档案工作者素质与档案利用效果的关系

陈扬

摘 要：随着社会的发展，我国的档案管理的方法也突飞猛进。档案意识是人们对档案及档案管理工作在社会各个领域实践活动中所处的地位、所起的作用、所具有的性质的一种认识，这种认识的正确与否和强弱程度，直接关系着档案效益的发挥。在档案工作各环节中，档案提供利用占主导地位，它是档案工作的终极目标，是档案自身价值的根本体现，是档案工作赖以存在和发展的基础。档案利用工作的质量和效率，取决于档案工作者的综合素质。档案工作者的档案意识淡薄，专业素质低下，工作思维固化，是导致工作方式陈旧、管理手段落后、服务思维狭隘等一系列弊病的元凶。因此，提高档案工作者业务能力，增强创新服务意识，强化职业认同感，是档案管理科学化水平提升的关键，对其工作效率和工作质量会产生极大的影响，直接影响着档案的现实作用的充分发挥。

关键词：档案工作者素质;档案利用效果;关系

企业档案工作不仅包括收集管理各类档案资源信息载体，防止档案信息的散失，保障档案信息的安全;还包括为科研生产、经营管理提供档案信息的服务和利用。但在企业档案信息资源的服务利用工作中，长期存在忽视档案利用效果分析的情况，影响到档案信息资源的深层开发与利用，一定程度上制约了档案工作的良性发展。与统计利用总量相比，做好利用效果的统计、分析并研究档案资源利用效果的实际效益更为重要。加强档案资源利用效果的分析研究，能够为企业的经营管理、科研生产提供更准确、更优质的服务;同时也是提升档案工作影响力的有效措施。

1 企业档案利用效果分析的重要作用

1.1 有利于了解档案真正的价值和作用

档案资源的价值需要通过提供利用来体现。只有通过档案的利用和开发，才能显现档案资源的真正价值。有些单位和领导对档案工作不够重视和支持，主要原因是档案部门长期处在“封闭”状态，被动服务的模式使档案不出效益、不出成果的观念在一些人心中根深蒂固。有保存价值的档案资源一般都具有利用价值。在实际工作中，资源利用频率与利用价值是成正比的。资源利用频率越高，利用效果越大。利用效果分析中，对于利用频率的统计就体现了这一点。因此，档案资源的价值必须通过档案利用产生的效益得以明确和体现。

1.2 有利于推动档案的保管鉴定工作

众所周知，档案的保管期限定为永久、定期两种。档案到了规定的保管期限，就要组织相关部门进行鉴定，确定对其销毁或延长保管期限。而利用效果是鉴定工作的重要依据，档案利用频率高、效益大，即使保管期限已满，也应该延长保存期限;反之，档案利用率低，利用效益小，即使未到保管期限，也应适当缩短保管期限。通过调查掌握档案利用的效果，深入分析档案的实际价值，能够有效降低鉴定工作的难度，提高档案鉴定工作的效率。

1.3 有利于提升档案工作的影响力

通过对档案利用效果的统计和研究，分析档案利用效果，可以深入了解利用者对档案资源利用需求的共性和差异性。从而创新档案的服务方式，拓宽利用渠道，为利用者提供更精确的利用体验，做到预见性服务和超前服务。使利用者充分认识档案、重视档案，为企业的经济建设服务。通过利用效果的分析与研究，获得翔实准确的利用数据，能够充分实现档案存储利用价值。参与并完成这项工作，对不熟悉档案的利用者而言，无疑会起到良好的宣传和教育作用，提升各部门对档案工作的认知度和认同感。

2 企业档案利用效果分析存在的主要问题

2.1 忽视档案利用效果统计产生的效益

片面追求档案利用总量的提升。档案部门编制年报时，为掌握库存档案利用情况，都要统计大量的利用数据。这其中包括利用人数、利用案卷（册）数、页数及档案复制数量等。在采集数据的环节往往忽视了档案资源利用效果信息的记录。统计档案利用总量，虽然在一定程度上也能反映档案的利用情况，但往往流于片面，说明不了档案工作为企业生产经营直接创造的价值和发挥的作用。档案资源利用数量的增长只能反映档案部门工作量的增长，却不能体现档案工作创造价值或效益的提升，更无法体现档案保障企业运营的重要价值，这是档案管理工作中实际存在的普遍问题。

2.2 忽视跟踪采集利用效果的完整信息

档案利用效果反饋越及时数据越准确。在实际工作中，利用者在利用档案资源时，均需要申报查阅利用信息。除利用者的身份信息外，还需要说明利用档案资源的目的。利用者填报利用目的往往流于随意，如“工作需要”“提供参考”等。由于档案部门不作填写信息的精确要求，随着服务利用的结束，档案部门也随之失去了及时采集档案利用效果信息的机会。档案信息资源利用分为两个阶段：第一阶段，即利用者向档案管理部门查（借）阅档案资源或档案部门主动为利用者提供档案资源，这一过程只反映档案的利用情况;第二阶段，即档案资源通过利用者在实际工作中的应用，产生社会效益或创造出经济效益，这一阶段才能体现档案的真正价值。为了获得准确完整的利用效果，档案部门必须参与整个利用过程，即在提供利用时要有目的地做深层次的调查研究，并详细记录，同时全程跟踪利用者的利用行为，采集利用效果的所有数据，从源头完善利用效果分析数据的来源，保障利用效果的完整性和准确性。

3 优化措施分析

3.1 转变观念，创新服务

档案的利用工作向来是以“你来我取”框式管理方式，形成故步自封的工作状态。档案工作者应打破固定思维，掌握利用需求，更新服务方式，改变长此以往档案提供利用“坐堂等客”的被动利用方式。通过各种途径掌握利用者的需求情况，变被动服务为主动服务，通过信息发布、参加会议、调查研究等方式，掌握企业生产及项目改造等工作的动向和需要的档案信息，了解企业各部门对档案信息的需求，提前有针对性地做好服务工作，把许多埋藏在库房深处有实用价值的档案挖掘出来，进行深层次的开发。另外，档案工作者要适应时代发展需求，借助计算机信息平台，一方面可以提高信息获取能力，从而更好地进行档案利用，另一方面，通过上网学习，从中获得信息资源，使自己掌握新知识、新技能。

3.2 科学管理，提高效率

完整准确的信息资源、科学规范的管理方法，是档案利用工作的根本保障。档案的提供利用是档案工作的出发点和终极目的，档案的各个工作环节最终都服务于档案利用工作，从收集、整理、鉴定、检索编目到安全保管，只有各个工作环节落实到位，才能实现档案工作标准化、规范化、科学化、信息化管理，为档案利用工作提供坚实的基础。随着科学技术的发展和信息化水平的提升，档案部门应及时改进档案管理方式、强化档案管理水平，在做好纸质档案管理基础上，逐步完善档案电子化管理，更好地记录各种文字、声音、图像和视频信息，由过去单一的纸质档案管理发展过渡到档案纸版与电子版双重管理。实现纸质检索与电子检索并存的利用方式，对档案资料的查全率及查准率提供双重保障，有效提升档案的利用效率。

4 结语

档案意识与档案工作的应用成效密不可分，通过社会对档案价值和档案工作重要性的深刻认知，扩大档案工作在社会上的影响，是提升档案认知度最有效的手段。档案工作者应不断探寻新的服务方式，以超前的服务理念、优化的信息服务，确保档案的专业性、利用的主动性、服务的超前性，发挥出档案高效便捷利用的社会功效，为企业提供有价值的信息资源，将潜在生产力化为现实生产力，为档案工作赢得应有的社会地位，更为档案工作人员展示自我、跨越发展提供展示的平台。

参考文献

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