新时期高职院校档案管理工作探索

赵丽菊

摘 要：档案管理工作是高职院校的基本性工作，是促进高职院校发展极为重要的力量，更是新时期的高职院校的改革和发展的关键所在。高职院校要充分认识新时期档案工作的特点和重要作用，深化改革，强化管理措施，促进高职院校档案管理工作的健康并持续地发展。

关键词：新时期;高职院校;档案管理

高职院校档案管理工作是一项非常重要的工作，教育经验得以总结，教学规律得以认识，学校历史得以延续，教育事业得以发展，学校各个历史阶段取得的成就，都脱离不了档案的佐证。高职院校档案管理工作是提高管理水平、管理效率和工作质量的重要条件，也是维护高职院校历史发展真切面貌的一项不可缺少的工作。

1 高职院校档案管理的作用

1.1 为高职院校发展起参谋作用

档案管理工作是高职院校管理工作的重要组成，是科学管理的基本。高职院校档案室保存的各类档案，如行政、党群、教学、学生、会计、科研、人事等档案，这些档案是学校制定发展规划、总结经验、调查研究、年度计划和科学决策的真实可靠的依据，同时提高工作效率，发挥着参谋作用。

1.2 为高职院校评估提供有力证明

从整个高职院校评估的过程来看，不论是整理资料、撰写自评报告，还是评估小组的检查评定，也都必须要以真实可靠、完整系统的档案材料作为坚固的基础。档案材料为学校顺利通过评估提供强有力的支撑和佐证，是一项不可小觑的重要内容，在一定程度上直接影响了评估的结果。

1.3 为高职院校教学管理提供依据

高职院校的教学管理、教学研究等工作必不可少的需要参考教学档案，教学档案为制定学科、专业发展规划、教学计划和各项管理制度提供内容充实、真实可信的依据，使教学管理部门掌握全面、系统、完整的材料，从而进行再分析，大大减少了时间损耗和提高了工作效益。

1.4 为高职院校教学科研工作提供参考

教学和科研档案中记录着教学研究、教学改革、教学管理和科学研究形成的规划、计划、调查报告、方案、科研成果等各种重要材料。这些档案是高职院校在教学管理和科学研究工作中的重要参考，对学校提高教学的质量、改善教学管理、加强科研开发、促进科学研究等方面都有着尤其重要的作用。

2 高职院校档案管理工作现状

2.1 对档案管理工作重视度不够

很多高职院校，特别是新兴的高职院校更偏向于重视学校的教育教学管理、科研工作，忽略了高校的档案管理工作的重要性，忽略了高校档案管理工作对学校管理带来的作用。长期以来，档案管理工作被放置到“末位”上，对档案管理工作重視不够是高职院校的普遍现状。

2.2 档案管理制度不够完善，责任体系不够健全

一些高职院校的档案管理制度不够完善，导致档案材料随意存放，造成丢失。责任体系不够健全，各部门的责任落实不到位，部门负责人重视度不够，不能发挥有效的监督指导协调作用。部门分工不够明确，以为收集整理档案是兼职档案员的事，其他人无需参与，兼职档案员兼职过多无暇兼顾档案工作，导致无法正常开展工作。

2.3 档案管理员综合素质不高、业务水平低

很多高职院校安排一些不是档案专业毕业、没有档案管理经验、不宜教学的老师或者行政人员担任档案管理员。而且学校一般更注重教师的培养，对档案管理员很少开展专业培训。这些临时安排的档案管理员对档案管理知识知之甚少，没有经过正规的档案管理系统学习或培训，业务不熟练，管理方式老化，对先进管理方式的学习能力偏低，对档案管理工作热爱程度不够，严重制约了高职院校档案管理工作的发展。

2.4 档案管理设施设备和管理方式落后

一些高职院校的档案室、档案库房没有按照国家要求配备相应的设施设备，档案保存环境简陋，档案库房的防火、防潮、防霉、防盗、防虫等保护措施不齐全，导致档案存放时间久后出现记录模糊、档案丢失、档案错乱等现象，存在着重大的安全隐患，严重影响了档案管理工作的开展。

3 新时期高职院校档案管理工作的构想

3.1 争取领导重视档案管理工作

作为档案管理员，想要做好档案工作，首先就要争取得到领导对档案工作的重视与支持，提升档案工作的地位与作用。档案管理员应该先把自己的档案业务学好，把根本工作落实好，尽最大的努力把档案材料收集与整理好，把档案管理与使用好，做到“四会、三满意”。“四会”即，会指导兼职档案管理员收集和整理档案;会指导学校各部门整理并归档;会根据制度管理档案;会使用各种档案检索工具快速有效地查找档案。“三满意”即，让领导满意;让利用者满意;让上级业务指导人员满意。平时也要做到多请示勤沟通，提升服务质量水平，提高档案的管理意识，用真真切切的工作成绩取得领导与大家的认可，才能得到信任和支持，为档案管理工作顺利开展打下坚实的人力、物力、财力基础。

3.2 完善档案管理制度，健全组织，主动适应新时期

做好高职院校的档案管理工作，需要有超前的意识、长远的规划和有效的实际行动。首先，高职院校要根据自身实际，结合国家对学校档案工作的要求，制定尽可能完善的管理制度。其次，建立健全的符合本校实际情况的档案管理体制，形成档案管理工作网。成立档案工作领导小组，建立档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，并将档案工作领导责任制贯穿学校发展建设全过程。形成以学校发展建设为管理核心，各级领导层层把关的管理体制。该体制是由分管领导进行整体控管，档案室负责人具体负责指导，档案管理员负责落实工作，各部门负责人负责监控、指导、合理安排本部门的档案管理工作。

3.3 提高档案管理员素质，增强自信心

随着高职院校的发展需要，档案员的专业技能要求也越来越严格，水平要求越来越高。为增强档案管理员的档案意识和提高档案业务素质，应采取多种方式，加强档案知识培训学习。一是定期培训。高职院校要结合国家对高职院校档案管理的具体要求，对档案员进行定期与不定期的专业培训，增加档案员对档案管理工作的熟练程度，提高档案员的业务水平。二是走出去学。首先是积极参加档案业务部门开展的档案管理培训活动;其次是增加高职院校之间的档案管理工作交流学习机会，多组织专、兼职档案管理员到其他高校参观学习，吸取成功经验，与时俱进为学校的档案管理工作开创新思路、新方法。三是请进来教。邀请档案业务部门领导、专家上门指导，提高学校档案管理质量，提高档案管理员的专业素质。四是适当激励。针对专、兼职档案员的工作表现，制定一系列的激励措施。比如对作出创新贡献的、工作能力突出的档案员给予相应的奖励。奖励可以采取精神或物质的方式，尽量利用提拔晋升、分发奖金、精神激励等具体方法，也可以是评审职称或岗位竞聘时能加分的奖励。

3.4 加强软件硬件建设，实现数字化创新管理

首先，档案管理员要争取领导重视，使档案管理工作得到必要的财力、人力和物力的保障，给档案管理工作提供坚实的后盾。其次，档案管理员要充分熟悉档案管理的规范，根据规范配备所有档案管理工作所需的软件和硬件。如档案管理系统、档案柜、扫描仪、灭火器、报警器、温湿度记录仪、防磁柜、消毒机、抽湿机、空调等，为档案的保管奠定良好的物质基础。为档案管理工作现代化、规范化、信息化管理提供良好的平台。

综上，新时期下，高职院校要谋求长远的发展，必先提升档案管理意识，加强档案管理体制建设，从而协调解决档案管理工作发展的不充分问题，逐步改变档案室资源不平衡问题，化解档案管理工作发展不完善问题。构建高职院校更安全、开放、精准、高效的档案资源管理工作新体系，让高职院校的发展之路走得更辉煌。