试析数字时代高校档案管理转型升级

肖雪

摘 要：数字时代的档案管理是将数字化档案的信息资源进行完整保存之后，以网络化的方式进行信息之间的连接，从而实现信息资源共享，在不久的将来，数字化将在提高人们的生活质量方面带来许多好处。高校档案数字化的工作必须要做到与时俱进，将更好的档案管理水平展现出来，真正做到高校档案的现代化、信息化、网络化管理。但是在高校档案数字化当中也存在着一些如安全保障之类的问题，这些问题很有可能会对高校的档案信息造成丢失、泄露等，因此高校必须将这些问题进行解决，才能真正实现高校的档案数字化。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对试析数字时代高校档案管理转型升级提出了一些建议，仅供参考。

关键词：数字时代;高校档案管理转型升级;措施

1 当前高校档案管理工作的基本特点

1.1 紧密化

根据调查之后就能发现，高校档案管理工作最显著的一个特点就是非常紧密，而且这项工作不仅与学生之间的联系十分密切，对于教师、校内职员的联系也是十分紧密的，这里主要以学生的档案管理作为主要叙述内容。很久以来，高校档案管理工作，主要的工作内容就是反应学生的学习状态以及历史，其中包括学生的学业、文化生活以及思想道德等等。而且，众所周知的是，國内的高校教育机构，其主要的工作任务就是为学生服务，以便在未来的教育过程中培养出更多的人才，而档案管理工作则能将一个学生部分的特质充分地展现出来，故此，这项工作不可谓是不重要的。

1.2 智能化

“智能”这一词汇对于当今时代种的人民群众来说，早已经不是一种陌生的词汇了，在社会中的各项工作当中，其实多多少少都有智能技术的存在，小到人民群众所使用的手机，大到各种知名企业当中所使用的大型智能设备，而在数字时代背景之下的高校档案管理工作，同样是具有智能化这一特点的。

1.3 信息化

我们所生活的时代其实是一个信息化程度非常高的时代，作为一个普通人，每天在工作和日常的生活中也会接收到非常多的信息化，而这正是时代高度信息化的主要体现，因此在这一角度上来说，高校的档案管理工作也是具有信息化的这一特点的。信息化与紧密化的作用相类似，虽然优点比较多，但是还是存在着一定的弊端的，因此就需要在发展的过程中把握好信息化的程度，使得高校的档案管理工作在发展的同时也能发挥其更多的作用。

2 数字时代高校档案管理工作中存在的问题分析

2.1 缺乏先进的管理理念

在数字时代的社会背景下，高校的管理工作得到了全面的提升，各项现代化建设也在不断的进行，高校的基础设施也得到了加强，但从高校档案管理工作的现状来看，仍旧存在着很多的问题，虽然高校的档案管理工作形式和内容也在不断的创新，但是，受传统思维理念的束缚，管理层对档案管理的不重视却真正制约着档案管理工作的发展。因为在高校领导者看来，学校的生存和发展与学校的教育有着不可分割的关系，而对档案管理工作不加重视，更认识不到档案管理的重要性，虽然大多数高校也对档案工作室进行了投资和建设，但因为思想观念的制约和传统工作习惯的影响，档案管理并没有形成规范性和标准化，再加上高校管理者并没有提高对档案工作人员的培养与教育力度，这就使档案管理工作变成了一个资料储藏室，起不到档案管理的真正作用。

2.2 重视度不够

相关管理人员甚至是档案管理人员对于档案管理工作的重视程度显然不够，导致相关档案的丢失、泄露以及调动效率较低，这样一来相关单位的管理水平和效率很容易产生问题，这主要是由于档案管理并不能够产生直接的经济效益等原因导致的。

3 数字时代高校档案管理转型升级措施

3.1 数字时代的档案管理工作推动高校的信息化进程发展

让高校管理者能够更快认识到学校的发展必须跟随时代发展的步伐，对于学校中一些已经老旧的设备进行更新，让学生体会到不一样的学习环境，从而利用信息化技术促进高校的发展。从另一个角度来讲，也是对数字时代的推广。学校是学生学习的场所，高校加强高科技设备的引入不仅可以加强学生对学习的兴趣，同时也加强学生在日常生活中对数字化的应用，加强学生对数字时代的了解，并对数字时代产生兴趣。因此，数字化对于高校档案管理工作和高校整体发展水平来说是一种共同进步的关系。

3.2 建立完善的数字时代背景下高校档案管理规范

数字时代背景下高校档案管理活动存在的首要问题，便是对于数字时代背景下高校档案管理的活动不够重视，相关企业对于数字时代背景下高校档案管理部门给予的支持力度较差，这也就进一步导致了数字时代背景下高校档案管理部门存在的管理松散问题.为此，需要相关的管理部门能够结合实际的认识档案管理问题，对档案管理的活动进行一定的规范，确保职责明确，避免由于职责不明确和管理监督松散，造成的管理活动懈怠等问题，明确地进行有效的改革与创新，并设定正确的奖惩制度，通过正负两面激励当前数字时代背景下高校档案管理数据的工作积极性，以避免由于工作失误造成的相关管理问题.同时，想要真正构建行之有效的数字时代背景下高校档案管理安全保障体系，便需要确保相关的管理制度行之有效，同时能够明确地应用到当前数字时代背景下高校档案的管理工作中，并对相关的档案管理工作提供较为高效的指导。

3.3 对高校档案实现标准化建设

要想实现高校档案管理工作的高效发展，就必须要加强标准化管控，对所有的电子文件资料进行标准化、规范化的要求，这就需要在高校档案管理数字时代建设初期就必须要建立健全各项管理制定，加强管理的统一化和各项信息数字化转化过程中的规范性。比如，要求档案的录入统一格式、统一代码等等，只有这样才能为后期的使用奠定基础。具体而言，就是要在管理制度的约束下进行档案工作的创新与发展，对一些电子文件的处理，必须要保证符合业务标准，与档案文件格式相符等等。同时还要与技术性标准规范相联系，保证数据存储的规范性和标准化，以便于后期的查询和使用。各高校可以根据自己的实际需求建立数字化档案目录数据库，并对数据库中的数据进行专题性管理，达到从目录到档案的齐全性，让管理者在使用档案资源的电子版时的感觉与传统纸质版档案一样的完整和全面。

4 结语

当前档案管理工作在数字时代的融合下，往往能够通过一系列新的管理模式或者方式，更好地完成对于档案的整体精细化管理工作，同时促进相关管理单位档案管理水平的快速上升，提高档案管理对于相关单位管理水准的促进和激发作用，以便于更好地维持相关单位的快速发展。

参考文献

[1]陈海.基于数字时代的高校档案管理现代化建设创新分析[J].智库时代，2018（15）.

[2]朱晓杰.数字时代高校档案管理创新研究[J].档案管理，2018（06）.