办公自动化环境下医院档案管理探讨

祝坤

摘 要：本文以办公自动化环境下醫院管理的必要性、可行性为探讨目的，以该工作在办公自动化环境下所具备的特点以及所存在的问题为分析内容进行方法概述。其结果是为了应用办公自动化系统对医院档案管理进行优化，能够保证医院为病人提供满足其需求的各项服务，促使医院得到良好发展。

关键词：办公自动化环境;医院档案管理;问题分析

1 在办公自动化环境下医院档案管理所具备的特点

1.1 工作效率提高

根据医院的功能，可以将医院的档案分为以下几类，科研、病历、人事、会计、设备、声像和文书等，可以说涉及到了医院的方方面面，才能够保证医院的正常运行以及发展。办公室应用自动化系统对医院各部门的职能、人员、业务流程进行充足了解，而传统的人工操作，过程因人员不足，所被限制的各项工作内容效率都被提高了。办公自动化环境下的档案管理工作更为合理、轻松，效率也得以提高。

1.2 是一项挑战

办公室自动化环境下的档案管理是以计算机以及网络为基础的，多种的现代化设备和多样的档案存档方式，对原本工作在档案室的工作人员提出了新的要求，不仅仅要对缘分的业务进行熟悉，还需要对，网络技术以及计算机技术进行学习。因此，只有掌握网络技术以及计算机技术的档案专业人才才能够完成医院的档案管理工作。

1.3 建立档案管理的标准

自动化管理是管理具有某些标准的内容或工作，因此档案管理的工作必须制定适当的标准以便实现自动化管理。办公自动化是影响庞大的工程，其具备巨大的信息量，所以必须拥有统一的科学依据，对其进行管理，所以医院在进行档案管理升级工作时，必须要制定一定的标准，从而适应办公自动化的需求。

1.4 多样化的存储方式

办公自动化环境下，医院的档案存储方式由原本的单一纸质，发展为文本图像，声音，等多种的食物载体，这样，不仅减少了存储档案的空间，扩大了存储的内容以及范围，也能够延长档案保存的寿命，以及保证档案保存的完整性。同时信息化的存储能够方便日后的查找工作。

1.5 信息共享

传统的档案管理是根据各个科室或是部门进行管理，因此档案的完整性以及可被利用的价值不容易被实现。以计算机技术为基础的办公自动化的档案管理工作，可以保证档案的完整性、规范性以及其科学性，从而提高档案的利用价值、保证档案工作的效率，从而能够保证档案的查找效率。同时办公自动化系统，对于文档进行了归类以及权限的设置，从而确保了信息的保密性。

2 在实现办公自动化之后医院档案管理所存在的各项问题

以上所说的办公自动化实现后医院档案管理的各项特点，而在此特点之上医院档案管理在实现办公自动化后，还存在以下的各项问题。一是因互联网上存在的各项盗密技术，所存储文件的保密性已成为医院关注的关键点。二是由于档案存储的多种方式，以及以只是档案所存储的原则不同，档案管理人员不能够适应这一管理原则及方式，所导致出现的各项问题的存在。三是以办公自动化为背景下的医院档案管理还没有建立适当的标准，因此由于档案管理缺乏标准，档案在存档以后，也会出现多种多样的问题。四是就目前的办公自动化系统来看，办公自动化系统的水平低，软件数量少，模拟手工作业，已经增加了管理的负担，等等各项问题的存在，已经严重影响了自动化系统的水平。

3 办公自动化实行后医院档案管理的各项对策

3.1 网络安全信息化建设加强

网络安全的目的是保护网络系统中的各个成分不遭受破坏，或是更改、泄露，从而保证系统的正常运行，提供安全的网络服务。网络安全可以通过加强防火墙对所储存的数据进行加密等技术实现网络安全的加强工作。医院档案里所储存的病例信息已经关系到患者的治疗，是否康复等各项问题，也关系到医患双方的利益是否得以保护，因此医院在对办公自动化实行之前要对医院的内部网络实施相应的措施，从而保证所储存的数据的安全。

3.2 培养档案管理人才

人民生活质量不断的提高，也就导致了医疗卫生事业不断的发展。一个新的领域的出现，将会引领多个领域的发展。如今医院档案的数量不断的增多，信息也在不断的丰富，其形式也在向多样化的方向发展，在此时对档案管理人员的综合素质提出了要求。因而对专业人才的培养尤为重要。对其培训档案管理、信息管理的专业知识技能以及计算机信息技术等方面是尤为重要的，并且对于档案管理工作人员进行相应的考核，激发工作人员的工作积极性也是非常关键的一点。

3.3 制定档案管理的标准

医院档案管理，不仅仅是对医院档案的收集工作，并且还要为日后查找工作的便利性进行计划。因而医院在制定档案标准的过程当中，必须保证其科学性。可以建立起完善的信息库，方便档案管理工作者进行日后的查找，这样不仅能够保障数据的真实性和可靠性，还能极大的减轻工作压力，提高工作效率。还需要符合国家颁布的有关档案类的各项标准、规定。并且在档案整理的过程当中需要对具有是利用价值的档案进行标记。医院的档案管理制度需要定期的完善，而档案工作人员在工作的岗位上必须实现其责任，确保档案工作的顺利完成。

4 结束语

医院档案管理记录的内容对于治疗技术的进步以及研究是有重要的参考价值的。虽然说办公自动化能够代替繁琐的人力工作，但是由于办公自动化是高科技产物，应用于医院档案管理工作，将会以原有的工作进行冲突，而此时则需要一定的解决措施，才能够满足医院对自动化管理的各项需求。

参考文献

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[2]戚蕉妹.应用PDCA原理提高出生医学证明档案管理质量和服务效率——以东莞市常平医院出生医学证明档案管理为例[J].档案，2019（06）.