数字化时代档案管理技术创新发展措施分析

刘欢

【摘要】随着科学技术的快速发展和互聯网的深入，整个社会进入数字化时代，从而促进了社会各层面的进步。因此，在这样的大背景下，要想档案管理工作取得更大的成就，就要对档案管理技术进行创新，这是档案管理工作进步的必然要求，也是适应时代发展的必然选择。

【关键词】数字化时代;档案管理技术;现存问题;创新分析

数字技术的发展促进了各行各业迈入数字化时代，并取得了巨大的成效。档案工作在与科技因素的结合下，催生出了档案管理工作的新模式，从而极大地提升了工作效率，促进了档案管理的规范性和高效性。因此，档案管理工作的进步需要创新管理技术，在先进技术的推动下取得大的进步。本文将从档案数字化管理的重要意义出发，就其目前存在的问题，进行档案数字化管理的技术创新分析。

一、档案数字化管理的重要意义

对于传统的纸质档案，在对其进行管理的过程中需要耗费大量的人力和物力，管理内容也非常繁琐，所以在对纸质档案进行管理时成本高，效率也非常低。在进行档案查询的时候，由于档案资料的数量庞大，顺序很容易被打乱，所以，这也给查找工作带来了很大的麻烦。同时传统的纸质档案本身还存在一个很大的问题，即需要占据巨大的存储空间，而且，稍不注意就会造成纸质档案的损坏。因此，传统的纸质档案管理工作量大，而且有一定的难度。但是，这些问题在新型的档案数字化管理工作中就不存在了。在数字化的档案管理中，无论是在管理、查询，还是在储存方面，都非常的方便高效。同时，数字化的档案还有一个很大的优势，即对于档案的管理非常的规范。因为传统的管理方式依靠人力来进行，难免会出现不规范、出错率高的问题。所以，传统的档案管理方式并不实用，而数字化的档案管理就能够轻易地避免这个问题，它能够利用数字化技术将档案信息分类归档，而且不会遗失。所以，档案数字化管理对于档案管理工作而言意义非常大。

二、数字化档案管理中存在的问题

（一）档案数字化的初期建设困难。由于传统的纸质档案数据的数量非常大，所以对其进行数字化上传的工程量较大。首先，在对纸质档案进行数字化建设的时候，需要对其相关的信息进行整理，然后再上传。其次，进行网站的建设，制作搜索引擎内容。最后，再将不同区域的数字化管理模式进行统一。这是将档案数字化的初步建设，需要完成的工作较多。

（二）易出现安全问题。从数字化本身的特点来看，一旦某个数据文件出现问题就会直接影响到其他的文件安全，所以，比较容易造成一定的数据损失。同时，电子数据容易被改动，所以，一旦有些人故意进行数据的删改，那么就会直接造成数据的破坏，所以要求管理人员做好相应的备份与存档工作。

（三）管理信息有难度。目前，数字化建设技术并不完善，还有很大的提升空间，所以，在进行信息管理时，在很大程度上需要依靠人工操作，所以，还没有实现真正意义上的数字化管理。同时，数字化技术的设施并不是很先进，所以，在进行实际的数字化管理过程中，没有达到完全的自动化，在未来发展中还需要不断改进。

三、数字化档案管理技术的创新分析

（一）创新数字管理技术。由于目前还没有完善的数字化管理体制，所以，需要进行数字化的档案数据创新管理的研究。在数据化保存和显示文献的交互过程中，要妥善地利用互联网技术。比如利用PIFD技术能够准确地对实体文献的各种信息进行记录，从而实现利用数字化技术对数据的查找。

（二）保存和备份的创新。传统的纸质档案由于其数量过于庞大，而且还是人工完成储存，所以工作难度非常高。而档案数字化建设就能够大大减轻档案储存的难度，并使储存变得更加方便和快捷。所以，加强数字化建设中的存档备份工作具有深刻的现实意义。除了方便储存工作外，也能在一定程度上避免由于数据文件的损坏或者被删改而造成的损失。如果发生上述情况，也能够很快地利用存档备份修复数据。在对数据进行存档时，需要有专门的人负责此项工作，并严格按照规定进行。

四、结语

数字化时代档案建设的便捷化、规范性，在很大程度上促进了档案管理工作的进步。同时，还应注意在对档案数据进行数字化建设的过程中存在一定的安全性问题，数字化的管理水平有待提高。所以，数字化时代的档案管理技术需要不断创新，提升数字化管理水平，从而实现档案管理工作的创新性发展。

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