建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作分析

李玮 陈庆勇 隋玉涛 杨辉 于长海

摘 要：在我国经济飞速发展的同时，建筑工程覆盖的规模也持续扩张，涉及建筑工程档案管理的地位和重要性也开始全面凸显。本文旨在阐明建筑工程档案的特征，该类档案管理工作的重要性和目前遗留的问题基础上，探讨今后做好建筑工程档案管理工作的有效方法，希望借此促进建筑工程事业的蓬勃发展。

关键词：建筑工程;档案管理;重要性;管理方法

档案管理有着较强的政策性、机密性、专业性特征，作为不同层级的管理部门，有必要及时认识到这部分管理工作的重要性。而建筑工程档案，属于在城市规划、建设、管理等方面形成的重点图表、声像等文件材料，作为一座健全的知识宝库，既有助于传承城市人类的文明，又有利于开发城市建设更多的生产力，为社会创造较多的财富。所以说，选择及时做好这部分档案的管理工作，显得更加关键。

1 建筑工程档案的特征

在工程建设期间，会衍生出一系列的文档材料，包含前期批文、施工动态流程记录、竣工验收资料、维护检修报告，还有水电设备安装中必须的文件素材等等。它们集合在一起，能够全方位映射出建筑工程建设的实际状况，对于工程质量鉴定、竣工后期管理维护，以及后续更多新建工程的布置等，都有着极为深刻的指导功效。而建筑工程档案其余更多的特征则表现为：

1）单一独立性。这类特征可以说由建筑物自身的单一性所决定，换句话说，任何一个单项工程的竣工档案，都具备整体性，这也令建筑工程档案显得比较突出和关键。

2）真实性。工程档案能够清晰、完整地映射出工程实体的建设过程，毕竟工程档案建设和施工活动是同步进行的，在工程报批、施工、竣工等方面都存在着原始记录，能够确保和工程实体维持一致，基于此，质量监督部门便能够明确工程质量标准，从而更快速且有效地展开竣工验收活动。

3）实用性。工程档案作为建筑工程原始的记录，当然有着不可小觑的实用价值。如有助于全方位考核工程的建设效率和水平，检验各个结构是否达到设计标准等等。特别是在建筑工程质量终生责任制大力推行的背景下，工程档案已经可以作为永久性的重要原始记录。

2 建筑工程档案管理工作的重要性

1）工程质量控制方面。影响建筑工程施工质量的因素众多，包括人、材料、机械、方法、环境等等。其中人员的培训和持证上岗、材料的检验与出厂合格证提供、机械设备的维修和调度、施工程序和工艺流程的匹配、现场施工环境的拍照和录像等环节，都必然会产生各种各样的资料。只有及时收集好上述相关的材料并建档管理，才能够避免令任何结构出现问题，进而保障整个工程项目的施工质量。

2）现场安全管理方面。针对建筑工程施工现场进行安全管理，实质上就是做好预测、预报、预防等工作，真正做到无事故产生。而在调整施工现场的安全生产模式时，必然会产生较多的安全资料，基于此建档，可以为施工项目部落实安全生產责任制提供书面依据，进一步动态化地掌握项目安全工作进度，最终设计出更加可靠的安全管理方案。由此也可以看出，建筑工程档案管理，对于现场施工安全管理的确有着不可忽视的作用。

3 目前我国建筑工程档案管理工作中遗留的问题

1）不建档现象普遍。建筑工程项目想要高水平地落实，必须要集合建设、施工、监理等多个部门的力量，而只有做好过程档案管理，才能方便它们之间对接。但是有些施工方长期欠缺专业化的档案管理人员，导致重要档案资料不能及时被收集整理，该类不建档行为必然会对建筑工程整体质量带来威胁。除此之外，还存在流于形式的问题，表现为部分施工方未认识到建档的必要性，没有及时给重要的档案材料盖章或是提供详细数据，随意交复印件了事，这种形式主义问题接连发生，根本不利于建筑工程档案管理工作的顺利进行。

2）忽略对档案资料的应用。一些建筑工程档案管理部门，没有及时宣传档案资料应用的作用，一旦说工程出现质量问题，也很少借助档案来挖掘根源，档案资料因此失去了其应有的价值作用。再就是对待相似工程项目，管理者也没有发挥出档案资料应有的借鉴和参考功效。

3）过分注重管理，忽略服务理念。部分管理人员会选择不及时上交档案资料，进行集中管理，盲目地图自己方便快捷。时间久了，也就没有心思严格管理手中的档案，经常发生档案资料不全或是丢失的现象。这不仅仅不利于档案资料功能的发挥，同时更和建筑工程档案整体性的业务要求相背离。最终工程档案也就沦为一堆废纸，无法更好地服务社会。

4 今后科学有效地开展建筑工程档案管理工作的方法

1）推行现场办公机制。即严格要求档案管理人员到现场办公和调查，不准缺席技术例会，在确保及时掌握工程施工进度并提供详细记录之后，有针对性地开展档案管理事宜;当发现任何问题时，必须快速检索有关档案资料，帮助施工人员发现和解决问题。基于此，作为档案管理人员，要积极地对建筑工程业务进行动态化地跟踪指导和服务，清查摸底、分析研究登记在册的工程项目，对特殊事项进行缜密地现场勘察。长期坚持下去，确保全面掌握工程实际情况并和施工人员的思想认识一致，进而制定可靠的档案整编方案、提供有效的档案示范样本，开辟出重点工程服务的路子。

2）加强对档案管理工作的重视程度。建筑工程档案涉及到的因素众多，直接贯穿于施工的整个动态流程，所以说，作为一名优秀的档案管理人员，有必要不断加强对档案管理工作的重视度，努力针对施工活动进行全程跟踪指导和服务。尤其是在项目建设的初始阶段，要严格遵循项目建设与档案衍生的规律，确保及时深入现场，快速且全面地收集有关资料，统筹规划整个项目的档案工作。

3）做好平常的宣传工作。任何阶段，都会出现内容各异的建筑工程档案信息，只有将它们梳理和分析妥当，才能够维持档案资料的完整性和可靠性，不会在实际施工时出现任何偏差和失误。所以，当前紧急的使命，就是竭力联合建筑行业管理部门和档案管理部门，令他们发挥各自的职能作用，来大力宣传建筑工程档案管理工作，令各个单位都自觉加强对工程档案的关注度，严格把好自身档案管理的关口，促使后续施工活动的顺利拓展。

4）改善管理人员的职业技能和道德素养。如今我国经济改革的步伐持续加快，为了灵活适应这类多变局势，令建筑工程档案管理工作的内容和方法变得更加科学有效，就应该加大培训力度，令管理人员的业务技能和道德素质得以同步重塑。如明确项目档案管理各方的职责，令项目法人负责协调、检查、指导本部门施工人员，以及参建各方;监理单位则要在预先给项目法人提交项目监理档案，之后依次审核、签署竣工文件;设计部门应向项目法人提交立卷的设计基础材料和文件。又如在培训中强化档案管理人员的职业道德和服务大局意识，保证及时发现和修正档案管理中的缺陷，从而发挥档案资料对建筑工程施工应有的指导、借鉴作用。

5 结语

综上所述，建筑工程档案管理在工程建设期间发挥着不可小觑的影响作用，除此之外，更有利于推动城市现代化建设进度、创建和谐社会等等。而想要做好这部分管理工作，就要第一时间引起责任主体和有关人员的重视，从而动员各界力量来制定完善有效的管理方案，树立起严格可行的规章制度。久而久之，真正令建筑工程档案管理工作步入良性循环的轨道，保障建筑工程的施工质量，从而赢得更多的社会和经济效益。

参考文献

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