工程教育认证背景下的资料室信息化管理建设初探

梁可湘 蔡述庭

摘要：学院教学档案是工程教育过程中各个环节的积累与体现，是工程认证最强有力的评审依据。我们应充分利用现代信息化手段，高度重视教学档案的规范管理，为工程认证以及工程教育的提升打下坚实的基础。

关键词：工程教育认证;教学档案;信息化

中圖分类号：G647     文献标志码：A     文章编号：1674-9324（2019）44-0011-03

工程教育认证是国际通行的工程教育质量保证制度，是实现工程教育国际互认的基本凭据，也是加速本科工程教育专业发展的重要契机。我国的工程教育认证正式起步于2006年，迄今已有13年的发展历程，其已在工程教育界产生越来越深远的影响，得到了社会各界的普遍重视。在这一背景下，高校二级学院传统的资料室管理模式遇到了新的挑战。面对数量繁多、种类广泛且来源零散的教学档案，信息化管理势在必行。

一、工程教育认证对教学档案管理提出更高要求

1.工程认证要求加强教学全过程监管。工程教育认证是对专业的教学全过程进行评估，这就要求学院在日常工作中加强对各个教学环节档案的保存和整理。“特别是要提倡痕迹工程，每位领导、教师和管理人员应尽可能让自己做的每一项工作留下痕迹，如果过程做足了，佐证材料便很容易收集整理。”资料室要积极发挥教学过程监管的作用。为迎合工程教育认证的需要，广东工业大学自动化学院（以下简称“广工自动化学院”）加强了对教学过程各个环节的教学档案的保存和管理。以毕业设计为例，广工自动化学院制定措施，加强了毕业设计全过程的资料归集和监管。

（1）制订了毕业设计过程管理方案。①成立毕业设计审题委员会。②制定拟题审查制度，要求拟题表、任务书、开题报告在开学第5周提交，督促教师、学生按时完成相关工作;中期报告、中期检查表在第9周提交供检查，及时发现存在的问题;每周填写一份指导情况记录，督促学生了解进度，记录教师指导的情况。③制定论文资料提交程序。毕业设计结束，学生完成所有工作，提交论文及前期全部资料给指导教师，由教师检查无误后签送资料室核查，对于资料不规范的，需由教师督促学生修改。加强了毕业设计的过程监管，效果良好。

（2）设计毕业设计指导情况记录表。记录表每周填写一次：就指导形式、学生工作进度情况、教师指导情况、教师辅导论文进度、工作态度的评价等进行填写，学生、指导教师签名确认。指导形式可以是邮件、QQ等多种形式。每周上交资料室，毕业设计结束加封面后汇总为一本册子。以此真实、详细地记录学生毕业设计过程、教师指导的情况，为后续对学生完成毕业设计情况、教师指导情况的评价提供依据。

（3）留存每份毕业设计的成果展示视频。为了能够生动形象、简洁高效地展示毕业设计成果，广工自动化学院要求学生将毕业设计成果进行简短视频演示，方便答辩教师评判以及专家调阅，并作为毕业设计成果的电子文档进行保存。

2.工程认证需要大量的教学资料做支撑。“教学档案是高校二级学院教师和学生在教学实践中的真实记录，是衡量教学质量、教学管理水平的重要标志，也是搞好专业认证的基础。”因此，工程教育认证需要大量的、全面的、更加规范的教学档案做支撑。据调研，仅为自动化专业工程认证做准备，广工自动化学院资料室就收集、整理各类实体资料上万份。面对数量如此庞大，且种类复杂繁多的教学档案，资料室传统的管理模式已经远远不能满足学科发展的需求，必须采用现代的信息化管理手段，才能更好地为专业发展、为工程教育认证服务。

二、资料室信息化管理的现状

“所谓高校档案信息化建设，是以档案资源建设为核心，以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标的一项重要档案建设。”目前高校二级院系资料室的管理模式仍然处于由传统手工管理向现代化管理转变的过渡期。一方面随着网络技术的迅速发展和普及，学校已经逐步采取措施，加强信息化建设;另一方面我国的高校教学档案信息化建设起步较晚，还处于初级水平，主要存在以下几个问题。

1.系统功能简单、服务对象单一。为了能够更加系统规范地管理教学档案，部分学院资料室已经使用各种管理系统软件来取代简单的Word、Excel电子表格，大大提高了档案管理的效率。但其功能较为简单，一般只是装载在资料室管理员电脑上，为其服务。广工自动化学院于2016年构建了“档案信息资料管理系统”，逐步建立资料管理的电子化。目前已经录入试卷资料，并打印标签。

但其界面设计简单，如上图，仅局限于资料室管理员登录系统对资料进行录入、检索和追踪等，无法满足学院师生查阅资料、资源共享的需求。

2.系统管理独立于校园网，信息传递不畅。系统独立于校园网，既没有统一于学校教学服务系统，也没有实现各学院资料室的协调关联，软件系统不一致，数据标准不统一，往往造成数据的重复建设，浪费人力物力。广工自动化学院资料室每学期在收集期末考试试卷时，要先从学校教学服务系统中导出课程考试数据，再手工录入系统，才能完成试卷的收集、归档工作。

3.重视纸质档案的管理，忽视电子档案的管理。当前资料室构建的“信息管理系统”，其功能主要是服务于纸质档案的管理，缺乏纸质档案的数字化、电子化。而对于电子档案仅限于目录的登记，缺乏统一的格式和系统的管理。对于教师提交的试卷以及毕业设计等纸质档案，广工自动化学院资料室管理系统只能对其目录信息进行登记录入，并打印标签将纸质档案存放在相对应的位置。对于毕业设计成果视频等电子档案，也只能是先刻录成光盘，变成实物，再按照纸质档案的管理流程操作。专家调阅资料时，需先在系统中查询实物档案的存放位置，再找到档案进行查阅。

4.管理人员缺乏足够的信息化管理意识和能力。高校二级学院资料室在教学档案管理员的配备上比较随意，大部分是由教务员兼职。高校教务工作十分繁重，很大程度上限制了教务员有足够的精力和时间对教学档案进行规范的管理。教学档案管理往往被当作是教务管理的附属内容，并没有体现其核心价值。也有部分学院聘请了专职的档案管理员，但由于缺乏档案管理的系统理论知识和业务操作的培训，管理员并没有充分发掘出信息技术、网络技术在档案管理过程中的高效能价值。这在某种程度上也制约了资料室信息化建设的进程。

三、资料室教学档案信息化管理对策

1.加强资料室信息化管理制度建设。资料室应进一步完善、细化传统的教学档案管理制度，并融入信息化管理制度。要明确学院领导、教師、管理员在教学档案管理中具体的职责，制定具体的工作流程。（1）对教学档案的收集、数据的填报要责任到系部，实行领导问责制。系部领导对档案数量是否齐全、数据来源是否真实、上交时间是否延时、填报是否准确等负有直接责任。（2）制定具体、规范的工作流程和统一的标准供教师使用，明确教师在档案管理工作中的职责，使教师在提交资料时有章可循、有法可依。（3）明确资料室管理人员工作职责，将教学档案管理工作纳入资料室管理人员业务考核范畴。

2.充分利用校园网，加强系统整合，建立分权、分级的系统管理模式。充分发挥网络技术手段，构建以Web为基础的多级档案管理系统，将学校教学服务系统与各学院资料室档案管理系统加以整合，做到标准统一、资源共享、信息传递流畅，避免数据的重复建设。根据保密程度的不同要求，设置不同级别、不同权限，使广大师生不受地域限制，就可以通过Web档案管理系统对档案信息进行检索查询，例如，教师可以在自己的权限范围内通过档案管理系统查询各学科的精品课程、各教研室开展的教学研究活动资料，发表科研和教研论文情况、教材选用情况等。这样既可以保证教学档案的安全，又可以扩大系统的服务对象，使各个管理部门以及广大师生都能受益于资料室的信息化管理。

3.加强电子档案管理，重视纸质档案电子化。

（1）加强电子档案管理。首先要建立完善的档案整理规则，对电子档案的格式、大小、内容有明确的说明，对其进行统一指导，使电子档案从源头上做到统一、规范。比如设计统一的、合理的电子表格或模板，发至各系各专业，供教师、学生使用。其次在系统的功能设计上，要考虑电子档案的存放和监管。比如，系统设计学生上传电子论文、电子作业的功能，并在上传界面上对电子文件的格式、大小、必填内容等进行限定等，这大大加强了对电子档案的监督管理。（2）加大纸质档案电子化配套硬件设备的投入。除了从源头上采集电子档案数据以外，资料管理员还需要对一些纸质档案，如试卷、答卷，进行电子化转换，之后将其存放在系统相应位置。这需要配套的硬件设备做支持。学院应高度重视，加大资金投入，购买配置较好的数字化设备，如计算机、数码相机、摄影机、扫描仪等。

4.优化资料管理团队结构，加强管理员信息化管理能力。（1）优化资料管理团队结构。将资料管理团队深入到各系各专业，在全院建立起一个多级监管、层层对接的管理结构。各专业设置专职资料员，负责传达学院资料室的通知;宣传学院资料室制定的规章制度;收集、整理和监管本专业教学档案;在权限范围内，对资料进行系统录入;将本专业教学档案移交学院资料室;等等。学院资料室管理员负责传达学校相关通知;根据本院实际制定相关规则、制度;对各专业提交的档案资料进行核对、查漏、监管;对系统的权限进行控制;对纸质档案进行电子化转换;等等。（2）加强管理员信息化管理能力。首先，要对学院以及各专业资料管理员进行信息化管理知识培训，提高其信息化管理意识，加强其业务操作能力;其次，要实行岗前考核制度，通过考核才能上岗;最后，要注重加强院际、校际间的交流，在借鉴中不断提高信息化管理水平。

四、结语

“不积跬步，无以至千里;不积小流，无以成江海。”学院教学档案涉及各专业学生、师资队伍、培养目标、毕业要求、课程体系、持续改进、支持条件等各个方面，是工程教育过程中各个环节的积累与体现。本文以广东工业大学自动化学院为例，从工程教育认证与教学档案的关系、资料室信息化管理现状、资料室信息化管理对策三个方面分析了工程认证背景下，大多数高校二级学院资料室信息化建设的困境，并提出了相应的具体措施，解决了实际困难。

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