煤矿材料库存科学管理的探索

刘宝

摘要：在当前国内煤炭市场严峻的经济形势背景下，许多煤炭企业以前不重视材料库存的科学管理，给企业的效益和管理造成了很大的影响。现在，库存管理得到了越来越多的关注。

关键词：煤炭企业;库存管理;审计;合理储备

由于煤矿企业对安全要求的特殊性，生产所需的物资种类繁多，使物资供应责任重大，物资供应质量、数量等稍有闪失就有可能造成人员或财产的重大损失，仓储管理作为物资供应管理的重要环节，面对目前的市场经济形势，如何加强和创新管理是我们需要思考的问题。因此仓储机构必须要充分利用所具有的仓储资源提供高效的仓储服务进行科学的计划、组织、控制和协调。

一、煤炭企业物料管理的重要性和特殊性

企业的物料管理，主要指的是物料采购库存管理和仓库运用。加强企业的物料管理，可以降低产品的成本，减少在途资金的占用，提高企业资金的利用率，合理而有效地组织生产，提高快速的供货交货服务，从而在激烈的市场竞争中迅速占领市场。煤炭行业不同于一般的工业企业，属于特殊的原材料提供行业，因而物料管理上有许多特殊性，这些特殊性表现如下：

1.物料品种繁杂，配件数额大。矿山采掘一般需要大量各种类型的机械设备，炸药、燃油、介质等消耗品，需求量也特别多。

2.由于受地质、矿山条件的影响，不确定性因素损坏的配件很多。

3.一些企業配件严重依赖国外进口，为了不影响正常生产，不得不保持较高的库存量。

4.煤炭企业目前大多资金不是很充足。煤炭企业这种特殊性，决定了煤炭企业物业管理的复杂性。这种复杂性势必要求煤炭企业的物料管理只有在科学的管理理论指导下，才能实现有效管理的目标。

二、加强审计工作

加强库存材料管理的审计调查，不仅能维护企业的经济利益，而且为核实资产、摸清家底、建立和完善现代化企业制度及资产评估等方面奠定了坚实的基础。

1.库存内部控制制度。存货内部控制制度是企业针对库存的“收、发、存”与“购、产、耗”各环节的特点而制定的一整套相互牵制、相互稽核、相互验收的内部监督制度。（1）库存内部控制制度的调查。首先向被审单位索取有关资料、走访有关人员进行调查研究;然后到现场观察库存的流动与控制，据此绘制库存内部控制流程图。（2）实施材料管理流程控制测试。抽取一部分库存，按所绘制的内部控制流程图进行穿行测试。（3）成本会计制度测试。核查单位自制产成品计算方法是否符合财务会讣制度的规定，有无重大变动。（4）评价存货内部控制。根据两收集的证据，结合审计的专业分析与判断，对库存内部控制进行评价，主要内容包括：存货内部控制是否健全与完善;是否得到有效执行;存货内部控制的整体强弱及各个部分的强弱;存货内部控制对审计的可依赖性，以此确定实质性测试范围的大小。

2.库存在实质性测试中应注意的几个问题。（1）核对各种存货项目财务明细帐与总帐、审计期末余额是否相符。实地观察库存盘点，不仅要核对数量，还要核对编号、品种、规格及产品质量的完好程度，同时审计人员还应向被审单位索取库存盘点的最后一张验收报告单，入库单及出库单），以便审计时作截止测试之用。还应注意将单位存放或代销在外地的库存纳入盘点范围，存货量不大，路程较远，可向对方单位函证;对库存量较大的应由审计人员亲自前往进行盘点。（2）审查库存盘亏调整和损失处理。检查有无充分合理解释，对重大盘亏和损失的会计业务处理是否已经授权审批，是否及时入帐。（3）进行存货计价测试。对计价测试的样本应着重选择结存金额较大，且价格变化较频繁的项目，同时考虑所选样本要具有代表性。审计时对库存所选的计价方法的合理性与一致性予以关注，没有足够理由，计价方法在同一会计年度内不许变动，进行计价测试时，对存货价格的组成内容予以审核。（4）审查存货的购进。要抽查材料采购帐户，对大额的采购业务追查订货至验收入库全过程的合同、凭证、帐簿记录，以确定其是否完整、正确，抽查有无购货折让、购货因质量问题退回、损坏赔偿、调换等事项，抽查若干在途材料项目，追查至相关购货合同及购货发票，并复核采购成本的正确性。（5）审查存货的出库。要抽查库存出库的原始凭证是否齐全、内容是否完整、计价是否正确、出库是否与工程耗料定额相符，对严重超、节定额的材料要分析原因。

三、“ABCDE”物资分类法在煤矿材料库存科学管理的应用

1.物资类别划分。传统的物资类别划分，是基于帕累托定律的ABC管理法，以某类物资库存品种数占总品种数的百分比和该类物资库存金额占总金额的百分比为标准，将库存物资分为A、B、C三类，进行分级管理，一般A类物资数目占全部库存物资的10%左右，而其金额占总金额的70%左右;B类物资数目占全部库存物资的20%左右，而其金额占总金额的20%左右;C类物资数目占全部库存物资的70%左右，而其金额占总金额的10%左右。对于制造和零售企业，物资需求的可预见性强，而库存物资品种相对较多，仓储和物流成本较高，采用ABC管理法可以有效运用“经济批量模型”实施库存控制。然而，对于煤矿企业而言，受生产条件和工艺的影响，物资需求具有很大的不确定性，为保障安全生产顺利进行，我们同时要考虑库存的安全性和经济性。因此，我们用“采购计划性和需求连续性”、“物资需求比例和库存比例”两个维度替代ABC管理法中的“物资品种”和“库存金额”维度，将物资分为A、B、C、D、E五大类（图1），以下称之为ABCDE分类法。

A类物资：采购计划性和需求连续性强，年度内几乎每月均在采购和领用，用量稳定;单项物资累计出库金额占总出库金额的0.05%以上。包含：支护材料、建工材料、火工品、油脂、其他材料中的钢材、专用工具中的风镐、风钻等。此类物资用量较大、稳定，可预见性强，合理安排采购批次，可最大限度的压缩库存;月末进货容易造成库存增加。B类物资：采购计划性强，年度内一次或分批采购，需求连续性不强，非每月领用;单项物资累计出库金额占总出库金额的0.05%以上。包含：大型材料中的风水管路、瓦斯抽放管路、输送带、电缆、专用工具中的矿灯、自救器等。此类物资采购批量大，如采购时间过早或采购批次过于集中，会造成短期内无法出库，增加库存。C类物资：采购计划性差，需求不连续，长期备用物资，领用时间不确定;单项物资库存金额占总库存金额的0.02%。此类物资多为大中型配件，价值较高，根据设备检修情况投入，无法预测时间，但是只要设备在用则必须储备。D类物资：已经淘汰，我矿长期积压不再使用的物资，此类物资长期占用库存，不再采购，等待调剂或报废处理。E类物资：A、B、C、D类别以外，低值易耗以及零星物资，价值较小，出库金额和库存金额较小。

2.采购策略及压库减存措施。（1）经济批量采购。

经济批量计算公式：Q=SQRT（2×DS/C）

最佳订货次数公式：N=D/Q=D/SQRT（2XDS/C）

最佳订货周期公式：T=360/N

订货提前期：L T=L×d

以上式中：Q为经济批量;S为每次订货费用;D为年度需求量;C为单位库存年度仓储成本;N为年度订货次数;T为订货周期（天）;LT为订货提前期;L为交货时间;d为每日平均需求量。（2）定量采购。当库存量下降到预定的最低库存数量（订货点）时，按规定数量进行订货补充。订货点的确定：①在需求和订货提前期确定的情况下，不需设置安全库存。订货点=订货提前期（天）×全年需求量/360，即R=LT×D/360。②在需求和订货提前期都不确定的情况下，需要設置安全库存：订货点=（平均需求量×最大订货提前期）+安全库存（3）定期采购。预先确定一个订货周期和最高库存量，周期性地检查库存，根据最高库存量、实际库存量、实际需求量，计算出每次订货量，组织订货。

经济订货周期：T=SQRT（2×S/CR）

最高库存量：Q max=-Q（T+T k）+Qs

订货量：Q i=Q max+Q ni-Q ki-Q mi

以上式中：T为经济订货周期;S为单次订货成本;C为单位库存年度仓储成本;R为单位时间内库存商品需求量;Q max为最高库存量;-Q为T+T k期间的需求量平均值;T为订货周期，Tk为平均订货提前期;Qs为安全库存量;Q i为第i次订货的订货量，Q max为最高库存量;Q ni为第i次订货点的在途到货量;Q ki为第i次订货点的实际库存量;Q mi为第i次订货点的待出库量。（4）物资类别、采购策略、压库减存措施。①A类经济批量采购：根据需求量大小，确定经济批量，分别按天、周、半月等周期实施小批量多批次采购;同时打好“时间差”，避免在月末集中进货，造成月末库存增加;对于部分小件物资，占用空间较小的，可实行带储代销模式。②B类定量采购：加强与分管业务科室沟通，提高需求计划的准确性，做到“适时”采购，“分批”采购，打好“提前量”，尽量做到当月到货入库、当月发放领用，实现“零库存”。③C类定量采购：结合设备使用情况，严格计划审批，避免重复采购和过度储备;加强与兄弟单位沟通，同机型配件各矿都备但少各，实现资源共享;充分利用龙宇能源总仓库库存，能在总库备的，尽量少在矿上备。④D类不采购：加强与兄弟单位协调，如能用上的尽可能调拨给其他单位使用;与主机厂家协调，按照合同价格实行“以物易物”，用闲置积压物资换成现用物资使用。⑤E类定期采购：确定最低库存额，当库存量下降到预定的最低库存数量时，按规定数量进行订货补充。

四、关于寄存库存的管理问题

在传统的供应商/客户交易中，当库存物料流动的同时，也就转让了它的所有权。自然大多数库存系统能够充分处理这点，因为库存的会计核算反映了产品的移动状况。但是，也有例外情况。例如，供应商可能在客户所在的地方库存备用的部件，来提高维护的反应时间。另一种情况是，生产商可能不想进昂贵的物品，直到它要在生产中使用时才买它。为了避免由于短缺而造成的生产延误，客户可以请供应商在自己方便的位置库存物料。寄售物料是供应商拥有但存储在客户公司中的物品，它们没有记在客户公司的寄售上，直到它们正式从特殊指定的库存（寄售库存）中发出才记入帐目。在这个交易中，将物料的所有权转给公司。当作为寄售物料管理时，库存用指定给每个供应商的“特殊库存”进行追踪。因为相同的物品可以从不同供应商那里采购，所以，可能相同物料有多种寄售库存——每个供应商有一个对于每个特定供应商的库存，维护一个移动平均价格。根据这个价格，来估价提货，或转储为公司的库存。

在煤炭企业，物资供应管理是个系统工程，而仓库库存管理是供应链管理的一个基础环节，要实现规范仓库管理，就要加强企业各部门协调沟通，才能保证生产正常有序的进行。总之，物料库存管理是很复杂的系统工程，并且随着时代的发展而不断发展。不断加强企业的物料库存管理水平，应是企业管理永恒的主题和工作。