运用PDCA循环管理系统提升医院合同管理水平

文/福建医科大学附属第一医院 林寂静

合同又称契约、协议，《中华人民共和国合同法》第2条明确指出：“合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。”依法成立的合同从成立之日起生效，具有法律约束力。合同的订立和管理关系到企业、组织机构主体的利益。随着社会的进步，医疗机构日益发展壮大，日常工作中所涉及的合同也越来越多，如何对医院签订的合同进行有效、规范的管理成了摆在行政工作者面前的一道重要课题。

一、概述

（一）加强医院合同管理的重要性。自“十二五”以来，政府层面不断要求深化医疗改革，医院作为公益性事业单位面临着改革与发展的双重机遇。在深化改革、提升医疗服务品质的浪潮中，项目合作、物资设备采购、基础建设等各方面需求量增大，带来了大量的合同签订，而物资采购和建设工程类合同往往涉及重大金额输出，项目合作类合同涉及面广甚至有可能牵涉到医院名誉，切实加强合同的规范与审核管理对维护医院名誉与利益至关重要。从合同模板设计到签订再到用印及管理，不论哪个环节出现纰漏都有可能给医院带来无法挽回的巨大损失。近年来，医院行政管理人员也开始逐渐意识到医院合同管理的重要性，开始探索有力的管理措施，以维护医院利益，规避风险。

（二）PDCA循环管理系统概述。PDCA循环（plan do check action），又名戴明环，理论作为卫生部《三级综合医院评审标准实施细则（2011年版）》评分遵循原理的价值，被广泛运用于医疗、护理管理工作中，并取得了显著成效。PDCA活动程序为：P（Plan）—计划，根据任务的目标和要求，制定科学的计划；D（Do）—执行，实施计划；C（Check）—检查，检查计划实施的结果与目标是否一致；A（Action）—反馈、处理，对检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定、标准化及推广；失败的教训加以总结，发现及未解决的问题进入下一个PDCA循环。

二、回顾性调查及原因分析

（一）回顾性调查发现合同存在问题简述。以我院为例，笔者针对开展PDCA循环管理前2年内的90份存档合同进行细致梳理分析，发现存在问题的合同总数为76份，且大多数合同同时存在多项问题，从中大致归纳出的主要问题有签名混乱、合同内容填写不规范、骑缝章未对齐三大类，具体问题细项及其出现频次如下（见表1）：

表1 76份存在问题的合同其具体问题及出现频数

（二）原因分析。1.客观原因。医疗机构情况特殊，近年来，随着医院管理走向科学化、精细化，人员知识背景复杂问题日益凸显。医学背景工作人员对医院业务熟悉但对文件、档案管理了解不深，而文秘背景的工作人员又对医院业务工作等方面情况不甚了解，同时医院对办事人员系统化、专门化培训不足，因而在合同签订和管理方面认识、理解不清、权责意识不够明确，从而导致目前的合同管理乱象。合同数量在医院发展过程中与日俱增，合同种类也日渐繁多，原有的合同管理制度已逐渐无法适应医院发展的需求，需要对原有制度进行补充和完善。此外，出台的合同审批管理制度在现实情况下普遍存在约束性不强问题，不同科室（部门）对合同审批管理规定有些许分歧，例如：财务部门及用印部门对合同审批存在各自不同的要求等。并且，目前全国范围内各地区、各领域没有统一的合同模板，更加大了医院对合同审批、管理的难度。2.主观原因。合同管理员（或经办人员）对医院了解不够深、主观上不够重视合同审核管理也是一大问题。大部分人员了解合同签署的重要性，但对细节方面重视不够（例如对骑缝章的验证和空置部分合同项目信息等），未预见这些细节问题可能引发的严重后果，法律意识不强、相关法律知识薄弱。同时，在医院运行过程中，签订部分设备维修等要求紧急办理的合同时，合同经办者多以注重时效为主，往往简化了查证合同细节的工作。

三、对策及做法

有关研究表明，影响合同管理主要存在六类管理风险，包括组织结构风险、人力资源风险、合同管理制度风险、合同业务流程风险、合同信息管理风险、标准文本风险。在此基础上，结合医院工作的特殊性，提出具体对策如下，并付诸实施：

（一）提高对合同管理的重视程度。召集涉及合同签订和管理的相关处室（部门）负责人、合同经办人，定期或不定期进行合同管理专项培训，明确医院目前所签订的合同中存在的问题，并阐明以上问题将造成的不良后果，引起全院高度重视，明确责任，提高经办人员的法律意识和风险意识，从意识层面促进医院合同的规范化管理。

（二）建章立制，从制度层面把控合同管理各环节。根据《行政事业单位内部控制规范（试行）》《医疗机构财务会计内部控制规定（试行）》等文件精神，经各有关处室（部门）会稿，形成并印发医院《合同内部管理制度》，加强对合同订立的管理，明确合同订立的范围和条件，加强合同审核管理，同时明确合同授权审批和签署权限。还对用印、合同归档、保管及归口管理等环节进行规定和明确，加强合同的全过程管理。

（三）利用信息手段严把审批关。在OA系统上开发用印管理流程，基于前文所述回顾性调查中发现的问题，特别在申请表单中嵌入各部门负责人将合同呈送院领导签发前需做好的审核、把关项目，并要求各部门在申请用印时上传合同文本或扫描件作为附件，以便查验。此外，将合同用印申请与一般公务用印申请流程区别开来，另表导出合同用印记录。

（四）采取定期与不定期相结合的方式进行考查。医院综合档案室人员定期或不定期调阅、抽查存档合同，分阶段整理、分析该时间段内合同存在的问题，并将调阅结果定期通报相关合同订立处室（部门），并严抓落实，将考查制度逐步常态化、标准化，形成长效机制。

四、效果评价

上述针对性改进措施实施后，笔者对近2年医院综合档案室存档的124份合同进行全面核查，发现存在问题合同12份，仅占2年内存档合同总数的9.67%，经梳理存在的问题情况，并将其与实施改进措施前情况进行对比，具体情况如下表（见表2）。由表2可见，在实施针对性改进措施之后，原本合同管理中发现的问题几乎全部整改到位，说明所采取的措施是有效的。但本次全面梳理中还发现一些新生问题，如：部分合同存在用印时间与合同生效或签订时间存在1个月以上时间差、合同的履行与监督有待进一步规范化和制度化等，拟作为新一轮PDCA循环管理重点问题予以突破。

五、结语

做好医院合同管理工作符合医院内部控制管理要求，对提升医院管理水平、保障医院合法权益具有不容小觑的意义。本文通过回顾性调查、原因分析、实施针对性措施及评价反馈形成闭环管理，同时对新发现的问题继续施以新一轮PDCA管理，促进医院合同管理水平螺旋上升。相信我院运用PDCA循环管理工具对合同管理工作进行干预的成功实践，可为广大医院综合档案管理及合同管理工作者提供一套可借鉴的模式。

表2 改进措施实施前后情况对比