浅析档案管理归档整理操作方法和技巧

欧小贝

摘 要：随着我国社会经济的进步和人才市场的发展，人力资源管理工作越来越受到重视。而档案管理作为人力资源管理的重要组成部分，对人力资源管理水平影响很大。在档案管理中，如何提升档案归档整理效率，掌握科学的操作方法和技巧是档案管理人员的职责和追求，本文就此问题进行分析阐述，期望能够对档案管理工作人员有所帮助。

关键词：档案管理;归档整理;流程;方法

1 现阶段档案文件的管理特征

1.1 档案载体的变更

随着信息技术的不断进步，档案载体在不断地改变，主要表现为传统纸质档案的电子化。随着这种变化而改变的就是档案管理方式的改变，依赖于信息技术的档案管理工作，因档案来源、结构、属性等的变化，在管理方式上必然有着极大的不同。在电子档案管理需求下，构建适应原生电子文件整理的归档整理系统十分重要。

1.2 档案文档归档管理的原则

目前传统档案管理与归档较为简单，多是以纸质档案与其数字副本作为管理对象，在归档过程中只需按照流程操作归档即可，其中数字副本的管理也相对简单，一般数字副本都会与纸质档案挂接在同一目录下，属同质管理，操作时打开文件浏览直接利用。大多纸质档案的数字副本应用环境简明，功能要求不高。而涉及电子档案归档整理的多为原生性电子文件，而对此则应遵循科学的归档流程和方法，一般需要经过档案资料采集、档案文件的分类、档案资料的格式转换、档案资料整理归档判断、检索等几个环节。

2 档案资料的收集和归档流程策略

2.1 电子档案的重要性鉴别

对于原生性电子档案的归档整理，首先要进行档案文件的价值鉴别。当档案文件录入OA系统，系统会根据預置文件材料的归档范围和保管期限，对所输入的文件资料进行自动鉴别，判断该文件资料是否应该保存以及保存的期限。对于具备保存价值的文件，系统会按照相关要求采集电子文件的元数据，为电子文件的后续流转形成和规范归档做好准备。对于不具备归档价值的档案文件，系统则不需要获取元数据，仅对文件进行处理即可。在对OA系统中预置文件归档范围和保存期限设置时，应尽量详细描述内容，避免出现“重要的、一般的”等模糊性词语，避免因档案价值鉴定不准而导致档案归档不全。

2.2 档案文件预归档

电子档案资料的预归档是在档案正式归档前，为避免档案被修改或删除而进行的逻辑归档操作，一般包括档案分类、格式转换和预归档3个环节。在具体的操作过程中，应注意以下问题，以保证档案归档效率。

1）分类。在OA系统进行电子档案的价值鉴定后，还需在系统中对电子档案的分类进行人工确认和相关操作。而在此阶段也许进行电子档案的预置分类，一般按照国家档案局相关规定，对归档范围、保管期限和分类方法三个方面进行设置。

2）格式转化。电子档案的保存过程中内容是不可以更改的，所有，档案资料的保存在预归档阶段应进行格式的转换，使其符合长期保存的条件。而格式的转化最好在系统内自动完成，必要时可进行人工手动操作，但值得注意的是，无论是系统自动完成还是人工操作转换，都必须保证在系统内部实现，避免“体外循环”。

3）预归档。电子档案的预归档是指对已经鉴定和分类完成的应归档的档案进行内容和元数据准确性的检测，主要检验其齐全性和规范性，对于检验无误的文件进行固化修改和删除工作，并将电子文件流转为“准”归档状态。对于检查不合格的电子文件，根据OA系统提示进行信息的补充或修改。在进行预归档操作中，可以将不同保存位置的文件集中处理，从而提高归档效率，降低管理难度。

2.3 档案资料的系统整理归档

电子档案的系统归档一般包括收集、分类、编号、补充著录、封装、检测和归档几个步骤。

1）收集。电子档案的收集是对OA系统中预归档电子文件进行转移，将其转移至电子档案管理系统中。档案管理部门可根据系统实际建设情况，将预归档档案拉进电子档案管理系统中。系统间的接口可采用数据管道、中间库或Web Service等方式完成。在电子文件收集过程中，电子文件的管理权限应由OA系统转变为电子档案管理系统。在档案转移前，）OA系统应进行档案文件的电子签名，转以后档案管理系统应对其验证并记录结果。

2）分类。在电子档案管理系统接收档案后，应对所接收档案分类处理。一方面，人工检查OA系统中的自动分类是否正确，另一方面，人工与系统自动相结合的方式检查手工录入的电子档案和其他系统批量导入的电子档案是否存在错误。

3）编号。该过程需要将系统收集、分类后的电子档案按照预定的序列赋予档号。

4）补充著录。在电子档案编号完成后，需对档案在OA系统中不具备的属于电子档案管理系统范畴内的内容补充完整，如主题词、分类号、管理权限等信息，同时对OA系统携带的元数据进行格式检查，对不符合电子档案管理系统的部分进行著录完善。为保证工作规范性和减少人为操作误差，大部分著录部分可由系统自动完成，对于其中较难的复杂内容，需人工辅助完成。

5）封装、检测。电子档案文件的封装类似于纸质档案的装盒与排架，主要是对归档整理和著录后的电子档案进行固化处理。电子档案的封装并不是必须的流程，可根据单位自身需要，如需进行电子档案的系统迁移则可实施封装操作。封装时，可将原文打包，使用双层PDF利用卷封装。电子档案的检测对于电子档案的真实性、可靠性和完整性影响关键，对之前各个操作环节的安全和规范性具有保障作用。如在检测中发现有问题的档案，应对相应环节进行返修。

6）归档保存。在完成上述一系列的操作后，档案所有内容和元数据均已整理完毕。此时，档案整理人员应根据档案管理人员的要求进行档案的储存和保管，并将电子档案操作权限转移至档案管理人员，电子档案将由管理人员进行日常监督和维护。至此，电子档案的归档保存和移交工作已经顺利完成，电子档案的元数据应处于固化状态成为标准化的电子档案。

3 结语

综上所述，档案归档整理是档案管理工作的基础保障，我单位和档案管理部门要认识到档案整理对于档案管理工作的重要影响，并不断的改进和优化档案整理方法，保证档案归档整理过程的科学性和高质量、高效性，使其充分发挥档案管理的价值，促进单位的健康运转。

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