大数据时代高校档案管理模式的变革和优化

崔丽

摘 要：伴随着云计算和计算机技术的不断推广应用，高校档案管理工作的信息收集整理及保存等环节都实现了电子化和信息化，因此如何实现管理模式的优化成为重要研究问题之一。本文从了解大数据时代给高校档案管理带来的挑战入手，结合具体变革内容来探讨优化策略，以此来更好地发挥信息技术在高校档案管理工作的效用。

关键词：大数据时代;高校档案管理;模式变革

近些年互联网技术和计算机技术越来越广泛地应用到各行各业中，其不仅丰富了各项服务的内容，而且大大提高了服务工作的效率和质量。就高校档案管理而言，大数据时代的到来使得其理念、内容及模式等都发生巨大变革，这要求高校档案管理工作人员尽可能利用大数据技术来优化工作内容和管理模式，以此来提高整体工作的效率和质量。

1 大数据时代给高校档案管理带来的挑战

1.1 对档案管理观念的挑战

大数据时代的到来使得高校档案管理工作人员的管理观念不得不变革，如何利用大数据技术来提高档案收集及保存工作的效率和质量成为重要研究问题之一。档案管理工作的开展离不开档案信息的收集和整理，這首先需有充分判断档案价值，并在此基础上根据其价值信息来设定保存年限，最后实现档案的有效保存。在传统档案管理思路下，这些工作的开展面临较大挑战，而大数据时代的到来使得档案保存呈现出数字化发展趋势，进而有助于更好地提升档案管理工作的服务性能和工作效率。

1.2 对档案管理技术的挑战

当前大部分高校在处理档案时采用的仍是人工模式，这一模式在利用方面需要工作人员进行手工存档，因此这一管理方法显得较为粗放，而且在具体应用方面也面临效率低下的问题。大数据时代的到来使得越来越多高校在档案管理方面开始利用电子信息技术，这不仅提高了档案管理工作的电子化程度，而且有助于提升管理工作的整体效率和质量，因此大数据时代对档案管理技术带来巨大挑战，其要求相关工作人员掌握新型电子化技术来开展档案管理工作。

1.3 对档案数据安全的挑战

传统的高校档案管理工作需要做好人防、技防和物防这三方面安全工作，这样可以有效保障档案信息的安全性，因此其档案信息的安全威胁较小。但是当年大数据时代使得越来越多高校在档案管理方面转向电子模式，而开放的数据网络平台大大增加了档案信息的泄露风险性。部分高校在利用大数据技术进行档案管理工作时未能做好安全防护措施，因此导致其客户端受到网络攻击并造成档案信息泄露，这是大数据时代对档案数据安全造成挑战的重要表现之一。

2 大数据时代高校档案管理模式的变革

2.1 档案管理观念的转变

大数据时代的到来要求工作人员转变其档案管理观念，尽可能利用数据技术来提供优质化和全面化服务。除了传统的收集整理档案信息外还要提供信息查询等服务，这不仅可以丰富高校档案管理工作的内容，而且可以使档案管理工作深入到信息利用环节。从某种意义上讲，大数据时代的到来使得云技术和计算机进入百姓视野，其同时也成为档案信息的储存媒介，而这一新型媒介的出现及使用使得档案管理观念也在发生变化。

2.2 档案采集和处理环节的转变

大数据时代的到来大大提高了档案信息的采集效率和处理质量，其在原有的整合数据基础上实现了分类化建档并形成数据库。各高校可以利用网络数据技术来建档，同时根据不同学院专业等进行分类设置数据库，这一方法的应用有助于提高档案信息的查询和更正效率。除此之外，各高校可以利用数据技术来实时校正档案信息，删除无用数据并规范管理模式，以此来提高档案数据的准确性和详实性。

2.3 档案归档和保存环节的转变

传统档案管理工作中需要填写纸质档案，而高校的档案信息繁杂，其中包含不同学院不同专业的海量数据信息，因此如何做好档案信息的归档和保存工作成为重要研究问题之一。伴随着大数据时代的到来，越来越多高校档案管理工作人员开始利用计算机技术开展档案归档和保存工作，以此来提高数据信息的分类效率和保存质量。在使用计算机技术的过程中可以先进行时间标注并设定保存期限，在此基础上按照不同学院专业进行分类，这可以提高档案信息的查询便捷程度并优化档案管理工作的服务质量。

2.4 档案安全工作的转变

传统档案管理工作中只要做好人防、技防和物防就可以最大程度避免出现档案信息泄露情况，而大数据时代的到来使得档案信息的安全性受到极大威胁。当前越来越多高校开始利用数据平台来储存档案信息，这虽然提高了档案信息管理工作的电子化程度，但同时可以增加了档案信息泄露的可能性，一旦出现黑客攻击和病毒入侵问题，后果不可想象。除此之外，部分高校所使用的档案信息管理技术并不完善，再加上档案储存方法存在疏漏，这些同样大大增加了档案信息数据的安全风险，因此可以说，大数据时代的到来使得高校档案管理的安全工作面临转变。

3 大数据时代高校档案管理模式的优化

3.1 建立现代化的档案管理理念

高校档案管理人员要积极转变管理理念，既要做好档案管理宣传工作，又要做好现代化档案管理理念的普及工作，这样才能使得新型档案管理理念深入人心。在宣传方面需要涉及大数据时代对高校档案管理内容及模式产生的影响，以及如何优化高校档案管理模式才能更好地发挥数据技术的应用作用，进而实现与大数据时代主题的紧密契合。在此基础上积极建立现代化档案管理模式，其要求档案管理人员认识到工作目的和核心，以此来实现管理模式的优化，档案管理工作人员可以借助大数据技术来实现档案管理内容的丰富化，由传统的保存层面升级到服务层面来提高工作质量。

3.2 制定档案大数据战略

高校在利用数据技术优化自身档案管理模式时需要制定档案大数据战略，这一战略的制定可以更好地契合高校自身发展状况和档案管理需求，以此来优化数据技术的应用质量。在具体工作中，高校档案管理工作人员可以组成专项小组来深入分析，既要保障高校档案信息得到充分使用，又要提高数据信息的加工处理质量，这样才能制定出与高校发展模式相契合的档案大数据战略。除此之外，高校可以组织科研人才来建立档案信息统筹机制，借助这一机制来提高不同学院专业档案信息的联合效率，以此来更好地发挥信息技术在高校档案管理工作的效用。

3.3 对档案人才队伍的建设进行加强

数据技术的高效应用离不开技术人才的培养，因此高校在利用数据技术开展档案管理工作时需要加强档案人才队伍的建设，通过积极优化管理人员结构来提高其应用数据技术的能力。高校可以组织开展云计算和计算机技术方面的培训活动，借助这些培训活动来提高档案管理人员对数据技术的了解程度，在此基础上培养网络技术人才来优化档案管理模式。除此之外，各高校在招聘档案管理人员时要增加对计算机网络方面知识的考核力度，这对于推行数据化档案信息管理模式而言具有重要意义。

4 结束语

为了更好地适应大数据时代所带来的变革，高校档案管理工作人员要改变其管理理念，同时要增加对数据技术的理解应用能力，这样才能更好地将新型技术应用到档案信息管理工作中。各高校要建立完善档案信息数据库并做好信息整合工作和数据安全工作，以此充分发挥数据技术在高校档案管理工作的积极作用。

参考文献

[1]周向东.大数据时代高校档案管理模式的变革和优化[J].中国管理信息化，2018（07）：138-139.

[2]陈海英.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].辽宁经济，2017（01）：59-61.