多安全性问题，因此需要在管理期间细化相关机制，最大程度上增强档案管理的安全性。例如：设计人事档案信息化管理体系的过程中，需要充分发挥防火墙技术、病毒技术的价值，实现对安全隐患的预防、规避。另外为了确保人事档案信息能够得到安全合理的利用，还需要利用指纹技术、面部识别技术等，结合工作人员的职责、权利，对信息的查询范围进行确定。在这一基础上，能够确保人事档案信息利用的合理性，避免出现信息泄露等安全性问题。由此发现，运用计算机信息技术开展人事档案管理工作期间，应该对以往的管理机制进行细化，使其明确不同人员的职责义务，实现对档案内容的保护。

3 结语

综上所述，本文详细阐述了人事档案管理中应用计算机信息技术的价值，并结合自身的经验提出了具体的策略、建议。为了切实展现技术的优势，必须将其落实在实践工作中，同时通过人才培养、创新方式、细化机制等方式为其提供保障。长此以往，可以形成全新的人事档案管理局面，顺应新时期的发展趋势。

参考文献

[1]高鹏.计算机信息技术在现代高校图书馆档案管理中的应用[J].中国新通信，2019，21（03）：81.

[2]徐彩云.计算机信息处理技术在人事档案信息化进程中的应用浅析[J].数字通信世界，2018（09）：209-210.

作者简介

严浩文（1986-），男，山西省临县人，本科，毕业于东北师范大学，中级经济师，研究方向：档案。