人事档案管理若干问题研究

周丽艳

摘 要：在一个人的成长过程中，人事档案管理见证和记录了一个人不同阶段不同时期的人生轨迹，也是企事业单位、政府机关考核和监管居民身份、各种经历和行为的证据材料，对个人和社会都具有重要意义。目前人事档案管理因为管理权、所有权、人权保障等方面存在责任不到位、管理不到位、维护不到位等种种问题，给国家人事档案管理工作造成了很多麻烦，需要对制度、管理模式、监管机构进行改革和调整，从而提高人事档案管理水平，使其更加规范化、系统化、科学化。

关键词：人事档案管理;创新管理;人权保障

人事档案管理是将人事档案进行收集、鉴别、整理、利用及转递的过程及活动，是个人展示人生经历、学习生涯、人际关系、社会交往、工作经验的资料，是用人单位历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。规范人事档案管理工作是适应国家社会主义事业的需要，是简政放权、提高办事效率、便捷人民生活的需求。

1 人事档案管理的所有权问题

人事档案管理所有权是人事档案管理的重要内容，但我国目前对于该问题还没有明确的规定，导致出现了部分企业私扣档案、职工私改篡改的现象，人事档案的准确性、客观性、公正性得不到保证。一种说法是人事档案管理的所有权归企业单位所有，即员工在岗位上工作、活动的经历、过程、结果由单位记录记载，是个人在单位活动的所形成的可供查阅考证的历史证据，所以所有权理应归工作单位所有，但是当员工不论以何种理由与工作单位解除工作关系时，单位不得出于维护企业利益的目的而以人事档案为威胁，克扣员工正当合法应得的利益，理应在劳动关系解除时转出个人档案，也就是说单位对人事档案管理的所有权并不是永久的，而是暂时的。另一种说法是人事档案的所有权完全归个人所有，从人事档案的内容上来看，是对个人人生阶段、社会关系、学习经历的记载，是完全属于个人隐私性的物质，也是一个人在社会上的信用凭证，所以有很多人会为了方便省事，或者是节省人事档案保管的费用， 便将个人档案自己保管。 然而这种归个人所有的档案，在法律法规上是明令禁止的，企业职工管理中指明档案的转移必须通过机要交通或者专人取送，禁止个人私自保存他人的档案。个人保管档案固然省事省钱，但因为档案是直接与个人利益挂钩的，私自占有无法保证档案的绝对真实性和有效性，失去了真实性个人档案也就失去了使用价值，所以人事档案管理的所有权不归个人所有。

2 人事档案管理的人权保障

所谓“人权”是指“人，因其为人而应当享有的各种权利”，每个人都应该受到合乎人权的对待，具有普适性和道义性，人权保障一直以来都是社会的焦点。在人事方案管理方面上，由于体制机制不健全、责任担当不明确等原因，出现了多部门共管或者无人管理的局面，管理源头的不明确导致许多部门、单位私自管理人事档案，国企、私企、行政单位都存在着为追求自身利益最大化而故意扣留下属档案的现象，许多员工努力通过考试或是其他方式寻找到了待遇更优厚、更有利于实现人生价值的工作岗位，却因为原有单位不允许转出、调动人事档案而不得不放弃目标继续从事自己讨厌的职业，员工的人权失去了合法维护和保障;又比如个人档案所在的部门，因为管理不当、存放不當，受自然灾害的影响，出现了字迹模糊、纸张残缺的现象，众所周知，人事档案一经破坏后很难恢复，很难再实现从出生、入学、毕业、工作全阶段的二次记录，给个人信息所有者完成了很大麻烦和困扰，不利于人民向劳动部门或机关单位提供身份证明;另外档案管理部门存在监管不到位的情况，给了那些恶意修改档案内容的不法分子可乘之机，档案的真实性、公正性无法得到保障，或是部分部门较为落后，无法实现档案信息的动态记录和管理，被管理信息的当事人的知情权与信息管理、保存出现无法挽回的偏差。

3 改革措施

3.1 明确所有权

在前文中可以得知人事档案管理的所有权不能单一的归个人、企业或服务机构所有，为了保证个人档案的绝对真实和动态管理，应当明确所有权归国家所有，无论是保存在国家机构的干部领导的人事档案，还是保存在人才服务机构的非国企等其他企业的个人档案，都属于国家人事档案管理机构的有机组成部分，人才服务机构以及人事管理部门都只能是暂时享有记录记载个人信息、管理个人社会经历的权利，其国家对于人事档案管理的高度所有权不能随人员流动造成的档案转移而转移，必须始终坚持国家对于人事档案管理的所有权。

3.2 改革管理制度

针对人事档案管理存在的若干问题，必须对管理制度进行改革。首先需要将管理与互联网大数据相连接，及时将动态信息完整记录在案，保证信息的完整性和实时有效性，不得出现漏删添改信息;第二要加强对企事业人力资源部门的监管监察，成立人事档案管理小组，监督企业为强制性留住人才、维护企业利益、实现利益最大化而出现的私扣个人档案、抹黑个人信息等现象，用法律法规维护每一位公民的人权和利益;第三要增强公民的知情权，可以开设电子档案通过个人身份验证的方式方便公民查找个人信息，减免不必要的个人信息审阅的费用和程序，保障公民准确及时了解个人记录在档案信息的内容和动态，另外还要虚心接受公民对于个人信息管理的建议。

4 结论

人事档案管理是一个宏大的项目，保证人事信息保存的真实有效性和社会价值是档案管理的重点内容，国家相关机构部门要针对人事档案管理存在的具体问题具体分析，根据国家、人民需求提出解决方案和改革措施，保障我国人民的合法权益不受侵害，更好的为社会主义建设事业服务。

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