企业档案管理工作存在的问题及对策

王蚊宏

摘要：档案管理是现代企业发展的必然需要，“建立、保管、运行”是现代企业档案管理运行的重要内容，企业中档案文件管理工作通常由文秘岗位人员负责，由于档案的使用保管及相关手续繁杂，出现相应的失误，就会影响档案资料的使用，给企业管理带来负面影响。同时档案信息作为社会信息构成部分，如何在信息化时代，让档案资料高效利用是企业在档案管理工作中的难题，本文结合档案管理现状进行分析，以供借鉴。

关键词：档案资料管理;现状;问题;处理措施

一、企业档案管理发展现状

在市场经济的作用下，企业得到了快速发展，但也导致档案管理水平与企业发展不相适应，长期落后于企业发展，成为企业自身的短板。在国内企业档案管理水平主要存在着以下几种现象：①国有企业优于民营企业，国有企业在档案管理上拥有良好的基础，与其相关的管理模式有着直接关系，民营企业起步相对较晚，相应的资金基础力量都比较薄弱，有的民营企业甚至没有档案管理的工作。②产业之间发展不平衡，如建筑行业整体优于制造业，对与档案管理的意识也高于制造业。③缺少相应意识。相关企业的决策部门没有认识到档案管理的好处作用，对于档案管理的推进工作不重视。

二、企业档案管理工作存在的问题

（一）人员流动频繁导致档案经常处于动态变化中

以往的经济体制下，企业会大量裁撤闲置或重复岗位人员，精简机构，提升岗位人员职能效益，同时将空闲出的岗位，吸引引进更多的人才，这一过程是人员频繁流动的过程。但在现有经济体制下，人员的流动变化是不可逆的一种形式，会为企业带来一定的发展动力外，同时企业也应该看到在这一背景下，档案管理人员的培训的效率是低于人员流动速度的，这也导致档案管理人员的整体水平不够。另一方面，在企业岗位中，许多档案管理人员是由其他工作人员兼职担任，不利于其将全部精力投入到档案管理工作中，在这一背景下，很难实现档案管理的高效利用。

（二）企业档案管理随意性强

在企业中对档案资料的归档保管意识不强，相应的资料保管年限，资料保管的规格标准制度体系都不健全。在企业中经常可以看到一些本应被保管的资料，未入档保管，一些不用被保管的资料，却长期大量占用着存储空间，导致相应的保管成本也在提升，对于档案资料的保管年限也未进行明确的标记，一些本应销毁的资料却依然留存于档案室内。在基层档案管理工作中，对于档案管理的规范性未有统一的认识，特别是对于档案资料的随意抽取更改这一现象十分严重，档案的鉴定以及销毁工作也没有进行明确规定，这是与单位领导人员重视程度不够和制度不健全有着直接的关系。

（三）企业档案管理有法不依，执法不严

企业档案管理法制化水平规范化，意识不够。在相关的企业档案管理工作中，对于开展档案管理的依据，不是相关制度规定，而是依照合同文件、人事档案。有的企业虽然制定了档案管理的措施，但由于相关人员的重视程度不够，以及相关监管制度不够健全，依然存在的随意性，导致制度无法有效落实。

三、企业档案管理问题的解决对策

（一）充分利用档案资源调动员工积极性

檔案作为职工自身工作经历表现的依据，对职工有着重要的意义，由于档案自身管理无法产生相应的经济效益，要投入一定的人力资源，在部分企业认为是一种不必要行为，随着档案管理工作改革的深入发展和职工意识的提高，档案管理工作已成为职工保护自身权益的一种重要手段，企业应立足长远，认真保管，收集整理好员工档案资料，做好全面的档案资料管理工作，既是对职工权益的一种尊重，又在提高员工工作积极性上发挥着重要的作用。

（二）档案管理必须规范化、制度化

档案管理的规范化、制度化应结合企业自身的实际情况，建立健全完整的档案管理制度。在档案管理工作中从事相关工作的人员必须严格执行相应的制度措施，注重好从源头上提升档案质量，特别是在收集资料、文件的过程中，对于字迹潦草、图胡乱涂改的现象，令其相关人员进行纠正，做好分类整理工作，各科室各部门收集到的资料，如文书档案、人事档案、实物档案、业务档案、聲像档案，应分类收集分类归放，不能混为一体。

（三）严肃档案工作纪律

严肃档案工作纪律，对于档案管理工作意义重大。主要是1.严禁出现失泄密现象。档案管理人员不得向无关人员透露档案的内容，如企业董事会决定、重大问题处理意见等，无相关领导的签字，不得对外借阅、摘抄、拍照等泄密行为，对于留存的档案应加盖“企业档案材料专用章”，电子档案应进行数据加密、设制权限等相关技术手段，保障数据安全。2.不得随意涂改档案信息。对于留存档案不得随意涂改覆盖，一经发现，应严厉追究档案管理人员以及相应责任人员的责任，需要变更的项目应填写相应的请示，经批准后加盖档案，修改专用章。3.不准装入虚假材料。对于档案中各类人员提供的学历资料、职位变动、考核鉴定等有关个人切身利益的材料需要进行认真鉴别，统一集中办理，严禁经过与存档人员直接或间接经手，避免存入虚假档案，对于情节严重的人员应给予相应的处理。

（四）利用计算机进行存储

计算机存储相对于传统的档案保管工作具有方便高效的特点，通过硬盘存储可以避免档案长期保管中存在的侵蚀、受潮、损坏的问题，不意受到人为因素和自然环境的影响，是今后档案管理工作的发展方向。

四、结束语

对于档案管理工作需要企业承担起相应的责任，认真探讨新时代企业档案管理工作对于企业发展的重要作用，让档案管理工作在企业生产经营模式中发挥好应有的服务作用，推动企业的健康向上发展。

参考文献：

[1]黄丽颖.做好新时代建筑施工企业文书档案收集与归档研究[J].兰台内外，2019 （24）：53-54.

[2]吴蕾.在市场经济条件下企业加强档案管理工作的必要性核心要点构架[J].现代经济信息，2019 （16）：108.