谈如何加强事业单位的档案管理

陈光

摘 要：事业单位档案管理不同于其他单位。档案管理的质量直接影响到国家和人民群众，对事业单位的档案管理工作尤为重要。加强档案管理是当前事业单位面临的重大问题。由于目前管理方法缺乏有效的创新，管理层难以应对当前复杂多变的形势，导致管理工作的缺乏。文中对加强事业单位的档案管理进行了分析。

关键词：事业单位;档案工作;管理策略

1 事业单位档案管理工作存在的问题

1.1 对档案管理工作缺乏重视

现在大多数事业单位认为只需要保证档案不丢失就可以了，没有必要投入更多的资金和精力去对其进行建设，这是因为档案管理工作对于事业单位的经济发展没有太大的影响，但是却关系着国计民生。由于重视程度不足，在管理制度的制定上也存在较大的问题，对国家制定的相关法律法规不够了解，导致事业单位档案管理制度不健全，在开展工作时没有符合国家的要求，最终对事业单位的发展造成不可挽回的影响，甚至会影响到服务对象的实际利益。这对于事业单位的发展来说无疑都是十分不利的。

1.2 档案管理工作人员的能力不足

档案管理工作的质量和效率在很大程度上取决于工作人员的工作水平以及工作态度，因为这项工作是需要人为完成的，事业单位对档案管理工作的重视程度不够，在招聘时并没有提出很高的要求。甚至有的事业单位出现了一人身兼多职的现象，并没有专门的人员来负责这项工作，这所带来的后果是不言而喻的。

1.3 管理方法较为落后

事业单位人事档管理方法相对落后。现在大多数事业单位还完全采用人力来完成档案管理工作，但是工作量是非常巨大的，所以导致了工作效率非常缓慢，甚至出现遗漏的现象。现在信息化管理手段是十分先进的，事业单位之所以不使用，无非是因为这需要引进一些仪器设备，档案管理人员也需要进行学习，对于工作人员能力上提出了更高的要求。为了省去这些麻烦，所以宁愿采用最传统的工作方法，这种态度其实是非常不正确的，不仅导致事业单位无法向前发展，同时也使得所收集的档案无法快速得以应用，失去了其存在的价值。

2 加强事业单位档案管理的有效措施

2.1 做好档案开放利用中的保密工作

2.1.1 做好基础工作

对档案管理工作进行细化，系统化整理档案，设置科学的管理系统，合理编制类目、优化分类，规范分组，提升档案开放与有效利用率。建立完善的基础工作，科学完整地进行档案编号，健全信息检索制度，通过多元化检索途径，促进档案管理发挥实效。

2.1.2 做好审查工作

根据档案保密级别的不同，合理设计档案的开放时间、规范档案的可使用人员及利用范围，根据档案管理级别分类，选择不同能力的档案人员进行针对性管理与利用，分析利弊合理确定档案管理开放时间、可使用人员，通过审查，综合判断档案的利用范围。

2.1.3 做好管理工作

管理档案过程中，需要根据企业发展要求，建立完善的、规范化的、制度化的管理模式，利用信息技术，建立资源整合平台，利用计算机平台，构建涉密文件的智能台账管理模式，建立存放索引，合理化控解密事件标准、规范涉密文件内容，重视科学管理涉密档案。合理划分不同档案内容管理制度，避免混合保管，提升管理质量。

2.2 有效借助信息技术提升档案管理工作质量

现代化社会的发展，是信息技术快速发展的适当，企业的竞争力以信息技术的应用能力为基础，信息技术的利用率充分影响企业单位发展的才可持续化发展程度，因此在企业管理过程中，需要充分利用信息化技术，对于内部档案管理也需充分利用信息技术提升管理质量，发挥现代化技术的优势，促进档案管理系统化、全面化、数字化发展。在利用信息技术进行档案管理时，需要妥善应对网络信息技术存在的不足，重视档案管理保密性。

2.3 提升档案管理工作人员的素养

即使是现代化档案管理仍需人工监督提升档案管理的效能，同时利用高效的档案管理工作可大大促进工作人员提升工作效率。因此，科学有效的提升档案工作人员管理素质，有助于提升事业单位档案管理工作的质量，增加事业单位的竞争实力。在现代化管理过程中，事业单位档案管理不断面对新的挑战，对工作人员提出了新的要求，此时工作人员需要与时俱进，在提升专业素养的同时不同提升计算机应用能力，在夯实档案专业管理能力的同时，不断掌握新技术，增强档案管理的责任意识，积极参加培训交流活动，了解市场新环境、行业新变化，掌握管理新技能。

2.4 完善事业单位档案管理机制

制度化管理是提升事业单位档案管理向科学化发展的重要保障，因此，需要不断完善事业单位档案管理的机制与制度，在法律规范的允许范围内，细化档案管理法则、制度，逐渐完善企业内部档案管理工作的管理、监督体系，制定针对性的档案管理规范，优化档案管里流程。认识档案管理的价值与内容，将部门建设与档案管理相结合，优化业务考核、评价机制，建立相匹配的责任追究、表彰奖励机制，调动员工参与档案管理的积极性，利用多样化管理机制为完善档案管理提供保障，促进事业单位档案管理加速转型与发展。

2.5 积极开发利用信息资源

随着档案管理工作的不断升级变化，事业单位内的档案管理越来越趋于规范制度化，与事业单位的管理水平相适应，充分反映单位的管理能力。因此提升事业单位的管理能力使其充分发挥价值，需要在管理过程中，提升单位管理能力，重视档案管理，提升档案管理的信息化水平，重视利用信息丰富档案内容，增强档案的吸引力，促进更对人关注档案，提升档案的利用率。在此過程中，需要在满足档案信息资源现在管理需要的基础上，不断创新与开发，利用现代化信息手段提升资源的整合度，发挥资源的效能，优化档案管理。通过提升信息收集力度、优化档案信息管理模式，丰富事业单位档案管理的数据库内容。重视主动创新事业单位档案信息管理，积极纂写重要事件、重要成果在档案内容中，以实际工作为基础，记录工作成绩，利用档案对单位工作纪实，充分发挥档案工作的实际效能，为管理者提供决策依据。

3 结束语

总之，事业单位档案管理是一项艰巨的工作，其管理关系到国家利益。目前，由于种种问题，虽然我国在档案管理方面有着丰富的经验，但随着时代的发展，这些管理经验形成了管理方法，已不能满足当前档案管理的需要，因此管理也带来了许多问题。在事业单位档案管理工作开展过程中，要建立完善的管理模式，要采取有效的管理方案，促使事业单位档案管理更加规范化、科学化，通过实践总结，为了提高管理认识，相关工作人员要有效掌握现代化档案管理方式，通过不断探索，进一步为事业单位档案管理工作开展提供保证。

参考文献

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