以服务利用为目的核电站电子文件管理探索和实践

文/江苏核电有限公司 周鹏

近几年来，国家出台了多项关于发展电子文件的规划和纲要，专家、学者及各企事业单位积极实践探索电子文件的四性研究，使电子文件的发展在政策层面和技术层面获得了有力的支持，相信在不久的将来电子文件广泛应用将会水到渠成。但是，我们要认识到电子文件与纸质文件不同，不能照搬纸质文件的标准和规范。另外电子文件的管理和利用借助信息系统实现，由于投入成本、开发思路和开发程度等各方面的原因，使得各领域或各单位使用的信息系统各不相同，所以电子文件管理和利用的具体实践，即在保障电子文件四性的基础上，如何管理电子文件使用户能够快速、高效地获取和利用，从而达到提高工作效率、降本增效，实现绿色环保工作和生活的目标，就是各个领域或企事业单位必须面对、自行解决的研究课题。

一、探索和实践中存在的不足

从2003年开始，田湾核电站陆续上线多个信息管理系统，由于当时信息化发展的阶段性、认识误区、需求不到位或标准不统一等原因，导致电子文件管理存在一些不足和缺憾，影响文件和档案的服务利用。

（一）未统一规划系统开发导致信息孤岛。田湾核电站建立了文档管理系统、企业资源管理平台和电站实时数据管理平台等多达几十套应用系统。这些系统积累了大量非结构化数据信息，产生的文件和记录存在于各业务节点，无法提供互通共享。

（二）缺少文档过程降低了电子文件使用便利性。田湾一期工程项目将项目档案元数据和案卷目录直接导入系统，整卷文件合并成一个PDF电子文件上传系统，挂接在档案条目上。用户不能直接查询目录中的具体文件。

（三）标准不统一导致电子文件丢失元数据信息。设备文件功能位置码拆分成系统码和位置码两部分著录在原文档管理系统。2012年企业内容管理系统上线，功能位置码需作为一个完整的元数据著录系统，导致一期工程设备文档从原系统迁移到新系统后，缺失完整的功能位置码信息。

二、核电站电子文件服务利用管理的实施要点

经过近二十年探索、实践和改进，田湾核电站对电子文件的全生命周期形成了一系列的精细化管理，其管理流程见“图1”：

图1 田湾核电站电子文件管理流程

（一）信息系统整合管理。为了解决信息孤岛问题，2012年，田湾核电站上线企业内容管理系统（简称ECM系统），ECM系统具备多种文件采集著录功能，能够录入接收的文件和档案，整合各文档管理系统的数据和流程，实现了文档一体化的管理；能够批量导入文件，解决所有业务系统产生的历史文件的利用问题；能够提供系统接口、按照设定规则，从第三方系统导入原生电子文件，向第三方系统传输电子文件，已陆续将现有系统与ECM系统关联共享，实现了业务流、文档流、信息流的融合贯通。同时规定后续开发、上线的系统需与ECM系统通过系统接口进行数据交互，使ECM系统成为文件利用和共享中心。

（二）信函附件管理。田湾核电站承包商通过信函的方式提交文件，信函附件管理是指对随信函提交的文件进行辨识，确定将其直接作为信函附属文件上传到ECM系统，还是将其从信函剥离、作为一份正式文件著录到ECM系统。信函附件确定是否剥离是文件接收后处置的首要环节。信函附件不剥离，附件的元数据未著录ECM系统，无法直接查找。附件剥离与否需要根据文件生效状态、来源等因素进行确定。经过多年的实践证明，各类文件未生效送审版、质量计划、任务单等空白记录文件不剥离，作为附件上传系统，其他生效技术文件宜剥离，单独著录。

（三）文件著录管理。文件著录是指从接收的纸质文件或电子文件中，提取相应的文件元数据信息，著录在ECM系统，同时上传PDF电子版文件的过程，供用户查询利用。考虑到方便利用，著录时可以采取一些必要的手段帮忙用户查询利用。如设备使用说明书，田湾核电站从横向和纵向两个维度进行设定：横向，不同设备使用不同的功能位置码标识文件；纵向，将不同名称用于指导使用和维修的文件统一命名为设备使用说明书。从横向和纵向两个维度的限定，保障了用户快捷、准确地查询利用。

（四）文件关联管理。文件关联是指将接收到的文件在信息系统中进行逻辑上的连接，表明文件之间的相关关系。文件之间相关关系包括所属关系、内容承接关系和文件升版关系。通过对文件的关联管理，提高用户查询利用的效率。完成文件著录后，实施文件的关联管理。如信函与所传递文件进行关联，表明所属关系；来函和复函进行关联，表明内容承接关系；同一文件不同版本进行关联，表明文件升版关系。

（五）文件分发管理。文件分发是指将文件按照指令传递给使用单位、部门或个人的过程。所有的文件都需要分发。对本单位内部的分发指令由文件归口部门制定，对外部承包商的分发指令由承包商归口管理部门制定。特别注意的是，必须对工作的执行和验证所需要的文件的发放进行控制，使参与活动的人员能够了解并使用完成该项活动所需的正确合适的文件，即受控分发给执行者。带有工作任务的文件任务分发给责任人。密级文件按密级分发给知悉人员。其他文件可以普发给所有人。

（六）专题编研管理。根据公司热点工作和重点工作，借助信息系统功能的多样性和电子文件管理的灵活性，以及凭借熟知电子文件分类和存储的便利性，收集、整理和汇总热点工作和重点工作相关的文档，积极开展电子文档的专题编研工作，为公司所有用户提供文档服务。为了保障核电站设备安全、稳定地运转，公司响应上级主管部门提出的设备可靠性管理工作，文档人员可以发挥自身的优势，开展关键敏感设备文档的编研工作。并且逐年更新，以保持专题内容的完整性和及时性。

（七）用户需求响应。田湾核电站文档部门每年走访公司所有部门或开展用户需求调研，收集公司各部门文档利用需求，评估需求的必要性和紧迫性，编制实施计划，集中人力，保质保量完成需求任务，以满足业务部门用户的利用需求。为了解决电站一期工程仪控图纸管理颗粒度太粗，使用不方便的问题，组织人力，按照每个设备将原本不足百个功能区或功能组的文件、拆分成近70000份的图纸导入ECM系统，供用户查询利用和其他信息系统链接引用。

三、电子文件服务利用的实施体会

（一）关注电子文件收集的齐全性。文件收集齐全是服务利用的基础，在关注电子文件服务利用的快捷性和便利性的同时，也需要考虑电子文件收集的齐全性，采取必要的措施，查验和控制收集到的电子文件齐全性，这样才能保障在信息系统中搜索到所需的文件。可以通过核对总清单和编码连续性核实文件收集的齐全性。

（二）区分电子文件整理的颗粒度。保障电子文件能够供用户充分利用，并不是要求一视同仁地按照相同的标准处理所有文件，应根据设备或文件的重要程度，按照不同的颗粒度划分电子文件，特别是对核电站设备随箱文件，按照设备重要性和文件类别区分不同的颗粒度进行整理非常有必要。

（三）标识电子文件使用的有效性。在为用户提供电子文件服务利用时，要注意标识电子文件的有效性。核电站商运阶段，随着设备的损耗、更新换代和工艺技术的发展，核电站每年开展工程改造和设备替代项目，使现场与工程竣工图产生不符，应及时在档案备注中注明变更情况，以免用户误用旧版文件。

四、结束语

电子文件的管理利用是当前各企事业单位档案工作的重点课题和热点课题，各单位应在其管理体制和管理目标的基础上，参考外部单位的良好实践，结合自身信息资源系统的功能，积极探索、实践，总结出适合自身的电子文件管理利用模式，使用户能够深刻感受到电子文件使用的便利性和快捷性，才能更好地推进文件电子化管理之路。