多手段助力大事记编写——以国家海洋局东海分局大事记编撰为例

文/国家海洋局东海信息中心（国家海洋局东海档案馆） 孙杰

大事记就是按照时间顺序简要记述一定历史时期一定范围内（某一地区、某一单位、某一方面或某一人物）发生的重大事件、重要活动和重要事实的一种档案参考资料。它系统扼要地记录已发生的历史事件，揭示重要事件的发生、发展过程以及事件之间的关系。也叫“年表”或“年谱（个人）”，它是一种特定体裁的书面材料，作为完整的档案参考资料，一般由题名、正文组成。正文是大事记的核心部分，它是由一条条大事条目组成的，而每一条目又由大事时间和大事记述两部分组成。此外，根据大事记的编写目的、对象、篇幅长短、年限长短等情况，还可以设置前言（或编辑说明）、目录、概况、附录（包括注释、材料出处、图表等），在大事记编撰过程中会有很多人参与，以东海分局大事记编撰过程为例，事先编写了实施方案，事先设定了选材原则和内容，成立了编辑领导小组和编辑组，同时编辑组各人负责各自内容，进行编写，这时候，通过一些方式制定了一些编写格式方面的标准，对各人工作进行约束和协同，以防止后续出现五花八门的编撰内容和编撰方式，同时方便了最后编辑出版阶段的内容合稿和校对。

一、事先准备

根据《国家海洋局东海分局大事记（2005-2017）编撰方案的通知》规定，大事记编纂组由8人组成，根据内部分工，每人专门只负责1至2个方面内容，各自收集材料摘录编写，如果没有事先的约定，每条信息没有一个统一格式的唯一性代码，最后合稿时查重查漏将成为一个大麻烦，所以在编撰组首次会议上，笔者提出了一个利用excel制作的统一格式模板。

图1 东海分局大事记编撰模板

在这之中，编辑组对每项内容进行了约定：1.序号。为流水号，为编辑组各自编撰时编写的流水，方便各自编撰和统计，单元格格式设置为常规。2.年份。为各自编撰年份，如2006年即填写2006，单元格格式为4位数字。3.分类。为各自编撰的类目，如第六大类海洋行政管理即编写为6，方便今后合稿校对工作，单元格格式设置为常规。4.事件号。为唯一编号，格式为DH+年份（两位）+分类代码（两位，各自分类）+3位流水号，对应后续出处文件命名，唯一、不可更改，该事件号编写完成后，无论增删，均不重复命名，这样在征求意见汇总时，直接对应时间编号即可查找内容。5.时间。即大事记正文各条目时间，该时间主要用于排序，不作为正文内容，如日不明或当月综述事件写到月末日期，月不明或全年综述事件写到年末的日期，单元格格式为日期格式。6.内容。即按大事记条目编写正规编撰格式填写内容，当然，在正式编撰之前直接摘录文件时，也填在此处，后期再进行修改（如图2）。7.出处。填写大事记条目内容的出处，填写档号、文号、出版物名称均可，建议详细填写文号、文件名/书名、出版社和日期/公报名和发布单位及相关页码，新闻引用的报纸名称、版面/电台电视播放时间等信息；有相关文件的电子凭证按年建立文件夹，按事件号命名。8.备注。填写其他要说明的内容。9.另外有需要填写的内容可在后面加列填写，不影响后续工作。

图2 内容列填写样例

二、合稿查重阶段

因为大事记编撰内容较多，时间跨度也比较长，为了编写方便，部分专题按年建立了sheet表，部分重要专题之下还建立了小专题或者分类，在实际编写当中各自校对可通过筛选、排序、全表搜索等方式进行自行校对。经过阶段性编撰之后，编撰组组织集体通稿，这时，通过一些合稿、通排的方式，很容易发现有各自重复遗漏内容，那么通过一些操作之后再返还给各编委进行核准后，再次合并后印发征求意见稿。主要涉及的操作和好处有:

（一）sheet表合并。合稿时有一步重要工作是把个人编撰的内容合并到一起进行审稿，如果各人编撰时按年进行了区分，那么最终统稿人手上会有几百个sheet，虽然各自编撰时比较方便，但是不利于统稿，所以首先要把各个sheet合并起来。再此处笔者是利用vba进行合并。合并主要代码有：

合并好了之后可以统一排版并设置一下格式，非常方便，这样减轻了编撰人员的部分工作，更好地把精力投入到编撰工作当中。

（二）内容排序和筛选。本文以excel365为例进行操作示例。选择【开始】菜单中的【排序和筛选】，选择【自定义排序】，并按“时间”列进行排序。

图4 自定义排序示例

图5 添加排序主要关键字示例

选择【添加条件】，增加次要关键字，按下拉箭头选择按“分类”列排序，该操作主要是为了审稿方便，提高审稿效率。

图6 添加次要关键字示例

排序后，可以很容易检查出各位编辑的一些重复内容，那么通过修改分类列的数字，将该条内容合并交由指定人员处理。同样，筛选是通过选择【开始】菜单中的，【排序和筛选】，选择【筛选】，可按各种条件进行筛选，一般常用的是按“分类”列进行排序。

图7 筛选示例

需要注意的是，选择【筛选】按钮时，光标应选中需要筛选的标题行。

三、征求意见阶段

图8 反馈表之内容补充示意图

征求意见稿下发的同时也下发了征求意见反馈表，主要分增、删、改三类，其中增加的表格需要反馈者填写类别，而删、改二项对应填写事件号，这样意见收集回来之后核准、修改非常方便，修改时需注意事件号唯一，增加的条目再新增编号，不与前期已编的事件号重复，也有利于大事记编辑过程中的文档版本管理。

图8 反馈表之内容删除示意图

图8 反馈表之内容修改示意图

四、排版阶段

最终修改完毕并上会经大事记编辑领导小组审核通过后，需要提交文档给出版社，这时，同样通过合并sheet处理后，将内容列按年度单独贴入word或记事本，粘贴方式选择为文本，通过简单编排之后，即可提交出版社进行排版印刷。

图11 word中粘贴为文本示意图

五、结语

日常的工作当中不仅有很多规律和经验值得我们去摸索，同时也有很多基本技能值得我们去熟练掌握，以excel为例，小小的办公软件其实很多的实用功能值得我们在日常工作中去开发和应用，档案工作很多时候需要与Excel打交道，所以熟练掌握一些应用技巧对提高工作效率和档案整理的质量尤为重要。本文的示例就是通过事先设定的规则，给大事记编辑人员提供编辑模板，使得大事记编撰过程当中忙而不乱，与利用word直接编辑相比，excel多了很多强大的对比、排序功能，能够在一定程度上减轻大事记编辑们的工作量，当然在协同办公中我们可以利用excel的协同办公能力，如多人在同一个excel文件中工作，但这并不适合在编书修志过程当中的编辑工作，笔者认为本文所阐述的方法，是一个切实可行的提高编辑效率的方式。