电子档案管理研究与分析

摘 要：该课题针对大数据时代下档案管理模式进行研究，以此帮助企业对于电子档案管理，可以良好的对档案文化资源进行控制，同时充分发挥档案的价值，精益求精对于操作过程，与此同时管理人员的工作能力需要不断增强，达到促进电子档案管理的目的。

关键词：电子;档案管理;大数据

当今世界是一个电子信息发达的时代，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，这给档案管理带来了一次革命性的挑战，档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。

1 电子档案的特点

1）电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。

2）电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

3）电子档案的微机管理有效地提高了档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。电子化档案后，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。

4）档案管理的电子化更利于文档的保密。在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。

2 大数据背景下电子档案管理问题分析

1）电子档案管理软件不一致。目前，电子档案管理工作有了飞速的发展，各地区的部门几乎都建立了较为完备的电子档案管理架构。但是，这些部门机构中使用的电子档案管理软件系统和计算机型号并非是一致的，这种现象会使得电子政务体系以及办公自动化体系不能够得到很好地管理，实现正常的工作效率，当前的电子档案信息不能够跨区域、跨机构地实现实时地共享，这对于电子档案管理的统筹规划工作是非常不利的，影响了电子档案管理工作的继续发展进步。所以，在开展档案管理相关工作的时候，需要对相关档案信息资源的标识、管理等多个方面加以规范，要拥有一个比较统一的标准。

2）电子档案管理保密性较弱。大数据背景下采用的电子档案管理方式，将原有实质的纸质档案逐渐转化为了“无纸化”的数据信息，这些数据信息储存在计算机中。虽说很多机关单位的网络都进行加密而且装载了防火墙和一些防病毒的软件，并拥有比较先进的设备，然而因为在应用的过程中不重视对系统进行维护以及升级，导致相关高科技产品的投入资金出现了浪费的现象，从而导致出现安全隐患。

3）电子档案管理标准比较低。虽说受到大数据的发展影响，拥有电子档案管理等内部网站，不过到现在还缺少一套完善的工作标准。所以每个区域的档案管理内部网站都有着一定的区别，不能使用同一标准对相关管理体系开展比较规范化的处理工作，这使得相关管理标准不符合要求，从而降低了档案管理工作的积极性和效率，不能很好地发挥电子档案的优势。另外，一些高级的管理者会更加重视市场的拓展，从而忽视了内部的档案管理工作，标准不合理，进而使得档案管理水平进一步下降。

4）电子档案管理人员素质不高。相比于传统的档案管理工作来说，要求每个工作人员熟练掌握计算机与互联网的相关技术，且能独立应对相关信息技术问题。由于档案管理对年轻人缺乏吸引力，因此大部分档案管理人员年龄比较大，他们的计算机技术水平比较低，工作素养有所缺失，且接受新事物的能力较弱，因此大部分的档案管理人员并不能胜任目前的电子管理工作。

3 大数据背景下优化电子档案管理的对策

1）加快档案信息化建设步伐。电子化建设就是电子档案管理工作正常运行的主要依据，需要提高对信息化的完善程度，电子档案才能真正发挥出大数据优势，达到档案资源效率最大化。制作完善整理档案信息资源的渠道方式、使用“云计算”及一些技术、可视化分析、语义分析这类的数据分析方式来对档案资源信息进行合理的整理，希望能够较好的使用大数据时代的优势来推动档案信息资源的整理。所以，有关部门应该合理有效利用好自身的特点，把握住较好的机会，最大程度的改变自身的不足，更好地面对社会各方面所带来的挑战，制作出适合大数据时代的资源整理方式，以达到为使用者提供更好地服务，发挥出档案信息资源整体的优势。

2）加强电子档案管理安全系统。第一，要增强访问安全性的提高。访问控制对于档案信息资源的分享和对信息资源的安全保障具有重要意义。经常使用的访问控制方式一般是设置文字权限、身份认证、控制网络设备权以及口令加密等一些方法。第二，应该要增强建设访问的安全性。达到电子档案信息资源在可控制的范围内实现共享和保护档案信息资源合理访问的科学方法是访问控制。如此一来不仅能够做到保护用户的隐私，还能够较好的保护档案平台和档案信息资源整合共享的访问安全性是档案馆网络的保护是主要内容，具有极其重要的意义。

3）提高电子档案数据质量。在大数据的时代，大数据的分析方法是非常必要的。其中，可视化是最基础、最不可缺少的方法，当你查询档案的时候，可视化的优点就会展现出来，比如它可以更直观的展示数据，更加快速的获取用戶需要的数据。我们可以采用下面几种方法深入到大量的档案数据内部，挖掘价值。比如，集群、分割、孤立点分析等算法。语义引擎能从多样的“文档”中智能提取信息。所以，大数据分析工具去分析、处理和挖掘数据中蕴含的价值对档案馆来说是非常必要的。

4）加大档案管理人员培养力度。做好电子档案管理工作并不容易，要求管理人员进行多元化的管理，从档案管理的基本知识以及信息化技术、网络技术、计算机技术等方面的新知识培训，可以组织一些培训和考核，特别是针对档案管理人员，使得管理人员不仅可以有专业的管理技能，还可以熟悉使用数字化的档案设备，从而塑造一些专业能力强大，综合能力强的管理人才，可以促进大数据时代管理工作的顺利进行。

4 结论

随着计算机技术和信息技术在档案管理工作中的普及，传统档案管理工作逐渐被摒弃，电子档案逐渐得到了应用。因此，企业必须要完善档案管理体系，提高电子档案的真实性，并对档案管理人员进行专业化培训，使企业档案管理工作能够更好地适应信息时代的发展要求。

参考文献

[1]章诗清.电子档案管理的现状分析[J].智库时代.2019（25）

[2]龙莉文.浅析信息时代电子档案管理问题[J].办公室业务.2019（10）

[3]吴灼之.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外.2018（08）

作者简介

羊琦（1987-），女，汉族，云南建水，本科。