浅淡现代档案信息化管理

滕玉波

摘 要：信息化管理的方式已经逐渐推广到档案管理中，改变了以往纸质档案和相应的管理、保管的方式，传统的档案工作模式已经不适应社会发展的需求，因此档案工作信息化的开展已经是迫在眉睫。，档案管理电子化、馆藏数字化、信息共享化，已成为当今档案工作的新任务。

关键词：现代;档案;信息化;管理

档案是指对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的资料，为了充分发挥档案资源的价值，必须要解决好档案的收集、保存和利用的问题，但长期以来，我们的档案资料固守传统的模式，一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便，对档案的备份也需要大量的人力物力，而且容易出现错误，这对社会经济的发展不利，随着计算机信息技术的发展，档案的信息化已成为必然的趋势。

1 档案信息化建设的重要性

1）可改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为企业提供高效、优质的服务。

2）形势发展的需求。档案信息资源只有实现了信息资源的共享，很好地为广大人民所利用，才能充分发挥其效用。此外，档案载体的更新换代迫切要求档案管理实现数字化。近年来，档案载体逐渐被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案室提出了一个亟待解决的课题，即电子档案的收集、保管、保护和利用手段问题，而解决这个问题的途径只有一个，那就是实现档案室的数字化。

3）有助于为单位提供信息支持决策，提升档案服务能力。档案电子化建设将促使与之相关的计算机技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛运用，从而将促进档案管理理论、技术和方法的变革，彻底改变档案馆封闭、半封闭的状况，实现档案事业的跨越式发展，极大地提升档案工作在信息社会中的服务能力。决策的及时正确、管控措施是否得当，要靠信息的完整、准确和快速的综合分析能力来保证，档案信息化建设恰好在一定程度上可以满足这些要求，特别是单位档案信息化建设与单位办公系统有着密不可分的联系，所以对于支持决策有着天然的优势。

2 档案如何进行数字化管理

目前各档案部门一是要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术，接受过大学教育的档案管理人才。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管理人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状，优化管理者知识结构，改善管理者队伍结构，提高管理者综合素质。

要实现档案数字化管理，最关键的动作就在于需要将纸质的档案，例如各种文字、图表、声像等通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中，而要实现这个动作，一是需要有关硬件，有关硬件即电脑设备、扫描设备、数码相机等;二是需要电脑软件，电脑软件即专门针对档案管理进行开发设计的档案管理软件;三是档案实体和信息化成果和设备的安全;四是加强对档案工作者的培养与培训。首先，彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发利用。其次，加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。学习与档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展。最后，强化档案工作者训练，加强培训。对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，同时突出时代应用知识教育，对档案工作者进行市场经济理论、法律等知识系统的教育培训，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。

3 对档案管理数字化软件要求

档案管理数字化软件必须是以公文处理一条龙、各类档案的规范化管理为一体的档案管理软件，该软件可采用Access、Sql sever数据库，分为单机版、C/S网络版两个版本，可稳定运行于主流操作系统，软件应严格參照国家档案管理局《归档文件整理规则》进行开发设计，软件界面友好、功能全面、操作方便，主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护、操作帮助等模块，涵盖日常工作的方方面面，并且应有档案自动采集、登记簿连续打印等功能。

4 档案实体的安全管理

1）档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。

2）档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。

3）档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。

4）档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。

5）档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，数字化外包服务机构应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。

6）正在进行数字化加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜。

7）数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。

5 档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理

1）档案数字化任务完成后，档案部门应组织专业人员按照本《规范》的要求，对向档案部门移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收;凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收。

2）档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。

3）档案数字化任务完成后，数字化服务机构应会同档案部门拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给档案部门，并办理相关移交手续。

4）档案数字化任务完成后，档案部门必须组织专业人员对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。

5）数字化服务机构应将档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交档案部门，作为项目档案内容进行管理。

6 结束语

在经济社会的不断发展的条件下，信息技术的应用全面而广泛，进行档案信息化建设，能够有效打破传统的信息资源利用封闭状况。在快速发展的社会环境下为社会和公众更加及时有效地提供信息资源，才能更好地体现档案工作的优质服务。这就需要在信息化建设中从档案管理的内部出发，从根本环节进行提升和改变。

参考文献

[1]刘杰滨.加强科技档案信息化建设促进档案事业的发展[J].科学管理，2012（09）.

[2]陈勇，夏洪.条形码技术在档案管理中的应用[J].档案与建设，2001（3）：46-48.

[3]麦沛贞.用条码技术辅助工程电子文件管理[J].北京档案，2004（1）：31-32.