石油化工建设项目档案管理优化策略初探

王春香

摘 要：在现代社会发展进程中，对石油能源的需求量在不断增加。石油化工建设项目在国家经济运行中发挥了不可替代的重要作用。石油化工建设项目整体建设过程中，会产生大量的项目档案资料，对这些档案资料的管理水平直接影响到石油化工建设项目是否能够顺利进行。目前我国石油化工建设项目档案内容和形式，都有了较为明显的发展，从传统的单轨制纸质档案资料，逐渐发展成为纸质档案、电子档案双轨制，以及纸质档案、电子档案、影视档案等多种形式共存，这些档案资料为我国石油化工建设项目的有序发展提供了有力的支持。

关键词：石油化工;建设项目;档案管理;优化策略

石油化工建筑项目档案可以为建设项目的质量监督、技术创新、事故查验等提供依据。石油化工建设项目的档案管理水平，直接影响了我国的石油化工业的发展，是当代社会经济建设中需要给与关注的重要工作内容。为切实有效进行石油化工建设项目档案管理，需要相关管理人员不断进行创新发展，优化管理模式，从而使石油化工建设项目档案管理工作能够更好地为石油化工领域的健康稳定发展服务。

1 石油化工建设项目档案管理特点

1.1 石油化工建设项目档案数量庞大

石油化工建设项目是一项建设周期长、工程施工难度大的综合性项目。石油化工建设项目的全过程往往需要经历项目可行性论证、政府对建设项目的评估、建设单位对项目进行方案设计以及施工、结算等多个重要环节，石油化工建设项目每一个环节都需要相关工作人员进行详细记录和实施[1]。上述实际情况使得建设项目的每一环节都会产生大量的资料和文件，从而导致了现代石油化工建设项目总体档案数量十分庞大。

1.2 石油化工建设项目档案来源复杂

石油化工建设项目往往需要多个单位的共同参与。这些参与单位包括了政府监管机构、石油化工建设单位、工程施工单位、第三方工程项目设计单位、工程质量的监理单位以及相关施工设备的供应商、竣工审计单位、法律服务单位等，这些单位会依据石油化工建设项目的不同阶段进行参与，相应地也会在石油化工建设项目建设过程中产生相应的工作档案，导致了建设项目档案来源非常复杂。

1.3 石油化工建设项目档案收集困难

石油化工建设项目施工周期长、参与单位多、人员流动性强、设备厂家多样化等原因，给建设项目档案的收集工作带来较大的困难。统称的石油化工建设项目是由多个单元、单位工程所组合而成，并由不同性质的多个参与单位共同参建完成。这种情况导致建设项目整体的完工速度存在差异，给建设项目档案管理部门对档案收集时间带来一定困难[2]。另外，很多施工组成部分需要众多单位和人员的协作，容易造成施工档案管理混乱，职责不明等问题，也给建设项目档案收集带来一定阻碍。

1.4 石油化工建设项目档案作用巨大

石油化工建设项目投资巨大，在项目建设的全过程都需要反复地查验、校对以往的档案数据，从而给现有工程建设提供理论和技术的指导。石油化工建设项目档案能够为建设单位有效提高经济效益，降低建设过程中问题的发生率。石油化工建设项目档案还能够为项目的生产运行、设备维护、项目工程技术改造等提供依据[3]。石油化工建设项目涵盖了多个特殊性小项目组合而成，其中包含了碼头、外供电、铁路、公路、电气、油气田、长输管道工程等等，而电力供应、码头靠泊运行、机井管道铺设等，为社会多个领域的发展提供参考依据，在我国社会发展中发挥了巨大的促进作用。

1.5 石油化工建设项目档案专业性较强

石油化工建设项目施工中需要运用大量的专业技术，使得相应的项目档案也具备较强的专业性。在石油化工项目过程中会运用油气勘测技术等多项石油化工领域的专业技术，使建设项目档案管理需要大量具有相应专业技术知识的人员才能够有效进行分类、处理和归档。

2 优化石油化工建设项目档案管理的途径

2.1 完善石油化工建设项目档案组织管理体系

组织建设是规范开展档案工作的保障。为充分发挥业务管理部门与档案管理部门的专业互补，建立组织管理体系，将文档管理分为文控管理和档案管理两部分，二者有机结合，相辅相成。在企业成立之初就确立了统一领导、统一制度、集中管理的档案工作模式和统一领导、统一制度、分级管理的文控工作模式，并指定档案管理和项目文控统筹管理部门，建立以档案部门为核心，各业务部门为网络成员部门，向外延伸至项目参建所有承包商的档案管理工作网络。

2.2 完善石油化工建设项目档案管理制度体系，依法规范业务管理

制度建设是企业档案实现规范化管理的依据所在。泉州石化在国家及行业档案法律、法规、标准规范的总体框架下，利用文档一体化管理理念，结合泉州石化实际不断完善，最终形成了包括泉州石化《档案管理规定》、《文件材料收集归档办法》等9项档案管理制度和《项目文件控制管理规定》等6项文控管理制度的一系列企业管理制度，建立了系统、科学、完整的文档工作体系，确保档案工作有序开展，规范管理。

2.3 完善石油化工建设项目档案过程管控措施，确保档案完整准确

过程管控是档案管理的重要环节，特别是项目档案的管理，过程管控尤为重要。泉州石化在项目建设中不断摸索，逐步形成了一些切实有效的文档管控方法。

2.3.1 建立管理工作机制

为达到规范化管理的目标，建立了前、中、后台互相支持、制约的文件全生命周期管理工作机制。后台档案管理部门适度向中、前台延伸，进行业务指导和专业管理;中台文控管理部门，负责文件的过程管理，确保文件过程利用的安全与文件利用完毕的安全归档;前台各业务部门，在业务工作中积累文件、形成档案。同时文档管理人员深入现场，从工程开工至交工对施工文件的形成、积累、整理、组卷直到归档进行全过程跟踪管理，做到事前指导、事中监督、事后检查。

2.3.2 完善培训、检查、指导机制

从项目开始就建立了较有实效的培训、检查、指导机制，并与上级业务主管部门保持密切联系，了解内外部监管要求。通过“引进来，走出去”的方式，加强项目档案管理培训交流，提升业务水平;为确保归档文件在过程控制中的规范管理，建立了由工程管理部门、项目部、工程质量部门、档案管理部门参加的，按季度对承包商进行过程文档控制的检查机制;借集团公司工程稽查的契机，建立了举一反三的系统核查、规范整改核查机制;为提高归档文件规范整理程度，建立了手把手、面对面、建立样板档案案卷等方式进行全方位指导机制。实践证明，通过培训、检查、指导机制的落实，大大提升了档案的规范化管理水平。

2.3.3 制定前端控制机制

按照文件生命周期理论，档案是由文件转化来的，因此要实现档案管理的规范化必须具备前端控制意识，从文件形成开始就应对其进行规范控制。泉州石化根据部门职责，分解文件材料归档范围并提出归档文件管理要求，同时将文档工作纳入项目合同管理，落实归档责任。在承包合同中，统一加入文控、档案管理要求条款，对交工资料归档提出明确规定。同时，控制合同价款支付，在工程施工结束，支付合同价款85%，工程结算并交齐档案资料后，支付至合同价款95%。通过这一事前控制措施，形成对参建承包商的有效约束，保证了业主事中、事后的及时干预并予以规范。

2.3.4 建立文件“总进总出”机制

对各类文件分类进行“总进总出”控制。设计、采购、施工文件由文控员负责总控，避免多头管理造成文件管理混乱，从源头确保文件的准确与完整。

2.3.5 创新档案验收审查机制

档案工作是一项专业性工作，有其特殊的工作要求和业务规范，为确保进室档案的规范，泉州石化建立了严格的验收审查机制。多部门同时参与档案审查，制定审查方案，确定审查内容，划分审查职责、建立审查流程，并严格执行。同时针对项目参建单位众多且工作内容交错复杂，档案人员根据单项工程划分，按参建单位建立详细文件归档管理台账，对交工文件归档情况，逐项跟踪、核实。

2.3.6 纳入绩效考核机制

绩效考核是实现档案规范管理的一项重要手段，泉州石化将文档管控工作纳入绩效考核。档案管理和文控管理部门制订绩效考核内容与标准，并通过公司批准后按公司绩效考核管理办法，对各网络成员部门文档管理工作进行考核，并将考核结果纳入部门绩效考核。确保文件及时规范归档。

2.4 完善石油化工建设项目档案业务基础工作开展方式

业务管理是档案工作的根本，是规范化管理的基础。为确保档案规范管理，泉州石化从公司成立就制订了文件材料收集归档办法，明确各类文件归档部门和归档要求，明确规定公司各类档案实行“部门立卷制”。确定整编依据，分类方法，按规范要求对档案进行系统整编，建立完善的检索工具。

2.5 完善石油化工建设项目档案电子文件归档模式

泉州石化从成立之初就一直致力于档案信息化建设与企业信息化建设同步发展。明确档案信息化建设总目标，通过建立一个综合档案管理系统，对纸质档案进行数字化管理（主要包括机读目录库的建立和全文数字化的扫描处理），对利用办公软件直接形成的电子文件通过数据中心（接口）实现数据归档的无缝衔接，在确保安全保密的前提下，实现网上录入、归档、检索、查询、借阅档案，最终实现档案管理全过程的自动化，信息数字化和利用网络化。为达到这一目标，我们找出档案信息化建设面临的主要问题，创新电子文件归档模式。

基础数据的建立是档案信息化建设面临的主要问题，这是一项需要耗时费力的工作，平台再好，没有数据支撑也毫无用处。通过实践我们发现，档案信息化基础数据的建立最根本的两条就是档案目录的数字化和档案实体的数字化，这两项完不成，就不能做到利用网络化。针对这两项主要工作，泉州石化提前谋划，确定执行纸质档案和电子档案双套管理规定，对利用办公软件直接形成的电子文件通过接口直接接收电子文件，并与对应纸版同步归档，对纸版文件在制度中明确要求归档部门归档文件时同步提交EXCEL版移交清单，有电子文件的同步移交电子文件，无电子文件的档案部门负责扫描电子文件;在合同中明确要求承包商归档纸版文件时同步归档电子文件，提交EXCEL版移交清单，同时电子文件需采用彩色PDF扫描并经过OCR处理。这一措施的实施，不但避免了重复劳动，提高了工作效率，还为实现档案信息化建设打下了坚实的基础。

3 结束语

随着我国石油化工领域的不断发展，对于石油化工建设项目档案管理水平的重视程度也越来越高。石油化工建设项目档案对我国石油化工行业整体的建设有着积极的推动作用。为提高石油化工领域的建设水平，增强我国社会经济建设效果，需要石油化工建设单位不断完善和优化建设档案管理方式，更好地发挥石油化工建设项目档案的作用。

参考文献

[1]邓瑾，马红霞，徐玲.信息社会石化企业建设项目档案管理的改革与创新分析[J].化工管理，2017（24）：55.

[2]曹莉.浅谈油田企业建设项目档案管理[J].兰台世界，2017（S1）：82-83.

[3]張谦.石油化工领域工程公司总承包项目档案管理信息平台规划浅析[J].陕西档案，2015（01）：36-37.

[4]韩秋莲.石油企业基本建设项目档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界，2015（S1）：69-70.

[5]陈婉霞.石油工程建设项目档案管理初探[J].四川档案，2014（02）：58-59.