电子商务档案管理现状反思及优化方式探寻

叶琼花

摘要：科技在发展，时代在进步，各个领域都要紧跟时代步伐，在新的社会形势影响下，档案管理的问题也凸显出来，电子商务档案在大数据的影响下数量激增，随之而来的是工作人员们的工作难度和工作量急剧增大。而科学技术的发展推动了电子商务档案管理的智能化发展，电子商务档案的管理可以方便简单地应对这些问题，所以研究电子商务档案管理的优化方式对于我们有重要意义。

关键词：电子商务档案;档案管理;现状;优化方式

社会科技的进步是电子科学技术发展的基石，现今的图像数字技术发展使得档案记录工作内容更加包罗万象。传统纸质档案是电子档案的前身，传统纸质档案所记录的只有表格文字等具有单一性，而进步的电子商务档案的内容则可以包括数字、图像，音频在内的各种数据，甚至可以储存在同一个文件里面，能呈现多种多样的表达效果，多种数据集合起来可以反映出最真实的商务活动情况，而利用计算机网络为载体可以快速的对客户信息进行收集管理。电子商务档案逐步优化的一个标志就是有效地做到对信息的收集、整理并再现。

一、电子商务档案管理现状

（一）电子商务档案的优势体现不够明显

传统纸质档案用来记录信息内容与要面临很多问题，例如人工资源浪费，员工们的工作效率得不到保障等。电子商务档案则与纸质档案管理想必可以克服这些困难，主要可分为以下三个原因（1）电子商务档案以互联网为基本传播媒介，相关信息资源依靠电子计算机处理获得，具有便于处理、直观性等特点。（2）电子商务档案的效率明显高出纸质档案，21世纪的一大特征就是数字信息化，而电子商务档案则正好具有较快的传播速度，并且在电子设备处理的帮助下十分方便快捷。（3）同传统纸质档案的存储手段不同。传统纸质档案采用的纸质材料不便于保存，且在漫漫时间长河里会消弭殆尽。而电子商务档案则通过数字信息存储，具有储存内容时间长、储存速度快，效率高等优势。但从目前商务局档案管理工作来看，电子商务档案的优势没有得到足够的重视，需要积极利用发挥其优势来为档案管理服务。

（二）电子商务档案管理和网络发展衔接不够紧密

电子商务网站用电子信息网络媒体作为传播媒介，通过互联网进行存储工作并且利用计算机网络对信息数据进行分类管理。不断建设传统电子商务档案并对档案信息进行智能化。智能化电子商务档案是传统电子商务档案的进步与发展，计算机科技大大推动了工作效率的提高，淘汰以传统记录方式为载体。电子商务档案的储藏信息是应用了计算机二进制的方式存储，传播方式以互联网为媒介，在管理方式应用计算机管理很多地方已经开始建设以计算机和互联网为媒介的智能化电子商务档案，与传统化电子商务档案计算机技术以及纸质档案的某些方面相比具有很大优势。如今的电子商务档案管理，与迅速发展的网络发展衔接明显不够紧密，明显体现出滞后的现象。

（三）电子商务档案检索智能化进度较慢

当今社会是信息化、全球化的时代，全球化也是电子信息科学与技术的主流趋势，电子商务档案的建设与发展在新时期迎来了新挑战，这也是新的机遇。智能化电子商务档案信息网络化以互联网为传播工具，这意味着电子商务档案的储藏信息与知识可以变得在人民群众中更加普及，你可以足不出户就能了解到你想了解的事情。电子信息检索的智能化是社会发展的需要，而计算机技术的发展可以给予电子商务档案信息检索这项功能，特别是图像信息检索的智能化研发，为电子商务档案信息应用检索的智能化开辟了广阔的空间。但电子商务档案检索方面，智能化程度不高，进度较慢，容易与科技和发展脱钩，严重阻碍了智能化的发展。全球性电子商务活动的活跃，使得电子商务档案越发体现出全球化趋势以及系统分布、语言复杂、交易方法多样等特征。为此，智能且更便捷的检索工具势必成为当今用户的普遍选择。随着时代发展科技进步，智能化电子商务档案也进行了自我发展和改进，智能化电子商务档案成为时代潮流。

二、电子商务案管理优化具体方式

（一）凸显电子商务档案的科技优势

电子商务档案的智能化对传统的电子商务档案建设来说具有独立性，电子商务档案的智能化建設过程非常依赖高科技技术，它的基础就是智能化的电子设备和电子技术，电子商务档案的智能化建设需要相关电子科学技术的支持。在当前的信息资源进行智能化的过程中，大部分采用海量存储技术，信息网络化、资源共享化、资源智能化和智能便捷性是数字馆数据化应当具有的特征。可以根据不同的科技依托，极大的发挥电子商务档案的科技优势，依据相关的规章制度，对不同信息进行收集归类处理。在信息资源进行智能化的过程中，采用海量存储技术是目前信息资源进行智能化的存储手段，信息模数转化技术使档案的信息智能化，技术主要依靠计算机二进制，大数据下，对设备的存储技术也是一个要求。在信息管理系统中运用相关的数据库技术，电子商务档案智能化建设中的一项重要技术就是在计算机管理系统中利用及储存相关的信息。应用智能存储技术，可以使得系统的更新更快、虚拟磁盘的配置更好、容量的扩充变更加容易轻松。

（二）建立电子商务档案管理智能化平台

电子商务档案应用智能化具体涵盖客户关系管理、商情分析预测以及营销策划层面的智能化。客户档案是电子商务档案之中的一项重要内容，电子商务的储存数据非常多且杂，包括地理文化信息以及人文社科，因此，电子商务档案的智能化建设的科学性是必不可少的。电子商务档案智能化建设应当注重的两个方面：对于用户获取信息平台的管理和现有的智能化信息处理。对于电子商务档案的智能化管理模式与传统的实体管理模式之间的矛盾调和。对于文件信息的处理方式是否能处理好相似文件的智能化设备等，这些都是在电子商务档案智能化建设中不能避免且值得去深思的问题，这些问题也体现出了更具科学性的档案智能化。

（三）电子商务档案的安全性应当进行科学技术化管理来保障。

没有规矩何以成方圆，电子商务档案中重视的问题之一便是信息安全，信息的安全性、保密性应有相关的法律法规规章制度来保护隐私安全，这样才能使我们的信息安全得到保障。知识管理取代传统电子商务管理，为管理模式带来新活力。为电子商务的智能化提供了理论依据。对知识存储和保护提供了强有力的支持，从不同角度去实践，总结并不断改善传统档案管理带来的不便。形成科学的，有安全保障的新型智能化电子商务档案管理。不断完善相应的价值体系是电子商务档案的知识管理的重中之重。智能化信息数据分析处理系统满足了当前进行企业商业实践的综合需要，同时还能持续地完成向广大市场、不同客户的学习和借鉴，这不但优化了企业商业管理流程，同时为管理人员提供了管理制定方案的新策略。

三、结语

电子商务档案在时代的大背景下应运而生，由于电子商务时代的来临致使许多大型的商务活动都离不开数字文件。而各个企业的建设和发展离不开这些数据文件，它们对于企业发展具有重要意义。电子商务档案离不开科学管理和大数据下相关信息的收集，而既要收集整理基本数据信息，又要保证信息的安全性和有效性是电子商务档案管理的重点难点。因此，电子商务档案管理走向智能化是科技产物也是时代所需。

参考文献：

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[2]黄玮.电子商务档案管理的智能化现状及趋势探究[J].科技与企业，2016（4）.

[3]刘静.基于电子商务影响视角的图书馆电子研究管理[J.中国商论，2016（17）：60-61.