提高劳动保障事务所档案管理水平的对策初探

胡娟

摘 要：在现代经济快速发展的背景下，劳动保障工作任务越来越复杂，涉及的内容也越来越多，尤其是在经济全球化的今天，劳动保障工作在实际开展期间面临许多任务，这使得该项工作内容与民生、民意、民情等各项内容都有着直接联系。在劳动保障工作开展期间，会产生大量的档案信息源，相应的工作人员，要从实际情况出发，提高对这些档案信息的认识，做好相应的工作，从而使档案信息资源的价值和作用能够得到合理发挥。

关键词：劳动保障;事务所;档案管理;管理措施

劳动保障事务所是我国家推进再就业，推动劳动保证社会化管理工作开展而建设的劳动保障平台。事务所中各项工作的开展会形成各种不同类型的档案，其不仅可以记录事务所在实际发展过程中的具体轨迹，而且能够为后续各项工作内容的开展提供相应的依据，这也是劳动事务所各项工作开展过程，文化能够得以沉淀的一项关键途径，无论是对于事务所本身的发展，还是整个社会的进步都能够起到一定促进作用，可见，事务所档案管理工作具有不可代替的作用，因此从实际情况出发，做好该项内容的分析是必要的。

1 劳动事务所档案管理现状分析

从目前我国劳动保证事务所档案管理情况来看，实际工作开展过程中，存在的问题主要体现在以下几个方面：

1）部分单位的社会保障档案管理工作内容在实际开展过程中存在制度不规范、责任不清等各种影响档案管理工作的问题，参保人员的各项档案内容都会被随意的分散管理，这不仅加大了档案管理工作开展的难度，而且也加大了档案管理成本，对于档案管理工作的正常开始来说会产生不良影响[1]。此外，受劳动保障事务所历史遗留问题影响，具体工作开展期间还会存在交叉重叠、部门职责不清等各项问题，这都使档案管理工作变得更加复杂，情况严重时，还会导致档案发生丢失，这对于具体工作的开展都会造成严重影响[2]。

2）部门档案在对档案管理工作开展中，受资金、技术、人员等各项因素影响，仍然采用传统的人工方式进行管理，对于各项资料内容的记录、传递、保存等各项工作内容的开展，仍然采取传统方案，虽然初步实现了数字化，但是，从整体情况来看，并未完全实现人、机、软件三者的合理结合，因此，在具体工作开展期间，经常会出现“人闲机空”情况，这将会造成工作开展效率偏低，会对档案管理工作内容的开展造成不良影响。

3）进行档案管理人员配备时，重视程度不足，过于随意，这一情况的存在会导致工作人员对于档案管理工作内容的认识过于片面化，会错误的认为档案管理工作内容就是保证各项资料内容不会丢失，只是对各项资料内容进行保管，对于工作的认识不够深刻，对于如何对档案资料进行合理应用，以及提供更好的服务方面并没有任何建树，这对于档案管理工作的开展会造成不良影响[3]。

2 提高劳动保障事务所档案管理水平的合理措施

2.1 提高工作人员档案管理意识

劳动保障事务所中的档案管理工作内容十分复杂，涉及内容多，具体工作开展期间经常會出现首尾顾应不暇的情况，因此，很难保障各项资料内容的完整性，这也会对档案管理工作内容的顺利开展造成不良影响。强化档案规范化管理工作不能仅依靠档案管理人员，该项工作在实际开展期间，需要劳动保障事务所中所有工作人员共同努力，对具体工作开展工作中的经验进行总结分析，对各项资料、措施内容进行综合利用。加强对相关法律法规内容的宣传，通过合理的宣传，使所有人员的档案意识都可以得到提升，最终将管理工作责任都落实到每个员工身上，进而保证各项工作都能够找到相应的责任人，避免问题出现时，发生相互推卸责任的情况。

2.2 构建完善的事务所档案管理制度

劳动保证事务所在实际工作开展期间，应充分结合档案管理工作的具体情况，制定一系列的规章制度，从而确保各项档案管理工作内容在实际开展期间，可以做到有章可循，确保各项管理工作的高效性和合理性。合理应用先进的管理考核措施，不断完善管理制度条例，对过去管理工作开展的各项经验内容进行总结分析，对于劳动事务所档案管理工作期间遇到的各项问题，采用正确的方式，完成相应的处理工作，确保档案管理的顺利进行，提高管理水平[4]。

2.3 加强对工作人员的培训力度

提高对事务所档案管理工作人员的培训，使档案管理人员的专业能力、道德素养都能够得到提高，在工作人员中对先进的档案管理知识内容进行普及，使工作人员能够掌握更多的知识内容，从而更好的开展各项工作。从实际情况出发，加强对档案管理人员的培训力度，从而使每一个工作人员都能够熟练掌握档案法律知识，以及相应的业务知识，进而使工作人员的档案管理和知识水平都能够得到进一步提升，提高档案管理工作效率，保证档案管理工作的顺利进行。

此外，档案管理人员应当不断学习，在工作期间要对工作经验进行总结，不断积累，建立一个长远的发展目标，从而能够全面掌握操作各项设备的知识内容，确保操作的合理性，进而使事务所档案管理水平能够得到进一步提升，确保各项管理的顺利进行，进而为人们提供更加高质量的服务。

2.4 合理采取数字化管理

劳动保证工作涉及到失业、就业、医疗等多项工作内容，因此，需要该项工作在具体开展期间需要投入大量的财力、物力、人力等，由此可见，针对档案管理工作来说，为了确保管理工作的顺利进行，实施快捷、方便的数字化管理已经迫在眉睫[5]。过去一段时间，劳动保证工作资料全都采取手工的方式进行抄写，而随着技术的不断发展，大量先进的技术都被应用到了资料管理中，通过对先进的软件的应用，可以完成相应的起草、修改、检查、删减、登记、汇集等多项工作。使档案的形成、转换等各个环节都能够有效的衔接起来，从而方便管理、检查等各项工作内容的开展，减少非必要环节，适当缩短流程时间，使档案管理工作效率能够得到进一步提升。

2.5 做好档案保密工作

档案保密工作是档案管理工作人员在具体作业期间要遵守的职业道德，做好该项工作内容是必要的。劳动保证工作涉及到大量的个人信息，因此无论在何种场合，档案管理人员都不得泄漏档案信息，避免档案信息被不法人员利用，从而造成严重的不良影响。

3 结束语

劳动事务所档案管理工作开展是一项复杂工作，要想做好该项工作，一方面劳动事务中的管理部门要从制度上给予一定制度，部门和工作人员要共同努力，另一方面档案管理人员要做好自身的工作，确保档案管理规范化，促进整个行业健康发展。

参考文献

[1]成玉洁.探讨新形势下人力资源和社会保障局档案管理工作[J].财经界（学术版），2018（12）：128-129.

[2]吴兴仙.构筑“五大平台”助推就业创业——江西省赣州南康区蓉江街道劳动保障事务所推进就业创业纪实[J].中国就业，2014（12）：42-43.

[3]玄淑云.新形势下人力资源和社会保障局的档案管理工作探讨[J].中国集体经济，2017（16）：29-30.

[4]杨丽敏.新形势下劳动保障档案管理建设的新思路探析[J].办公室业务，2017（05）：104.

[5]邱庭文.浅谈龙岩市新罗区乡镇（街道）劳动保障平台建设的现状及建议[J].就业与保障，2015（06）：33-34.