办公自动化与办公室文书工作发展探析

史成华

摘要：随着计算机网络技术的广泛普及应用，计算机硬件设备和智能化水平不断提高，深入影响着企业和办公人员的工作效率。办公自动化和人工智能化的硬件工具也在快速地发展应用，影响着社会发展水平的方方面面，尤其是对办公室文书管理工作的规范、便捷、高效提供了便利条件。本文旨在分析办公自动化的革新发展趋势，办公室文书工作方式的转变，深入探讨和研究自动化和智能化硬件设备在办公室管理工作中的应用和管理，不断提高办公效率。

关键词：办公自动化；文书工作；应用管理

原始的办公室文书工作方式耗费大量人力、物力和时间成本，文件整理和档案存储占用较多社会资源。而办公工具的革新和智能化发展，能够替代人工开展和优化基础性办公工作，如文档内容整理和归纳，文档资料的网络化存储，快速精确处理文字内容、音频内容、图形图像等[1]。

一、办公自动化发展趋势和应用优势

自90年代计算机开始逐步应用，至今发展30多年，互联网技术逐步渗透至企业运作和发展中。现阶段，进入高速发展的万物互联大数据时代，各行各业都离不开自动化和智能化技术，并将更加依赖于高技术水平的计算机硬件和软件应用。

（一）系统化数据处理功能

计算机自动化和智能化技术能够迅速对文字、音频、图像等内容进行系统化地收集、编辑、存储和统筹，为办公人员节约手动处理的时间。同时，为企业提供无纸化办公解决方案，如在线打卡、流程审核、公文流转、资源共享等，实现了传统员工考勤和企业内部信息传播方式的突破。

（二）安全性存储管理功能

计算机自动化和智能化技术把办公人员从堆积如山的文件资料中解脱出来，实现网络云存储、实时下载提取、信息网络共享等功能，达到快速查找和分享的目的。同时，利用网络加密技术可以确保企业资料和信息的安全性[2]。

（三）客观科学化内容提供

计算机自动化和智能化技术可以通过技术手段搜罗和整理广、全、专的网络信息资源，通过数据运算提供客观、科学的信息分析，摒除人为主观因素可能产生的错误判断。尤其是在精细严密数据研究方面，计算机运算技术将全面替代人工核算，以确保数据准确性和科学性。

（四）便捷化办公环境

计算机在办公自动化应用方面，将为企业提供更加便捷的工作方式和解决方案，如领导使用网络办公系统，随时在线签发和审核文件，工作将不再受到地域和时间的限制，大大节约了时间以及人力、物力成本。有利于处理工作中的突发问题，维护企业稳定，促进企业长远化发展。

二、办公室文书工作的思维和方式转变

在不断更新的计算机自动化和智能化技术水平环境下，办公室人员必须转变固有的工作思维和工作方式，积极学习高效文案处理方式，利用高科技工具提高工作效率，节约社会资源。

（一）文书工作思维转变

办公人员必须要适应办公系统自动化和智能化技术的革新变化，不得产生抵触情绪，并且改变原有工作思维，积极接收新技术和新工作方式，利用计算机技术更快捷地为企业工作和社会服务，并确保内容准确性和高效率。

（二）自动化办公技能学习

企业需要及时采购各类计算机硬件设备，搭建企业内外部安全网络系统，为员工自动化工作和学习提供硬件基础。员工需主动通过内部学习交流、网络培训课程、线下培训机构等等途径强化办公软件的应用学习，并高效运用在日常工作中。如数据处理方式、Office软件应用、在线视频会议等内容。

（三）无纸化办公应用减少资源浪费

企业和员工都应该纠正和改善原始工作方式，减少纸质文档的使用，尽可能通过无纸化办公系统实现主要工作交流方式。尤其是文档文件的打印和存储，除去具有法律效力的文本合同等，使用网络云存储工具，如百度网盘、360云盘、网易云盘等企业解决方，对文档进行归类整理和存储，节约用纸，杜绝浪费。

三、推动办公自动化在文书工作中应用管理的意义

企业计算机技术水平的高低代表着整个社会和国家计算机自动化以及AI智能技术水平，而企业员工办公自动化应用将影响着企业的生存和发展。

办公自动化系统不仅能够为企业办公人员提供便捷的操作解决方案，减少人为主观作业的出错概率，改善人工文书管理工作的弊端，迅速便捷地获取科学信息和资源，安全存储文档，提高办事人员的工作效率，降低纸质文档的使用频率节约资源；还能够为企业提供集团化、系统化解决方案，实现员工在线考勤管理、网络会议和培训工作开展、信息迅速准确传导、工作总结汇报和效果检核等。

（一）提高工作效率，确保信息安全性

1.计算机自动化和智能化技术不断深入到企业运作各个层面，为企业安全运作保驾护航，办公人员熟练运用智能化办公软件，也将提升整个公司的办公效率。企业工作效率的提升势必影响着整个社会高效发展。

2.计算机技术将为企业提供数据恢复和备份功能，并且通过网络加密程序保护电子文档的私密性和安全性，尤其是掌握企业命脉的关键文档保密技术，是企业存在的根本。

（二）增强信息严密性，确保数据准确性

1.通过计算机大数据处理技术，对各类繁杂讯息进行归类、整理、筛选，剔除无效信息，提供科学的、严谨的理论结果和参考价值。

2.对于需要科学严密计算和精确数据的工程，必须摒弃人工核算方式，利用计算机运算技术，确保数据准确性。

（三）信息上传下達及时性、连续性，节约成本

1.通过现代化办公系统，如在线网络视频系统、网络电话会议系统等设备，召开工作会议、产品培训会议、工作要求传导等内容传达，快速而高效地实现。

2.通过在线系统能够及时传达工作要求和政策指导，同时也可以实时检核工作成效、反馈工作问题、及时应对突发状况。

3.在线网络系统减少了区域、地市、其他省市员工往返开会的车船费和住宿费支出，有效控制了企业用工成本，降低费用使用率。

四、结束语

计算机自动化和AI智能化系统的普遍应用，已经成为现代化发展势不可当的主流。企业不仅需要引进现代化办公系统硬件设备，还应该及时更新换代新产品新技术，搭建安全的内外网络体系，企业办公人员则需要转变工作思维和工作方式，勇于接受新事物，努力学习新科技，运用科学手段改变原始文书工作方式，降低资源损耗。

参考文献：

[1]杨雪昆.办公室自动化环境下文书档案管理方法研究[J].农村经济与科技，2016（06）：262.

[2]梁天峰.办公自动化条件下电子文件的归档管理与分析[J].办公室业务，2016（1）：152-152.

（作者单位：陕西陕煤韩城矿业有限公司）