企业档案信息化建设存在的问题与对策研究

顾茜

摘 要：随着社会发展和计算机技术的不断进步，信息化建设逐渐应用到各行各业中。而企业的档案信息化管理对于企业发展来说具有不可忽视的重要作用，不仅能够减轻工作人员的工作负担，还能大大减少人为操作的工作失误情况，不断提高企业的现代化办公水平。因此，本文针对企业档案信息化建设存在的问题进行了相关阐述，并针对具体情况提出了相应的解决对策，以期对企业的档案信息化管理提供更多借鉴和参考。

关键词：企业档案;信息化建设;问题与对策;研究

当前越来越多的企业跟紧信息化建设的步伐，在档案管理上引进现代化信息技术，从而达到整合企业信息资源的目的，提升了档案管理的规范性，帮助企业不断提高竞争力。虽然信息化建设对于企业的档案管理来说具有重要的优势作用，但也不可忽视企业档案管理的信息化建设还存在一定问题，因此必须具体问题具体分析，提高企业档案的服务能力。

1 企业档案信息化建设的必要性

1）顺应时代发展需要。随着时代的不断飞速发展，相较于传统的人工整理、归档方式，现代化信息技术更能满足企业的需求，不仅能保证企业档案管理的安全性和时效性，还能减少人工整理导致的档案信息缺失、遗漏的风险，是符合时代发展的需要的新型管理方式。

2）有助于提高企业档案管理的工作效率。传统的档案整理工作程序复杂，工作量较大，需要耗费大量的人力和物力，显示出较大的弊端。利用信息化技术建立档案信息库能快速、高效的对档案信息的变动情况进行记录和调整，大大减轻了档案人员的工作负担，有助于提高企业档案管理的工作效率。

3）便于企业档案信息保存。如果对纸质档案进行保存，难度较大，且受多种影响因素的影响，不可避免地会出现丢失和损坏的情况。利用信息化技术建立电子档案，能够将档案进行分类归档保存，有助于加强档案信息的安全性。

2 当前企业档案信息化建设现状和问题

1）缺乏领导重视，基础条件不足。企业的档案管理工作对于企业发展非常重要，不仅能够推动企业的发展，还记录着企业发展的优秀成果。但是很多企业对档案管理工作没有引起足够的重视，没有将档案管理规划到企业的发展战略中。企业的大部分工作人员只把经济效益放在首要位置，在企业档案管理方面存在缺陷，忽略了企业的档案信息化建设，信息化建设水平较低，存在资金投入严重不足、设备不完善等问题。档案管理工作形同虚设，档案信息资源匮乏，使得工作人员无法开发企业档案的信息资源，导致企业档案信息化建设质量较低，长此以往，必定影响企业树立良好的企业品牌形象，从而严重阻碍企业的发展。

2）缺乏统一的管理标准和规划。当前我国多数企业领导层欠缺档案管理意识，对企业的档案管理还没有形成统一的标准和规划方案。若没有统一的档案管理规范，不仅会导致企业档案的工作流程和环节难以形成标准的统一化管理，而且使相关工作人员职责不明确，存在岗位缺乏针对性的问题。同时，在我国企业内部还缺乏完善的相关工作人员考核制度和评价机制，档案工作人员缺乏工作积极性，部分没有经过岗前培训的工作人员具有一定的随意性，甚至有违规操作的行为。档案信息化建设不够严谨，不利于企业获得最大化的经济效益，造成了企业档案信息化管理质量低下，影响企业档案工作的效率。

3）缺乏档案管理的专业化队伍。企业档案管理的队伍水平的高低直接决定了企业档案工作的质量。企业档案管理工作内容具有特殊性，其工作范围广泛，但是企业高层对档案管理工作重视不够，岗位设置具有一定的随意性，缺乏对档案管理专业化队伍的相关培训和管理，因此，企业的档案工作人员的综合素质较低且档案管理人才队伍力量相对薄弱。为数不多的企业档案工作人员也受制于传统思想的影响，只重视经济效益，缺乏对档案管理工作的正确认识，仅仅做到了维护企业档案信息的安全性，档案信息的透明性和公开性较低，无法增强企业档案信息的公开性，对企业的档案管理工作没有精准和系统的理解。企业也对档案管理的员工缺乏管理和统一培训，无法保证档案管理信息化建设的深入落实和开展。这在一定的程度上会影响企业的经营管理，不利于企业的长远发展。

3 优化企业档案信息化建设的对策

1）企业应加强对档案信息化建设的重视。当前我国的企业档案信息化建设缺乏统一的安全管理体制和管理标准，而且相关的资金投入、设备、新型技术都比较落后，这与企业的管理层对档案信息化建设不够重视有很大的关系。因此，企业首先要加强对信息化技术的重视，积极引进先进的科学技术发展信息化管理，制定科学有效的统一信息化管理标准。其次，要重视并不断强化档案工作人员的责任感，落实工作人员的具体职责，奖惩分明，充分发挥施工人员的积极能动性。最后，企业要学习先进的管理理念，加大对档案信息化建设的资金投入，做好基础性工作，为档案的信息化建设提供充分的物质基础。

2）建立完善的企业档案信息化安全管理制度。企业的档案信息化建设离不开内部完善的安全管理制度，安全保障体系的完善与否直接决定了档案信息化建设的有效性。因此，完善安全管理制度，一方面要在企业内部建立相应的档案安全预防部门，任命认真负责的工作人员，明确其工作职责和范围，对档案进行分类整理，制定一定的监督制度和措施，做好档案的归档工作，保证档案信息的安全性。另一方面，档案工作人员要做好保密工作，对于一些重大的档案信息和密级较强的信息应用信息化管理体系，优化安全监管技术，建立档案信息资料库，对档案整理过程中的操作要进行监督，定期对档案室进行检查，排除安全隐患，做好安全监督工作。对一些违法违规、影响安全性的行为要制定惩罚措施，适当加大惩处力度，从而保证企业档案信息化建设的有效性。

3）培养更多的档案信息化建设人才。为保证企业档案信息化建设质量，必须培养一批符合时代背景，信息化意识强且能熟练掌握先进技术的人才。电力企业要积极引进档案信息化管理技术方面的人才，學习西方先进的技术经验，对相关档案人员定期安排职业培训。鼓励档案人员积极参与经验交流会，在已有的队伍中有计划、有目标的扩大具有很强专业水平能力的队伍，增加新鲜血液，为推动企业发展奠定基础。保障档案人员的福利待遇水平，建立完善的奖惩机制，提高其工作积极性，从而达到加强人才培养的目的。

4 结语

随着科学技术的不断发展，信息化建设也取得了十足的进展，不断地优化和完善企业档案信息化管理于推动提高档案信息利用率具有不可忽视的重要作用。本文通过从企业档案信息化建设的必要性、当前企业档案信息化建设现状和问题以及优化企业档案信息化建设的对策进行分析，提出应加强对档案信息化建设的重视、建立完善的企业档案信息化安全管理制度和培养更多的档案信息化建设人才等举措，从而更好地提高企业档案信息化建设水平，推动企业的不断发展。

参考文献

[1]律宝文.企业档案信息化建设中存在的问题及对策[J].办公室业务，2014（08）：42-43.

[2]薛松.企业档案信息化建设中存在的问题及其对策[J].办公室业务，2014（03）：153-154.

[3]柳宏伟.企业档案信息化建设的存在问题与及对策的探究[J].山东工业技术，2014（08）：233-234.

[4]茂莉.关于电力企业档案信息化建设的思考及分析[J].办公室业务，2014（23）：167-167.

[5]金建波.论大型企业档案信息服务[J].机电兵船档案，2014（03）：84-87.

[6]李国民.企业档案信息化建设中存在的问题及其对策[J].档案，2011（05）：59-60.

[7]李怡.浅析电力企业档案管理信息化系统的建立和完善[J].科技创业家，2013（17）：251-252.

[8]朱小琳.企业档案信息化建设存在的问题与对策[J].科技与创新，2015（04）：324-326.