文书档案自动化管理系统工作流程及其环节

孙佳鑫

摘 要：科技创新发展下文书档案自动化管理系统的应用也日益成熟，文章主要对当前文书档案管理中办公自动化应用优势进行分析，并探讨自动化管理系统工作流程与环节策略。

关键词：文书档案;自动化;管理系统;档案工作

自从办公自动化后，文书档案管理也颇受益，不仅提高了文书档案管理的效率和管理质量，达到了档案文件与文字信息间的交流，大家可以共享文件，也提高了文件传输的安全性、速度性，但与此同时，也有它另一面的弊端——在一定程度上文件没有了保密性。

1 办公自动化系统与档案管理系统结合的重要性

办公自动化系统是电子文件的主要来源，然而电子文件本身具有系统依赖性、数据背景不完整、易更改以及多样性等特征，导致电子文件档案本身的属性不够规范。从实际情况来看，办公自动化系统与档案管理系统分属于两个不同的部门进行管理，相互独立、互不兼容。电子文件本身形成管理当中的安全性、真实性、完整性以及原始性均无法达到档案管理的相关要求，导致数据的全面融合面临诸多困境。档案管理系统主要是以网络化应用为主，针对各种档案信息资料实施网络化、电子化处理，可以针对电子文件产生的进程实施规范、科学的记录与储存，从而有效保障电子文件的完整性、真实性。办公自动化系统与档案管理系统进行结合，能够将两者优势充分发挥出来，并实现无缝对接，有效提升档案管理工作的服务职能。内部各部门之间能够通过相同系统进行高效的交流沟通，无论是对档案的收集、整理还是各项工作的开展都具有重要的促进作用，并最终实现统一化、一体化的目标[1]。

2 文书档案自动化管理系统工作流程及其环节

2.1 高效化的文件归档流程

办公自动化是借助单位内部网络和现代科学技术的优势，基于行政管理流程，按照实际需要实现高效的协同办公的工作模式。办公自动化的核心是公文流转审批程序。简洁高效的公文流程设置是实现规范化管理的前提，程序将反映必要处理过程中的环节，避免不必要的干扰和人工的随意性，节省时间。传统的文档存档过程非常繁琐复杂，需要很长时间。在办公自动化条件下，可以通过计算机实现文件流通，审核确认和签名印章，并对过程进行监督和管理。加入文件在流转中出现问题，发起者可以通过检查过程记录，快速检查出现问题的步骤。办公自动化系统提高了文档归档的效率，减少文档流转中积压、延迟和丢失的问题，有效规避纸质文档归档处理过程存在的诸多问题。

2.2 办公自动化与档案管理系统对接优化

对档案管理机构来说，应当综合参考档案管理工作实际需求，同时充分结合办公自動化系统需求全面介入规划工作中来。严格按照“前端控制”“全程管理”的基本原则，使得办公自动化系统当中，文件从起草、首发、办结到电子文件设计的组卷、著录、归档、查档等各个环节均能够根据档案管理工作需求进行记录，且需要全面处于档案管理系统的监管。与此同时，为保障结合之后的系统安全性，应针对系统采用权限制的方式，即分别给予档案管理部门、其余涉及办公自动化部门给予对应的权限，各个账号仅赋予其对应的权利，如档案管理相关的权限，只有档案管理部门才拥有修改的权利，其余部门只拥有对应的检索、利用等权利，从而有效保障各个文件的安全性、规范性。

2.3 规划方向，统一管理

单位的领导或者文书管理人员应当针对文书档案办公自动化应用进行充分的讨论，在讨论中应当立足于单位的性质以及自身现实情况，为文书档案办公自动化的方向进行规划，决定单位中关于办公自动化的发展方向以及模式，从而使文书档案管理人员依据规划的方向进行日常文书档案的管理，并且在制定了规划方向之后便于单位进行统一管理，这样可以提高文书档案管理的效率，从而使单位更好的履行其职责[2]。

2.4 注意内外网布局

在单位尤其要注意内外网的隔离，这也是保证网络安全的有效措施。内网是利用单位的路由器把被屏蔽的服务和IP地址都过滤掉，然后去选择放入一些自己拟定好的IP地址，进入后进行文档办公自动化网络。外网是利用防火墙进行有效的隔离防护。网络中的防火墙都具备认证机制，它所具有的功能有以下几种：对经过防火墙的活动和信息内容进行记录和保存;截堵一切所禁止的业务;对网络攻击进行相关的检测和警示;对进、出网络的一些访问进行一定的管理。用这样的方法，增强了文档的保密性，也提高了档案管理的时效性。

2.5 文书档案管理人员的整体素质提升

第一，改变原有传统办公自动化硬件设施，良好的硬件设施是保证办公自动化有效实施的前提条件，对于一些先进的高尖型硬件，要对其加大投入的力度，与此同时，管理人员要对设备的操作与性能进行熟练的掌握。第二，管理人员要定期进行相关知识的培训，鼓励管理人员进行自主学习，对于积极向上的管理人员进行奖励，从而激发管理人员对于学习新技能和新知识的热情，从而达到提高管理人员素质水平的目的。第三，加强地区间的沟通与合作关系，定期与相关单位联合举办档案管理交流会，取其精华，采纳成功经验，从而使档案管理工作更加完善[3]。

2.6 企业文档文件的信息利用

企业文档文件的保管是为用户提供有效的使用价值。企业文化档案管理设计公司的科研成果，人事管理，财务管理等内容，具有非常宝贵的价值。因此，在文档文件的管理中，有必要根据用户的特定需求丰富文档文件的资源和服务形式。并通过现代信息查询等方式提供电子邮件，为用户提供方便的搜索渠道。并利用每个地区的网络为用户提供信息下载机会，并跟踪已下载数据的用户的服务，并在全国范围内推广企业文档。

2.7 发挥资源共享的整体优势，建立健全信息化的单位档案管理制度

单位应当结合有关实际情况，建立健全档案信息化建设制度，促进单位档案管理工作效率的提升。在文书档案办公自动化的建设过程中需要发挥资源共享的整体优势，将资源共享的价值在体制建设中逐步挖掘出来，制定统一的标准规范，建立健全自动化的档案管理制度。

3 结语

总之，结合新时代信息的发展和变化，文档文件的管理应该为工作提供新的形式和新的手段。在改革决策、基础设施、工作流程等方面进行全方位的工作优化，在利用现代科学技术升级档案信息的同时，推动文书档案的自动化、智能化发展。

参考文献

[1]莫莉莉.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江史志，2015，29（11）：108.

[2]李娜.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].科技资讯，2014，12（14）：138.

[3]褚海燕，贾树行.办公自动化在文书档案管理中的应用浅析[J].商业经济，2013，26（15）：35-36.