高校异地多校区档案管理一体化研究

文/山东大学（威海） 顾炜 赵林林

一、问题的提出

21世纪以来，随着我国高等教育改革步伐的加快，很多高校为了解决在发展中遇到的土地、规模、空间等问题，加之地方政府有依托大学品牌优势盘活资产、提升经济的动能，异地办学逐渐成为潮流。据笔者统计，截至2019年1月，原“985”高校中有31所高校在主校区所在城市之外建设（或合并）了另一个或多个校区（不包括独立学院），承担培养本科生或研究生的功能。高校异地办学的一个基本特征就是异地校区距离主校区所在的城市较远。根据百度地图的计算值，异地校区距离主校区所在城市的平均距离为1100余公里，距离较近的如浙江大学海宁校区，距离主校区80余公里；距离较远的如清华大学深圳研究院，距离主校区2200余公里。尽管这一举措解决了高校发展中空间不足的问题，但是随之而来的新问题也越来越突出，比如行政管理难、资源整合难、学科融合难、人心凝聚难、整体规划难等。本文仅就档案管理方面存在的突出问题梳理如下：

（一）乱。一般情况下，主校区由于存在时间较长，管理制度较为完善，档案和档案管理比较完善。但是在异地的校区，尤其是创建时间较早的异地校区，由于创建初期没有将档案管理延伸到日常的基本建设、招生、迁院、学生管理、招标等工作中，导致归档不全、管理散乱等现象较为普遍。

（二）散。囿于异地多校区的基本现实，对多校区如何实现良性的档案管理，很多高校缺乏较为成熟、可资借鉴的科学管理制度，往往局限于解决具体问题，导致档案管理较为分散，很多应该由学校统一管理的档案，多散落在异地校区的学院或部门，管理不规范成为常态。

（三）低。由于多校区办学，校区分散导致档案收集、整理、归档、数字化等各项工作时间拉得较长。而档案利用工作是建立在上述基础工作之上的，基础工作薄弱，导致档案利用效率较为低下。比如，一位主校区的毕业生要在异地校区打印自己的成绩毕业证明，特别是毕业时间较长的情况下，在当前很多异地办学高校就无法实现，只能耗费大量时间和精力到主校区办理。虽然部分高校已经开始提供部分档案的远程利用服务，但是对于很多异地办学高校来说，校区间的档案资源共享、互认等依然存在壁垒。

二、原因分析及解决思路

前文所述的三种突出问题很大程度上由于以下两方面的原因造成：

（一）理念的落后。档案工作是高校管理工作的重要组成部分，是一项长期性、基础性的工作，但与学科建设、教学管理、科学研究等显性工作相比较，也存在着没有外来经费、没有评价权重、没有突出业绩的隐性特点，这也导致很多高校对于档案工作的认识并不到位。由于理念落后，很多高校对档案工作的资金投入不足，档案信息化建设不到位，从事档案工作的具体人员专业素养不高，档案工作整体地位边缘，并逐渐形成不良循环。

（二）管理的差距。高校异地多校区办学管理体制、机制、人员、投入的差异，也直接或间接导致校区间档案管理水平的差距。通常来说，主校区的档案管理制度相对更加完善、管理更加规范，信息化水平和数字化程度更高。而异地校区起步晚、底子差、人员少、投入少，档案工作水平往往相对落后。

归结起来，无论是思想观念还是管理方式很大程度上是由于时代的局限造成的。从国家发展的角度看，自新中国成立以来我国始终处在建设初期，对高校经费的投入不足使得高校在所有工作的排序中，往往将档案工作向后顺延。随着国家进入中国特色社会主义，进入了新时代，对教育特别是高等教育的重视和期待达到一个新的高潮，与之相伴的是对高等教育的投入不断加大，尤其是对“双一流”建设高校的支持力度更是空前，这为档案工作水平提升提供了机遇。从时代趋势的角度看，进入21世纪，信息化的发展日新月异，数字化、网络化、智能化是新一轮科技革命的突出特征，也是新一代信息技术的核心。数字化强调对数据的收集、聚合、分析与应用，网络化为信息传播提供物理载体，其发展趋势是信息物理系统（CPS）的广泛采用。把握这些根本特征，将之贯彻到档案管理工作中，就能为高校异地多校区档案管理提供金钥匙。对于异地办学高校的档案管理工作，我们认为应该树立一个理念，即不管是主校区或是异地校区，档案工作的要求必须是一体化。所谓的一体化，就是档案工作的各个环节必须遵循统一的制度、执行统一的标准、实现统一的目标，这三个统一是破解前文所述的异地多校区档案管理问题的关键。统一的档案工作制度，可以让各校区的档案工作不再是一盘散沙，有法可依、有法可循，才能为后续的档案开发利用打下基础。统一的档案工作标准是指在实体档案的管理比如收集、整理、鉴定、保管、利用等工作环节，在遵照国家统一要求的前提下，在具体操作层面，各校区应细化实行统一的标准。统一的工作目标，是指档案工作最终是为了更好地服务学校、服务师生，服务社会，这既包括及时、准确地保存信息，存史资政；也包括高效、便捷地利用档案，让档案“活起来”。

三、可行的路径

在档案管理一体化的思路下，应该探讨实现这一理念的具体路径，笔者认为可以借助信息化的手段来实现，即通过建设统一的档案管理系统（Unified Archives Management System，简称UAMS）来实现存量数字化、增量电子化、利用网络化的要求。

（一）主要内容。UAMS包括档案管理（Archives Administration，即AA）和档案利用（Archives Utilization，即AU）两个子系统。1.AA子系统主要是针对档案资料的整理和归档。通过将原有的档案资料进行电子化的技术处理，比如扫描、翻录、影像等，使其转为由计算机存储的信息，达到存量数字化的要求。这对于建校时间较长的高校特别是这些高校的主校区尤为重要。通过建设AA系统，高校可以根据档案的重要程度、损毁程度、利用频率等设定统一的要求，逐步推进馆室藏档案的数字化。随着近些年高校信息化建设的加快，各种办公自动化系统得到了充分运用，比如人事、财务、科研、教学、公文处理等各项重要工作都建设了自己的管理系统，文件、数据、材料等都实现了电子化存储，这一部分的新增档案只要做好与AA系统的对接就可以方便实现数据的共享。2.AU子系统主要是针对档案资料的利用。AA系统的建设成效直接关系档案利用网络化的实施效果。作为创新源头的高校应该紧紧抓住信息化的大趋势，坚决推进档案利用网络化，尽量避免翻阅故纸堆的档案利用方式。高校档案利用的主体是师生和校友，在设计AU系统时，应当基于用户身份和需求设计不同的查询、利用通道。如教师主要对科研档案、教学档案、文书档案等利用率较高，而学生（含校友）则对学籍档案、学位档案等利用率较高，那么AU系统就应当在入口设置身份确认环节，并自动对应相关的数据库，提供快速查询、打印等服务，从而提升档案利用效率和服务效果。同时，随着信息化时代的发展，智能终端设备比如手机已渗入到整个社会生活的方方面面。为了应对这一趋势，档案的网络化利用不能忽视移动终端设备的应用。利用学校APP平台提供接入AU端口（或者自建档案查询、利用的APP）是档案利用网络化的一个新趋势。

（二）需注意的问题。1.统一的接入门户是前提。既然是一体化管理，那么不管是主校区或是异地校区，不管是在接入AA还是AU系统时，无论是档案管理者还是档案利用人，都应呈现统一的入口。当然，各自的入口针对的具体项目设计是不一样的，AA端的入口可设有档案上传、审核、入库等具体项目；AU端的入口可设有档案查询、出具证明、馆藏展示等。通过统一门户建设，既是落实统一的管理制度要求，也使得各校区档案工作贯彻统一的标准。基本可以用下图。2.高校的信息化建设支撑。UAMS的建设应当在高校信息化建设的统一规划中实施。当下，各高校都很重视信息化建设，并投入大量的精力与经费，教务、资产、人事、科研、图书、办公自动化等业务管理基本都有信息系统。但不可否认的是，各个信息系统之间缺乏互动，数据孤岛现象十分严重。归根结底是由于高校对于信息化建设缺乏完整的规划和科学的顶层设计。在建设UAMS系统时，要将之放到学校的信息化建设的大背景下，在保证信息真实性、完整性、安全性等前提下，实现与学校各个业务系统的对接、兼容、一键归档。3.档案的安全管理是保障。随着信息化步伐的加快，档案的安全管理特别是电子档案的安全成为一个重要问题。建设UAMS要充分考虑海量数据的安全问题。数据安全大致可以分为存储、传送、管理安全三个方面。各高校对档案的安全管理方面都比较重视，在物理措施、访问限制、数据加密、电脑防毒方面都有比较具体的规定，各校区应当认真贯彻落实并加强日常检查。值得一提的是，在存储安全方面，高校可以充分发挥多校区办学的优势，在一个或多个校区建设数据分中心，实行异地备份，甚至多地备份，防止遇到突发事故造成系统崩溃、数据丢失损毁等后果。