电算化会计档案利用服务价值

摘 要：为了有效提升电算化会计档案利用服务价值，就要应用科学发展观充分解读电算化会计档案发展趋势，由表及里，由内而外，解读电算化会计档案利用服务价值所存在的问题，并加以分析和解读，从数据安全、服务机制等方面提出意见，以促进电算化会计档案利用服务价值研究。

关键词：电算化会计档案;利用服务价值;研究

从2012年到2019年，电子档案从管理试点到电子档案《国务院关于在线政务服务的若干规定》，从无纸化归档到电子签名、电子印章档案的法律效率，一路走来，历尽艰辛，电算化会计档案管理趋向于法律化、专业化和流程化。但是，在电算化会计档案利用上存在一系列的问题，这些问题主要集中在服务机制不够完善、档案安全问题、档案管理人才缺失等方面，需要从实际出发，完善服务机制，培养档案管理人才，构建档案安全机制，才能提升电算化档案利用服务价值，保证投资决策的可行性。

1 电算化会计档案利用趋势

为了更好地促进企业信息化发展和进步，节省经营管理成本，适应电子信息可信交易环境，国家档案局和国家有关主管部门立足于实践，大力推广电子档案管理，近些年来开展了一系列规划，出台了相关法律规范。2018年开展了第二批电子档案管理试点，探究三维电子文件、电子证照等归档问题。2019年4月30日，国务院公布了《国务院关于在线政务服务的若干规定》，明确电子印章、电子签名、电子档案、电子证照的法律效力，为电算化会计档案提供法律依据。电算化会计档案是上个世纪80-90年底的产物，随着电脑普及，应用在企业运营管理中，但是局限在于打印纸纸质文件为主，应用技术工具主要是计算机、业务系统、会计电算化，档案是以少量电子档案、大部分纸质档案的形式存在。2000年-2019年，随着REP系统推广、无纸化办公、流程自动化的盛行，电子档案大量生成，档案管理也成为重点工作。该阶段主要依赖于档案管理系统、影像系统、集成REP等技术，档案以电子档案为主。随着云技术、互联网+、人工智能等新技术应用和推广，纸质档案将有可能退出历史舞台，由云技术、互联网+等技术为档案管理、利用提供服务。

2 电算化会计档案利用服务价值问题

2.1 电算化会计档案利用服务机制有待完善

电算化会计档案利用服务机制，需要硬件过关、人才齐全、服务得当，但是在实践中，这些条件都难于有效满足。第一，硬件问题。部分经营主体为了节省成本，会计档案所需设施设备不齐全或者设施设备档次偏低，严重影响电算化会计档案利用效率和质量。第二，服务方式不当。档案利用服务方式不受领导重视，导致利用价值被掩盖，主要还是传统查阅、利用等方式存在一定局限性，需要从互联网角度加以突破。第三，服务意识不强。电算化会计档案的管理人员只偏向于管理，弱化了会计档案的利用价值。部分档案管理人员不具有服务意识，对档案需求者置之不理。

2.2 电算化会计档案安全问题

电算化会计档案安全问题，来自于数据内容和数据载体两个方面。一方面，数据内容的安全性问题，表现在以下几点上：1）不法分子的攻击。档案数据内容在存储、利用的过程中，容易受到不法分子进行数据攻击，对原始数据进行盗取、篡改、变造，使得会计信息面临失真问题。2）软件编程运算问题。电算化会计档案数据与传统档案相比，最大劣势就是电算化会计档案要面临着软件编程混乱问题，电算化软件运作的过程中，由于内部数据储存增多、数据运算空间缩小，在新型电算化会计档案录入的过程中，容易出现系统崩溃、运算错误等问题，容易导致电算化会计档案数据出现损坏、遗失等问题。3）忽视备份的作用。在应用软件升级的过程中，档案管理人员忽视的情况下，容易忘记数据备份，导致数据遗失，而影响相关业务工作的开展[1]。同时，在数据拷贝的时候，容易携带电脑病毒，若是不加注意会导致数据损坏。

另一方面，数据载體安全问题，表现在以下几点上：1）磁介质的人为损坏。电算化会计档案是以数据载体作为储存的，诸如光盘、内存卡等磁介质，该种磁介质容易受到丢失、碾压、摔碎等侵害，而产生数据安全问题。2）磁介质的非人为损坏。在火灾、气候等自然环境变化的情况下，也会损坏磁介质中的数据，不利于电算化会计档案服务应用。

3 电算化会计档案利用服务价值对策

3.1 完善电算化会计档案利用服务机制

档案的利用对于各项投资决策具有重要作用，用好档案是企业管理、事业单位管理的关键所在。当时，在档案工作中还存在一系列问题，需要档案管理人员亟需解决。如何利用档案和发挥档案优势，服务于各项工作，提升档案利用效率是档案管理的重点所在。

首先，要做好档案管理工作。档案利用的前提就是档案的管理，管理得当可以提升利用效率。管理人员要做好档案整理、收集、保管等工作，便于在利用时随时可查。档案管理在于分门别类，在于环境干燥整洁，在于调取技术的熟练，在于管理设施的齐全。要做好档案管理工作，就要从设备、人才、方式上进行入手，以此保证电算化会计档案管理效果。其次，转变服务方式。互联网时代，将档案利用网络化是顺应时代需求的重要体现。档案管理人员要做好档案网络服务工作，拓展档案查询检索范围，更新档案工作服务方式，保证电算化会计档案利用的灵活性和可行性。同时为了提升电算化会计档案服务质量，要重视硬软件设施设备的更新和购置，以此有效地保证电算化会计档案服务质量。最后，树立良好的服务意识。要充分利用档案，靠的是档案管理工作者。档案管理人员树立良好的服务意识，想利用者所想，急利用者所急，将服务意识渗透到档案管理工作的各个环节中，保证档案管理质量和效果。为了有效地提升档案管理服务质量，有必要从实际出发，积极开展档案利用需求调查，扩大档案开放力度，简化档案借阅手续和流程，方便利用者进行利用。

3.2 加强电算化会计档案安全建设

从数据内容安全来看，要保证数据安全，可以采用以下方式进行：第一种，建立访问权限。建立访问权限，是信息认证技术的有效应用，就是将电算化会计档案的相关硬软件设置访问权限，没有访问权限就不能进行数据访问，既维护数据的安全，也保证访问平台的安全，保证电算化会计档案的安全和有效。第二种，采用信息加密技术。信息加密技术是应用RSA算法、CCEP算法对数据进行加密，保证数据安全完整的一项技术。在电算化会计档案管理工作中，为了避免数据损害，可采用信息加密技术或者应用加密软件，保证数据安全完整，避免不法分子进行网络入侵[2]。第三种，重视病毒查杀。电算化会计档案数据拷贝或者数据下载过程中都很容易受到电脑病毒入侵，为了避免病毒对电算化会计档案影响，就要重视病毒查杀。购买金山毒霸、360病毒、腾讯管家等软件，定期进行病毒查杀，保证档案数据的安全可靠。

4 结语

要挖掘电算化会计档案利用服务价值，就要充分认识电算化会计档案发展方向，明确电算化会计档案所存在的服务机制不完善、数据安全等问题，不谈人才缺失、制度不全等，是因为服务机制是电算化会计档案利用的前提，数据安全是电算化会计档案存在的现实条件，所以重视两者方面，才能保证电算化会计档案利用服务价值。

参考文献

[1]钟洪磊.会计电算化背景下做好会计档案管理工作的分析[J].知识经济，2018，479（21）：105-106.

[2]付玉霞.电算化会计档案利用探究[J].人力资源管理，2017（6）：337-338.

作者简介

叶芳（1973-），女，汉，江西省九江市人，本科，馆员，浔阳区财政局。