审核前移人事档案质量控制探析

李玉琴 王晓琳

摘 要：人事档案材料是人事档案的重要组成部分。如何在人事档案材料形成前，进行科学的干预，提高其真实、准确、规范性。以新员工填写干部履历表为例，结合问卷调查，将人事档案审核工作前移至材料形成前，减少人事档案材料错项、缺项和漏项，杜绝不规范（错的、假的、涂改的）材料，混入正规的人事档案，确保人事档案动态、准确、真实的原始记录属性。

关键词：人事档案;审核;前移;质量;控制

干部人事档案是国家档案的重要组成部分，是人才信息的主要来源，是个人在整个社会活动中最原始的记录，是组织人事部门发现、选拔、培养、任用干部、发放工资、待遇的重要依据和凭证[1]。中央组织部于2006年，2014年两次在全国部署开展了干部人事档案专项审核工作，从06年“三龄一历”（即年龄、工龄、党龄和学历）到14年的“三龄二历一身份”（即年龄、工龄、党龄和学历、工作经历及干部身份），一方面，说明干部人事档案审核的重要性，另一方面，也体现了中央狠抓干部人事档案质量、治理造假的决心。

干部人事档案真实准确与否，完全取决于人事档案材料的完整与规范。只有人事档案材料的规范、完整，人事档案才能真实准确、安全有效。

1 干部人事档案审核前移的意义

人事档案管理者应尽早介入，加强干部人事档案材料审核鉴别，将人事档案审核关口前移至形成阶段，尽早干预，杜绝假的、错的、不规范的档案材料的产生。

干部档案工作是党的干部工作的重要组成部分，是干部个人经历和社会实践的记录，是干部思想品德、业务能力和各项工作的具体反映，是培养和考察选拔干部的重要依据。做好干部人事档案管理工作，是对党的事业负责，对干部本人负责。党的十八大以来中央又对此提出了新的更高要求。

1）干部人事档案审核的必要性、紧迫性：据相关报道，2016年1月，第一批省管干部档案专项审核工作中，420名省管干部因档案造假受到组织处理或纪律处分，186人因档案问题被记录在案，未查清前不得提拔或重用。因此，中组部把整治档案造假问题列为整治选人用人不正之风的6项重点任务之一[2]。干部档案造假，严重损害了干部队伍的优胜劣汰机制;影响党和政府的公信力，败坏社会风气。

干部人事档案造假问题不只是发生在干部人事档案管理部门，更与档案材料的形成部门、文书处理部门等机构息息相關。人事档案管理者未对个人填写的归档材料进行严格审查，有些材料就会被随意或虚假填写，通过正规渠道归入个人档案[3]。

2）问卷调查显示，新员工对人事档案的缺乏正确的认知：为了解新员工的人事档案的认知，今年我们对新员工就干部人事档案的相关知识做了问卷调查，发放问卷70份，收回70份。年龄30岁以下63人（占90%），31-35岁7人（占10%）。学历大专15人（占21.4%），本科30人（占42.9%），研究生25人（占35.7%）。问卷调查显示，认为干部人事档案很神秘的有37人（占52.9%），随学历的增高而下降;有27人（占38.6%）没听说过干部人事档案，听说的43人（占61.4%）中，途经：课堂36人（83.7%）、媒体和亲友9人（占16.3%）。人事档案的使用情况：有24人（占34.3%）没有使用过干部人事档案，使用1-2次的27人（占38.6%），使用3次以上的18人（占25.7%）;干部人事档案的内容、利用的选择正确率分别只有52.7%、52.9%，干部人事档案的随人传递、组织集中管理、法律责任等知晓率均为100%。

2 审核前移人事档案质量控制路径

干部人事档案是一套完整地反映每位职工的个人经历、思想品德、业务能力业绩的历史的真实凭证;是干部工作、学习、生活、政治、思想、道德等历史记录;要保证人事档案的权威性、及时性、准确性和真实性，必须保证人事档案材料的规范性、逻辑性。

1）提高人事档案管理者素质：要深入学习、贯彻《人事档案工作条例》，牢固树立政治意识、大局意识、核心意识、看齐意识，要着力完善管理体制、健全工作制度、细化工作标准、创新工作方式，全面提升干部人事档案质量，持续推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化[4]。打铁还需自身硬，严格审核各种进档材料，把好入口关。提高政治站位，坚持原则，不徇私情，不畏强权，对不规范的、涂改的、造假的档案材料坚决抵制。

进一步明确、细化档案管理工作标准和工作流程，利用绩效考核手段，评价人事档案管理工作，提高人事档案管理的质量和水平[5]。

2）干部人事档案审核时间前移：科学干预，规范标准生成人事档案材料。以前，人事档案审核是在人事档案材料形成之后，已经归档并组成人事档案宗卷。为更好的落实《人事档案工作条例》，推动干部人事档案工作科学化、规范化管理，现在，把审核工作前移至材料形成之前，就进行标准化干预。比如，新员工干部履历表填写，从严落实人事档案材料规范化。

履历表是单位了解员工的首要途径，是维护员工合法权益的重要依据。本着对组织负责，对自己负责的态度，填写前，让新员工充分了解履历表填写目的、规范要求、了解虚假填写的法律责任，根据干部履历表填写说明，通俗易懂的加以解释，结合往年经验，逐页对干部履历表中易漏填、错填之处重点提醒，关键处举例说明，加深理解。调节现场氛围，舒缓其紧张情绪，缓解填写时的紧张心理，促进认知恢复常态[6]。对特殊的个性化的问题，现场加以指导。经过上述指导与干预，今年履历表规范填写当场一次性完成63人（占90%），比往年显著提高（往年，只是张贴履历表填写说明，多人反复修改不断完善，几天才能完成）。

3）干部人事档案审核人群前移：培养大众人事档案意识，增加人事档案认知。以前，干部人事档案审核的人群都是已经工作的社会人，是已经建立了人事档案的人群。现在起，要将服务对象扩大延伸至可能产生人事档案材料的人群，延伸至准社会人，延伸至学生。由上述问卷调查得知，有38.6%没有听说过人事档案，有52.9%的人认为干部人事档案很神秘，许多人不知道人事档案的用途。建议各类学校，尤其是大中专类学校，增加相关内容学习。

人事档案是个人在学习、工作、生活中形成的历史的动态的记录，学生的招考报名表、录取通知、学生登记表、成绩单、实习鉴定、毕业生登记表、学位申请表、政审材料、党团材料、奖励处罚材料、派遣报到证等，今后都是人事档案材料。学生应科学理性认识人事档案，脱下人事档案神秘外衣。

干部人事档案内容应真实准确、全面规范、鲜活及时，所有的材料必须原件存放。今后，这些材料如有更新，应在一个月内主动移交给人事档案管理者，保持人事档案动态的完整性。

4）干部人事档案审核形式前移：加大宣传力度，增强人事档案信息的接受能力。由上述问卷调查得知，大多数人通过课堂知晓人事档案知识的，所以说，课堂是传授人事档案知识的最佳场所。通过课堂、公共媒体、自媒体等开展人事档案相关知识宣传、教育活动，让受众自觉的维护人事档案的规范性。人事档案是社会信用体系的重要组成部分，是组织教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是反映干部个人政治品、道德、思想、学习工作、专业、工作、廉洁、家庭状况、社会关系等情况的真实的记录材料。本人必须如实、规范填写。

通过课程、文字、短片、视频等推送相关知识，使大众了解人事档案与自己的切身利益息息相关，出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位证明、工作经历、身份证明、薪酬待遇及退休费的核定、职称、职务晋升、自己或家人的政审、考核情况证明、财产公证与继承、劳动合同及关系证明等，都要以人事档案为凭证。

3 结论

专业的东西，需要专业的人用专业的方法来做。通过问卷调查，找到问题症结，有的放矢的开展工作，将干部人事档案审核关口前移至材料形成前，狠抓落实，利用课堂、传媒等形式，科学的针对性的宣传教育培訓，使大众充分知晓人事档案内容、用途及规范填写的意义，减少填写时由于概念不清不明造成的错填漏填，自觉准确规范的填写、生成人事档案材料。保证人事档案的唯一性、权威性，严控人事档案质量。

参考文献

[1]中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》[EB/OL]新华社发布时间：2018年11月29日.http：//www.lydjw.gov.cn/tztg.php？newsid=4923..

[2]李松涛.干部人事档案造假问题[J].中国档案，2019.08，60-61.

[3]戴玲，彭长生.基于大数据的干部人事档案审核与监管机制[J].档案与建设，2017.06，31-35.

[4]中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》[EB/OL]新华社发布时间：2018年11月29日.http：//www.lydjw.gov.cn/tztg.php？newsid=4923..

[5]陈康.医院人事档案管理绩效评价的理论探讨[J].山东档案，2018.5.

[6]黄富丽.真实场景下心理压力的生理特征分析[D].西南大学，2017.06.