企业档案管理中的难点及对策分析

陈杏

摘 要：在企业发展过程中，档案管理工作非常重要，档案管理都能够有效地促进工作效率，同时也能够更好的为公司各项工作服务。为了更好的解决档案管理中的难点，我们首先要探讨现阶段企业各部门中档案管理具体存在着哪些问题，分析并提出相应的解决措施，才能够探索出正确的档案管理解决对策。

关键词：档案管理;难点;对策

改革开放以来，很多企业都在进行改革，使企业的发展能够顺应时代发展的潮流，这对企业的档案管理提出了新的要求。因此，企业应该加强自身的档案管理工作，顺应新时期的发展形势，做到有效推动企业可持续发展，提升企业生产经营的效益和质量。

1 企业档案管理工作的重要性

无论对哪个企业来讲，档案管理工作都是其必不可少的管理内容之一。历史资料证明，档案的梳理能够比较准确的反映一个企业的成长经历，是其發展的重要的标本。所以，档案工作是一项保密性和专业性较强的工作，所以它对于工作人员的职业素质要求比较高，同时，也因其内容的重要性，需要工作人员经过专门的培训，才能够掌握档案工作的要领。具体来讲，对于一个企业而言，它从建立到今天，所进行的一切行政业务、生产活动、组织宣传等活动中所形成的具有一定保存价值的文字、图片、报表、荣誉等记录，这就是指这个企业的档案。在企业的档案中，所包括的内容非常的繁杂，所以，档案工作的整理在一个企业综合管理中占据着举足轻重的地位。总之可以说，一个企业要发展，要追赶时代的步伐，其规范化的档案管理是其必不可少的推动力。

2 档案管理中的难点

2.1 档案分类规则不统一

在档案管理的过程中我们要对不同的档案进行分类处理，在档案数量如此巨大的情况下，只有对于不同类别的档案进行分类管理，如此才能够提高工作效率，同时也能够便于档案的保存和档案的查找。但是无论是企业还是政府部门，在档案管理的过程中总是存在档案分类不统一的问题。比如说政府部门在对人事进行管理的过程中，要保存各种各样的人事信息，而相关这些信息还要进行分类处理，这样才能针对每个人的特点进行不同的分类，也能够保证每个人的事情都得到合理的处理。但是如果没有一个统一的分类规则，不同的工作人员会对档案进行不同的处理，在整个部门工作的过程中出现偏差，必然会影响到档案的管理。在企业中更是如此，一些企业对员工的个人信息进行保存的过程中，不同部门的员工要进行不同的处理，如果说整个企业中档案的分类规则都没有进行统一的话，必然会影响到员工的档案管理工作，进而影响到公司的人事管理。

2.2 档案管理的设备不够完善

目前企业主要是通过计算机和网络去实现现代化、科学化的档案管理，所以对档案管理的设备要求就很高。因为档案管理是伴随着企业的发展而一直存在的，有着很长的管理周期，因此就要求企业必须要定期对管理设备进行维护和更新，这样才能保证档案管理的工作效率。然而现在很多企业为了节约成本，档案管理的设备基本上就没有更新过，只要是设备还可以用就继续使用。但是，像计算机这种电子设备是会随着时间而不断进行更新换代的，如果企业长期不对设备进行更新，就会严重地影响档案管理工作的进度。

2.3 企业档案管理工作的制度不完善

由于企业档案管理工作的枯燥性，使其很容易被忽视，这样对于其工作步骤的控制往往也会出错。一般来说，大部分企业并没有建立一套完善的企业管理工作制度，对于档案的收集、整理、保管、外借、保密等工作的落实缺乏一定的系统性和科学性。有的甚至会在资料整理的过程中造成档案的丢失，也有很多工作人员由于自身工作的失误，对于档案的收集不全面，这些现象的发生都表明了我国大部分企业的档案管理工作制度并不完善，是一个亟待解决的严重问题。

3 解决企业档案管理中难点的对策

3.1 建立统一的管理规则

为了更好的解决档案管理中存在的一系列问题，攻克档案管理中的难点，就要制定相应的解决措施，才能够完善相关部门的档案管理工作。首先要建立一个统一的管理规则，比如说在政府等有关部门管理相关档案的过程中，一定要对不同的档案做出不同的归类，而这就要求有一个统一的管理规则。具体要按照什么标准分类的要弄清楚，是按照不同工作的标准进行分类，还是按照不同人的信息做出分类，这一点在政府部门中要有一个统一的标准。这样不同的工作人员在工作的过程中也能够根据相关制度来进行档案管理，提高档案管理的效率，同时也能够保障档案管理实现正规化。对于企业而言更是如此，由于不同员工的个人信息需要分类保存，相关档案的管理要根据一定的标准才能够进行分类，建立一个统一的管理规则，可以实现企业档案管理的正规化，保证员工更好地进行档案管理工作，避免档案管理出现规则不统一的问题，给档案的分类造成一定的影响。

3.2 强化档案工作的管理与检查

在进行档案工作的管理过程中，由于档案内容的繁多和存档环节的多样，出错率就会增多，在这样的背景下，加强对档案工作的检查环节是非常有必要的，这能在很大程度上提升档案工作的效率，减少出错率，促进档案管理工作的科学化和规范化。具体来讲，就是在做好档案的资料收集、整理、分类等一系列工作的基础上，做好档案资料的补充、利用等工作，在这些前期工作完成之后，对其进行定期的检查，强化档案的管理工作。根据目前所收集到的众多企业的档案管理案例来看，采取严格的档案检查和定期进行考核的方式，能够极大的推进档案管理工作的效率，提高档案管理人员的工作积极性和责任心，并且在很大程度上促进档案管理机制的良性运营。

3.3 提高档案管理人员的综合素质

1）档案管理人员应该多了解档案管理方面的专业知识，紧跟时代发展的潮流，学习先进的管理方法和管理手段。而且还要对档案管理工作进行深刻的认识，明确档案管理工作的内容以及服务的对象，除此之外还应该具有一定的专业素养和专业技能，这样才能顺应时代发展的要求，提高工作效率。2）要懂得谦虚，经常向他人学习，取长补短。因为在档案管理人员工作的过程中总会遇到一些难题，在这时候就体现出了合作的重要性，管理人员可以向优秀的管理人员学习，并与优秀的管理人员进行沟通和交流，共同解决遇到的难题，这样不仅能提高自己的专业水平，还可以将自己的档案管理工作做得更好。

3.4 实现企业档案管理现代化

新形势下，信息社会对档案工作的要求时档案管理的数据化、信息化，这也是档案管理人员发展的必然方向。在这种大趋势下，就要求企业的档案管理人员必须具备扎实的档案管理的理论知识、科技知识，以及运用新兴的科技手段和先进的管理方法管理档案的技能，在不断提高自身专业业务素质的同时，熟练运用计算机，并且注重信息文化方面的理论知识的学习，努力使自己成为新形势下的综合性的现代档案管理人才。

4 结语

如果档案管理中出现了各种各样的问题，很有可能会给相关部门的工作带来一定的困扰，尤其是对于一些国家机关而言，如果档案管理存在一定的问题，就会给人力资源管理造成阻碍，不能有效发挥人才的作用，不利于社会的进步和企业的发展。所以说，探索一个正确的档案管理方式，才能促进相关企业向正规化发展。

参考文献

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