浅谈如何做一名合格的档案管理工作者

武桢君

摘 要：近年来，随着机构改革的不断深化，行政事业单位职能越来越重要，职责范围越来越宽泛，档案管理的涉及面也越来越广，尤其是随着科学技术的不断进步，档案工作者如何做好档案管理工作，不断提升自己的业务能力水平，提高自己的档案管理水平，成为档案管理工作最关键的环节。本文作者多年从事档案管理工作，通过总结自己日常管理工作中的点点滴滴，和大家一起探讨一名合格的档案管理工作者应具备的素质。

关键词：档案管理;专业素质

1 时刻注重档案管理专业知识的学习，立足于个人素养的不断提高

档案工作在大多机关工作人员心目中是可有可无的、无足轻重的，没有人能清楚的意识到档案整理工作的重要性，因此在日常工作中，常常容易被人忽略。但其实档案管理工作业务性很强，又具有较高的专业技术水平，同时具有超高管理性以及服务性，它要求档案管理从业人员既要有专业的态度，又要有扎实的业务功底，还要有较强的管理能力和极高的服务意识。在科技飞速发展的今天，日益普及的办公自动化设备，特别是电子计算机在档案领域的广泛应用，档案管理从业人员不能再以原有的知识、经验等来对档案进行管理了。只有不断的更新档案管理工作理念，不断学习现代化档案管理知识和手段，才能不断提升个人素养，提高工作效率和质量。

为了提高自己的工作能力，适应档案管理工作发展的要求，自从事档案工作以来，本人不断给自己充电，多种途径提升自己的业务水平。除积极参加档案部门组织的档案管理继续教育和业务培训外，还比较系列的学习《档案管理实务》《档案法》、计算机操作知识以及档案管理软件的应用等内容。通过自己的不懈努力，目前已经能熟练操作电脑、打印机、复印机、扫描仪等现代化档案管理设备，能熟练应用各种文字处理系统，从而完成对档案资料的存储、目录输入、检索等，提高了档案资料的现代化管理水平以及服务水平。

2 扎根档案管理工作岗位，对档案进行规范化管理

自从事档案管理工作以来，我一直致力于提高档案管理水平，踏踏实实、认真努力的干好这份工作。我接手这项工作时，单位的档案工作一直处于起步阶段，好多工作都还没有开展，所有的文件资料都没有进行系统的整理。经过多年的不懈努力，单位的档案工作终于有了不少起色，档案管理工作日趋规范化。但作为一名专职的档案管理工作者，工作仅仅规范是远远不够的。经过我的努力，逐步建立了档案管理相关规章制度并上墙，使单位的档案资料从材料的形成、收集、整理、立卷、归档、保管、移交等形成了一整套完整的管理办法，使本单位档案归档率达100%。

3 增强服务意识，注重档案效用的发挥

档案资料最重要的用途就是对档案信息的利用。如何发挥档案信息的作用，将档案资料的利用率提到最高，是档案工作的最重要的组成部分，也是档案工作者的首要任务。档案利用者普遍存在“方便、快捷”的需求，作为档案管理人员，要真正了解档案利用者需要什么，真正做到缺什么就做什么，使利用者查阅档案时，迅速的找到他们想要的材料。因此，在档案管理工作中，首先要做好对文书档案的鉴别工作，对各类文件进行分门别类的整理，去除掉多余的没有用的文件。其次，要做好文书档案的电子备份工作，对整理好的卷宗及时扫描，进行电子存档，做好卷宗目录的输入工作，从而达到方便检索的目的，给档案利用者提供最大程度的方便。

4 树立踏实认真的工作观，圆满完成日常管理工作

1）每年年底，对各个部门处理完的文件资料和档案资料，进行认真细致的整理工作，分好类后进行妥善保管，为以后装订档案做好准备。做到了新增文件的及时收管、归档、整理及查阅。按照规范化标准，对每一份整理完毕的卷宗都要做好电子信息备份，做好卷宗目录的输入工作，从而圆满完成了对以往年度的文书档案整理工作，并提高了档案保管质量。

2）档案管理人员应做好与各部门沟通协调工作，做到及时接收資料归档等相关工作，做好数据信息包含电子数据的收集、整理工作，及时存录电子文档。将文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案分门别类整理归档，并且归档文件资料齐全，贴合规范要求。档案入库前，对其真实性、完整性、可用性、时限性和保密程度进行分类鉴定和处理，从而增强了档案的保存价值和使用价值。按照档案管理制度，对档案室进行常态化管理，定期整理打扫档案室，做好档案室环境工作和档案信息的收藏、保护工作。

3）档案管理人员要严格执行档案借阅制度，完善借阅程序，在档案管理方面实行了层级审批制度，查阅相关档案、复印有关材料需要有相关领导的签字，并且只能在档案室进行查阅工作，从而严肃档案管理，确保档案的保密、完整与安全。

4）制定《档案管理员的职责》《档案接收制度》《档案保管制度》《档案管理工作程度》等一系列制度，并上墙公示，确保档案管理工作的规范化以及制度化。

5）定期去档案局以及档案管理先进单位进行档案管理专业知识的培训，学习档案管理基本知识、重要意义和实施办法，学习国内外档案管理的先进经验，学习《档案法》等法律法规，从而提高了自身档案管理工作水平。

综上所述，从事档案管理的工作人员，一定要立足自身实际，不断的加强对档案管理专业知识的学习，不断的提高自身的工作能力，以极大的热情投入到档案管理的工作中来，努力做到干一行、爱一行。通过自已不懈的努力，努力提升自身的业务素质和专业技术工作水平，使之在档案管理工作中发挥的重要的作用。希望每一位档案管理工作人员都能通过持续不断的努力，让自己的业务能力更强，技术水平更精进，为本单位档案工作的发展贡献一份力量。

参考文献

[1]张竹茵.沟通协调在档案管理工作中的作用刍议[J].科学管理，2012（12）.

[2]李俊.浅谈如何做一名合格的档案管理员[J].兰台世界，2014S2期.