事业单位人事档案管理思考

褚岳

摘 要：快速发展的社会，愈加突显出事业单位的重要性。人事档案管理工作是事业单位的一项重要工作，只有把这一工作做好了，方可将事业单位的人力资源管理优势充分发挥出来，促进单位工作效率的提高，推动事业单位改革，但在现阶段的人事档案管理工作中，事业单位还有诸多问题存在，让其发展受到了严重阻碍。为此，本文笔者结合自身工作实践就事业单位人事档案管理存在的问题进行了分析，着重探讨了解决之道，以供参考。

关键词：事业单位;人事档案;观念;素质

就现阶段的实际情况来说，大部分事业单位均在积极进行改革，进而对传统的人事管理体系造成了很大冲击。新时期，对事业单位来说，首先应思考的问题便是如何把人事档案的真实性与有效性提高。目前，事业单位的人事档案管理工作发展非常快，但其中还是存在很多问题，需对解决这些问题的措施加大研究力度，如此方可将现在事业单位人事档案管理水平有效提高[1]。

1 事业单位人事档案管理工作的重要性

人事档案管理是事业单位的一项基础性工作，其可为事业单位更好的开展其它工作提供充分保证。第一，在事业单位各项工作中，作为主体的人发挥着积极作用，对事业单位的整体工作效率起主要影响。第二，将人事档案管理工作做好，可提供重要的决策依据给领导者，有利于更好的实现人岗匹配，并把人力资源优势发挥，制定更加合理的决策[2]。可见，人事档案管理工作至关重要，需引起事业单位相关人员的高度重视。

2 事业单位人事档案管理存在的问题

2.1 重视程度不够高

现阶段，大部分事业单位均未将档案管理工作的重要性认识到，在组织管理工作的过程中也没有高度重视人事档案管理工作。因为和其他工作相比，人事档案管理工作有自身的特殊性，和单位利益未有直接联系，也不易有较好的成绩，因此诸多职工干部对人事档案管理工作并未形成正确的认识，进而导致人事档案管理缺乏秩序性、收集能力不强，缺少有效监督和监察，甚至在部分事业单位中根本没有人过问人事档案管理工，人事档案管理的作用难以得到充分发挥。

2.2 档案管理硬件落后，档案信息化不足

人事档案管理工作具有十分庞大的体系，相关管理部门拥有诸多人事资料，但受限于条件与制度，使之并未有一个独立的办公地点与资料存放库，一些事业单位甚至都没有必要的档案存放文件盒与加湿器等，以致于无法有效保证档案管理工作的质量[3]。除此之外，快速发展的信息化技术，虽然已在档案管理中应用了计算机技术，但也只局限于一些简单的任务，如信息检索、调阅和录入等，没有将其功能充分利用起来，导致档案管理还未实现无纸化办公的目的，缺乏先进的信息化水平。

2.3 管理人员自身素质有待提高

在人事档案建设和管理工作中，人事档案所承担的责任极为重大，但是在实际中，诸多事业单位的档案室管理工作都是由兼职人员负责，这样做便违背了相关要求，即人员一定要细致谨慎、档案管理经验丰富。现阶段，大部分从业人员均未接受过相关的专业培训，并未充分掌握档案工作的流程，工作态度不严谨、服务意识较弱，操作也很生疏，未将此项工作的重要性认识到，让事业单位人事档案管理工作的顺利进行受到严重影响。

3 加强事业单位人事档案管理的具体措施

3.1 更新事业单位人事档案管理观念

首先，创新现有的档案管理理念。事业单位需要充分认识到人事档案管理工作的重要性，了解到加大事业单位人事档案管理工作力度有利于促进个人和单位的发展有着极为重大意义。单位领导密切关注人事档案管理工作，把自身的带头作用充分发挥出来，积极改变企业全体人员的档案管理工作态度，只有确保事业单位人事档案管理观念可以与时俱进，并构建人事档案管理小组，才可以保证人事档案管理的高水平[4]。第二，定期检查、指导与督促人事档案管理工作，加强监督与检查，在进行监督与指导时，把档案管理存在的问题与不足给发现出来，并在第一时间通过有效措施对其予以补救。第三，把人事档案管理达标考核機制建立起来。良好的制度是做好人事档案管理工作的基础条件，通过结合事档案管理质量与管理人员的绩效考核，让人事档案管理发展更加制度化、规范化。

3.2 建立健全人事档案管理制度

以《档案法》的管理要求为基础，各事业单位需要立足于自身的档案工作实际情况，科学开展人事档案管理工作，将人事档案管理制度制定出来，内容主要包括收集、运转、整理、编目、立卷、检索、安全保管等，良好的制度是做好人事档案管理工作的重要保证，只有确保人事档案管理工作制度的规范性，才可以在工作中遵循人事档案管理标准和制度顺利开展相关管理工作，进而逐渐将事业单位人事档案管理的各项规章制度完善，使每一项工作均能够在有章可循的情况下展开，借助科学、完善、灵活的管理制度，逐步完善档案管理的各项工作，档案管理行为得到规范，档案管理水平进一步提高。

3.3 加强硬件设施的投入和使用

在事业单位日常管理过程中，需要保证人事档案管理工作资金的充足性，同时保证经费真正落到实处，大力使用和投入专业档案硬件设施，确保档案存放位置和条件的最优化，使档案的存放空间符合“三室”分离要求，同时增设消防、安全警报等安保设施，以促进档案安全性的提升[5]。除此之外，还需在其中全面融入信息化技术，借助计算机网络技术创新人事档案管理，利用网络将不在保密范围内的档案信息公开，把高效的人才档案信息服务提供给社会，使人事档案信息资源的有效共享成功实现。一方面为利用者提供了方便，也促进了人事档案工作效率与质量的提高，让档案利用效率显著提升，使档案管理向无纸化迈进了一大步。

3.4 提升人事档案管理人员的综合素质

事业单位需要大力增强管理人员的业务能力，利用组织各种培训活动和奖惩考核，促进人事档案管理相关人员的业务能力和业务素质。首先，在开展招聘工作的过程中，既要具备较强的专业和技术能力，同时要对其政治素养提出严格要求，学历必须达到一定的标准。具有端正的共态度;其次，入职后，积极开展相关培训，加深其对工作责任重要性的了解，并安排专门人员负责档案管理工作，贯彻落实薪资待遇，使其对档案工作充满热爱之情，成为一名具有扎实专业技术、较强责任心的复合型人才。

4 结语

综上所述，不断提高的信息化水平，为事业单位档案管理应用水平和网络化的发展提供了有利条件。事业单位的人事档案管理工作需借助开放化、网络化的管理方式同社会的需求相适应，并把自身的综合素质不断提高，将信息化的人事档案管理方式建立起来，促进自身工作效率与质量的提高，更好的服务社会，借以促进事业单位工作质量和效率的提高。、对基层档案管理人员来说，应把时代机遇牢牢把握住，加强创新，加大改革力度，进一步开展事业单位人事档案管理工作。

参考文献

[1]陈炯.新形势下对我国企业人事档案管理的研究[J].江苏航空，2015，7（04）：44-45.

[2]郭婷婷.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].东方企业文化，2015，3（23）：102-103.

[3]王怡然.人事档案管理与事业单位发展的内在联系[J].现代国企研究，2015，9（20）：28-29.

[4]王静.浅谈做好事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2014，（17）：81-82.

[5]颜彬.浅谈加强事业单位人事档案管理工作的新思路[J].黑龙江史志，2015（34609）：139