论学校传统档案室与数字档案室的有机融合

田丽慧

摘  要：学校传统档案室与数字档案室各有优劣，只有有机融合才能达到优势互补的和谐状态。具体来说，二者可以在技术、室藏、人员、业务、管理、服务等方面进行有机融合。

关键词：学校传统档案室;学校数字档案室;有机融合

随着信息技术、数字技术、网络技术在学校档案室的应用与发展，许多大中型学校档案室不惜投入大量的人力、物力和财力，开始承担学校数字档案室的研究、建设任务。通过探索、实践，研究者发现学校数字档案室的建设仍不得不依赖于学校传统档案室资源。在相当长一段时间内，学校档案室不会全面数字化，而是学校传统档案室与学校数字档案室共存互补、有机融合，以学校复合档案室的形态存在。

学校传统档案室与数字档案室共存互补、有机融合的复合档案室作为学校档案室发展的一个阶段，是由学校传统档案室向学校数字档案室过渡时期学校档案室存在的基本形态，是学校档案室发展模式的现实选择。那么，如何对学校传统档案室与数字档案室进行有机融合呢？具体而言，笔者认为，学校传统档案室与数字档案室可以在技术、室藏、人员、业务、管理、服务等方面进行有机融合。

1 技术的有机融合

技术的有机融合是学校传统档案室与数字档案室有机融合的基础。学校传统档案室的技术是指学校档案室的传统技术及其建筑设备，如档案柜、目录柜、阅档桌椅等;学校数字档案室的技术是指学校数字档案室所采用的信息技术、数字技术、通信技术、网络技术、虚拟技术、多媒体技术等现代信息技术以及计算机、通信设施和通信网络等现代技术设备。如何对学校传统档案室与数字档案室的技术进行有机融合呢？笔者认为，一方面要充分发挥学校传统档案室的技术及其建筑设备的优势，另一方面要推动学校数字档案室高新技术及其现代设备在档案室的应用和发展，不断采用新技术来充实学校档案室，从而使学校传统档案室与数字档案室的技术达到有机结合、共存互补的和谐发展状态。

2 室藏的有机融合

室藏的有机融合是学校传统档案室与数字档案室有机融合的核心。学校传统档案室的室藏是指学校档案室所收藏的各类实体档案的总和，是独立的物理室藏;学校数字档案室的室藏由本室的数字档案信息资源和网络数字档案信息资源两部分组成，既有物理实体的成分，又有虚拟室藏的成分。学校传统档案室室藏是学校数字档案室信息资源的基础，二者在室藏上可以有机融合，如何对学校传统档案室与学校数字档案室的室藏进行有机融合呢？笔者认为，一方面要对学校传统档案室室藏的非数字档案进行合理数字化，另一方面要用网络数字档案信息资源充实室藏，使有机融合后的室藏既有传统的手写型、印刷型、缩微型、视听型档案，又有电子或网络档案信息资源;既有实体档案，又有虚拟档案;既有单一的媒体档案，又有多媒体档案;既有联机档案信息资源，又有脱机档案信息资源，进而建立完善的实体与虚拟室藏，让本室有限的档案信息资源实体和无限的网上虚拟档案信息资源最大限度地结合，达到拥有与存取的最佳平衡，并做到对档案信息资源的所有权和使用权并重，充分满足用户多方面的档案信息需要，逐步实现档案室室藏档案信息资源共享。

3 人员的有机融合

人员的有机融合是学校传统档案室与数字档案室有机融合的关键。学校传统档案室的工作人员是指掌握学校传统档案室技术且能胜任学校传统档案室工作的档案室工作人员;学校数字档案室的工作人员是指掌握学校数字档案室技术且能胜任学校数字档案室工作的档案室工作人员，具体又可划分为具体操作层、网络管理层和宏观决策层三个层面。具体操作层中从事内部档案信息资源管理的工作人员要求有较宽的知识面、扎实的档案学与信息学知识，能独立开展档案信息咨询活动，能对档案信息产品进行深层次的加工;具体操作层中从事技术支持与维护的工作人员要求有极高的专业计算机水平，精通计算机和网络知识。网络管理层工作人员要求具有敏锐的档案信息意识和较强的网络档案信息收集与组织整理能力，具有较强的创新能力与知识产权保护观念，具有较好的专业知识、外语水平及分析、判断和综合能力，熟悉网络环境下各种检索工具、档案信息源及使用方法等。宏观决策层工作人员要求具有敏锐的档案信息意识、开放的个性、灵活的头脑、良好的大局观和极强的战略决策能力与协调管理能力，能正确分析学校数字档案室内外部环境，制定学校数字档案室信息资源发展政策。如何对学校传统档案室与学校数字档案室的工作人员进行有机融合呢？笔者认为，一方面要对学校传统档案室与数字档案室工作人员的知识结构进行有机融合，使其熟练掌握档案学专业知识与外语、计算机、网络知识以及多种专业知识;另一方面要对学校传统档案室与数字档案室工作人员的技术能力进行有机融合，使其熟练掌握计算机技术、数字技术、网络技术，逐步培养其敏锐的档案信息意识和独立获取档案信息的能力以及创新能力、管理能力、文字表达能力、协作和人际沟通能力，从而把他们锻炼成为能适应传统和数字化、网络化复合环境的复合型工作人员。

4 业务的有机融合

4.1 收集利用业务的有机融合。既要重视对各种档案的收集、整理、保管和借阅，又要加强对档案信息资源的开发和利用，对原有业务进行整合和升华，以适应信息时代的要求。例如，可以增加一些新型业务功能，如档案信息数据采集与整理、档案信息数据库开发、档案信息导航、档案信息系统安全维护、网上档案信息知识产权保护及技术支持等功能。

4.2 参考咨询业务的有机融合。要以档案信息資源的开发利用为基础，以用户的档案信息需求为核心，提供高品质的档案信息参考咨询服务，力争变配角地位为主角地位;可以通过开设档案信息参考咨询专线，建立档案信息参考咨询应答系统、点播系统或点读系统等方式，来加强档案信息参考咨询服务。

4.3 用户培训业务的有机融合。可以利用先进的技术手段，例如电子邮件、在线咨询、网上讲座、视频点播、电视会议、远程教学等等，来提高用户的综合素质。

4.4 信息服务业务的有机融合。可以通过建立档案信息特色网站、虚拟档案信息资源导航站、交互式的档案信息服务系统、独立的档案信息资源服务器、直观的网络地址和友好的用户界面等方式，开展网上检索、网上借阅、网上拷贝、网上咨询、网上研讨和网上培训等各种档案信息服务活动，为用户提供跨时空的便捷的档案信息服务。

5 管理的有机融合

管理的有机融合是学校传统档案室与数字档案室有机融合的保障。学校数字档案室拓宽和激活了学校传统档案室的管理内容和管理方式。在管理内容方面，虽然学校传统档案室也涉及知识产权，但这远远没有学校数字档案室涉及的范围广、程度深，档案信息系统和数字档案信息的安全管理成为学校数字档案室的重要管理内容;在管理方式方面，学校传统档案室基本上是手工操作管理和档案实体管理，学校数字档案室则是计算机管理、网络管理和档案信息管理。那么如何对学校传统档案室与数字档案室的管理进行有机融合呢？笔者认为，一方面要加强学校传统档案室的手工操作管理和档案实体管理，另一方面也要加强学校数字档案室的计算机管理、网络管理和档案信息管理，尤其是档案信息系统和数字档案信息的安全管理，从而使学校传统档案室的管理和数字档案室的管理有机融合在一起。

6 服务的有机融合

6.1 服务对象的有机融合。学校传统档案室是以实际到室利用者为服务对象，其用户多为有限的固定群体;学校数字档案室相对于学校传统档案室而言，扩大了档案室的服务对象，其档案信息知识受众表现为无限扩张与分散化，用户从有限向无限发展。那么如何对学校传统档案室与学校数字档案室的服务对象进行有机融合呢？笔者认为，一方面要服务好学校传统档案室的各种用户;另一方面要服务好学校数字档案室的各种网络用户、远程用户、虚拟用户等，就是把一切通过档案室（无论以何种方式）来获取档案信息知识的人即档案信息知识受众当作服务对象，尽己所能为其提供优质档案信息服务。

6.2 服务方式的有机融合。学校传统檔案室是集中式的，访问场所既固定又稀少，每个岗位都必须有工作人员坚守，大小服务都有专人管理，利用者是被动接受档案室员面对面的服务，利用者要想获得档案室信息知识，必须通过与档案室员的咨询、交谈才能进行。而学校数字档案室的服务则是开放式的，它依靠档案信息资源数字化和传递网络化来实现跨时空的档案信息资源的共享，用户可以在任何时间任何地方以联网的方式到任何开放式学校数字档案室获取档案信息知识。学校数字档案室使得档案室的服务方式发生多种变化，即由单一转向多样、由被动转为主动、由封闭转为开放、由大众化转向个性化、由单向式服务转向交互式服务、由区域服务转向社会服务、由固定场所服务转向跨时空服务、由静态服务转为动态服务等等。那么如何对学校传统档案室与学校数字档案室的服务方式进行有机融合呢？笔者认为，首先，要不断向“任何（档案）信息、任何时间、任何用户、任何方式、最快速度”的最高境界发展。只要是档案信息知识受众合理需要的档案信息，都应尽力提供，具体服务方式可以千差万别，但宗旨始终是最大限度地满足用户的档案信息知识需求。其次，应尽量向用户提供多样化、深层次、集成化和个性化的服务。即既提供室内服务，又提供室外服务和不受时空限制的网络服务、远程服务;用户既可亲自到档案室来查阅档案资料，也可在实体档案室之外的任何时间、任何地点，通过网络来利用档案室的档案信息资源，从而满足用户在不同地点及不同时间对实体档案室与虚拟档案室的不同需求。最后，既要重视一对多的服务，又要重视多对一的服务，从而实现多对多的服务。即对一个具体的服务对象而言，档案室通过现代技术、虚实结合的室藏和档案信息资源共享、室际互借等许多手段的有机融合，提供多样化档案信息知识和多样化的服务，从而在满足档案信息知识受众的无限需求方面达到一个新的高度，在一定程度上实现有限与无限的统一。