经济合同规范化管理模式研究

张伟 刘闻敏

[摘 要]市场经济是法治经济，也是契约经济，企业的发展离不开合理有效的合同管理，文章从合同管理中存在的问题、合同管理中好的做法等方面研究构建企业经济合同规范化管理模式。

[关键词]合同管理;风险防控;合同履行;合同范本

[中图分类号]F272.9

合同是企业与外界交往和沟通的桥梁，是企业运行管理的核心内容之一，也是企业经营中需要重点管理的风险源。做好经济合同的规范化管理，守住合同风险这座桥梁，能防范和杜绝大部分的法律风险，避免绝大部分经济争议。对于企业而言，合同争议诉讼案件的发生往往存在紧迫性和重要性，会对企业有序经营产生一定影响甚至较大影响。而这些争议往往萌芽于合同的管理过程中。对于企业法务管理工作而言，其管理核心不在于对于诉讼案件的应对和处置，而在于通过合同的草拟、审核、签订、履行和后评价的科学、规范、系统管理，以最大限度地防控合同法律风险，减少合同争议诉讼案件。

1 企業合同管理中存在的问题

1.1 合同管理单一化、部门化

合同管理不仅仅是合同审查、审批、盖章和归档管理，而是从项目招标阶段开始介入，到合同履行完毕时止，项目经办部门及法务、财务、审计、监督等部门全程掌握、关注和处理合同运行中的相关问题，实现合同运行的利益最大化和风险最小化。合同管理不能仅仅限于表面，相关部门不能仅仅在合同审批流程签署意见后就不再参与合同的运行跟踪中。企业合同管理需要所有部门参与其中，各司其职，实时沟通交流，建立一个职责分明、架构完整的合同管理体系。例如，A公司某部门承办了一项外包合同，三年期的合同在运行到第二年时，因某次合同管理检查，法务人员发现该合同的履约保证金条款一直尚未履行，合同乙方本应在合同签署后10日内支付履约保证金，但一直未予支付，该公司的合同经办部门、财务部门、审计部门和法务部门均未发现该问题。虽然该问题显现后，乙方单位迅速补缴了履约保证金，合同运行过程也未发生扣除履约保证金的事项，暂时没有给企业带来风险，但暴露了该公司合同管理单一化、部门化的问题。

1.2 事后合同的签署

事后合同实质上指的是合同倒签，是指合作双方在合同签订生效之前已经开始实际履行合同项目合作，而在合同履行过程中或在合同履行完毕后补签合同的现象。在企业的管理中，有时存在某些业务正在开展过程中，甚至已经开展完毕后，为了财务付款走账，才办理合同的审批与签署程序。倒签合同既不符合企业管理制度的要求，也存在着法律风险、经营管理风险、内控审计风险等。例如A公司在开展某项建设工程项目的过程中，在工程量有变更时，未及时办理合同工程量变更手续，在工程通过竣工验收后，双方对合同外价款存在较大争议，且多次协商、沟通均未能就合同外价款达成一致，最终诉至法院。双方单位均因此付出了额外的管理成本和经济成本（如诉讼费用、代理费用等）。

1.3 合同管理的表面化

对于有些企业来说，对合同文本的制定与签署比较重视，可能忽视了合同条款的实际执行，从而导致合同管理走向形式化、表面化。合同文本中即便对产品服务质量和违约责任约定得再详细，如果没有落实到合同履约管理中，再完善的合同文本也达不到管理需要。

1.4 合同管理的静态化

在企业合同管理中，普遍存在重静态管理，忽视动态管理的问题，在合同的草拟、审批等环节比较重视，在合同履行阶段缺乏、忽视管理。如合同履行中发生变更事项的，应该签订变更合同，而实际未及时签订变更合同的情况;在合同履行发生争议后，应该追究违约方的违约责任，但经办人员因不重视，或缺乏与法务人员的沟通，错过诉讼时效的情况;或者在合同履约过程中，应该留存的相关过程资料和证据未保存，导致诉讼中企业承担了不利的法律后果，导致企业利益受损。这些都是企业在合同管理中忽视动态管理，对合同履行期间的监控不足或者根本没有有效的监控机制。

2 问题的原因分析

2.1 合同管理重要性认识不足，管理意识不强

在市场经济蓬勃发展的今天，无论是国有企业、民营企业、公民个人还是政府部门，对于合同这种契约方式的认识程度、接受程度和重视程度得到普遍的提高。但从目前情况来看，大多数企业对于合同签订环节非常重视，例如合同的草拟和签订需要经过企业各个相关部门的会审，履行严格的审批手续。而对于合同文本签订以后的其他合同管理工作重视程度还有待加强，相应的企业管理制度还不丰富和细致。

2.2 合同管理人员配备不足，专业性不够

由于不同的企业其业务范围、发展战略、人员素质和管理理念存在差异，企业合同管理方式也就不尽相同。从规模上看，对于大型企业而言，企业管理水平、制度建设、专业人员配备素质较高，而规模较小的企业则往往相反。从行业上看，对于保险、银行、证券、对外贸易等行业而言，由于对外经济交往较多、合同履行风险较大，法务部门及人员配置往往比较齐全，专业团队及梯队建设较为完善。而对于很多生产操作型企业而言，人员配备往往倾向于技术人员或操作人员，专业法务人员较为缺乏。合同管理人员在法律、管理和合同方面专业知识和实践经验不足，也是合同管理存在各类问题的原因之一。

3 合同规范化管理要点

3.1 合同管理职责的明晰

建立明确的合同分级、归口管理制度是合同规范化管理的基础。企业负责人及其授权人对本企业签订的合同负责;合同承办部门对合同的起草、签订、履行全过程负责;法规部门负责对拟签订合同进行合法性审查;财务部门负责对合同的资金收付审查和结算审核;监察、审计部门负责对合同签订、履行情况的廉政、审计监督;承办部门指定专职或兼职的合同管理员，负责本部门合同起草、合同送审、资料归档、合同履行等日常工作，各部门分工合作，协同配合。

3.2 合同范本的搭建与应用

对于合同管理而言，合同范本的搭建、推广和运用就是最好的一面镜子。合同示范文本内容比较详细，具体条款完备，为签订合同提供了范本。业务经办人依据已制定的合同范本签订合同，可以减轻撰写合同条款的负担。合同示范文本具有平等性，它根据当事人法律地位一律平等的原则，规定了各方权利和义务，可杜绝“霸王条款”等各种形式的显失公平的条款。合同示范文本具有合法性，按照合同示范文本签订合同，可以避免合同条款前后矛盾、合同无签订日期和履行期限、没有违约责任条款等，当事人的权利义务更为明晰，即使发生纠纷，也可以比较容易地举证和维权。例如A公司最早的采购合同，全文涵盖签章只有一页A4纸内容，文本中只写明了合同双方名称、标的物名称、价款、付款方式、纠纷解决方式等必备条款，对标的物规格型号、双方权利义务、验收方式方法、双方授权代表、质保期限及起始时间、质保金价款及返还、可能发生的违约责任等内容，均未做明确细致的约定。虽然符合《合同法》的要求，但一旦发生合同履约纠纷，缺乏必要的条款作为依据和支撑。经过一段时间的合同范文搭建与应用推广后，A公司针对采购合同、承揽合同、租赁合同、运输合同等各类合同示范文本20余个，极大地提高了合同签订和审核效率，降低了合同法律风险。

3.3 合同履行过程管控

合同履行是合同运行过程中最易发生风险的来源。合同签订得再好，如果不按合同履行，不仅合同目的不能完成实现，甚至会形成、扩张和扩大法律风险。 例如A公司，建立了《法律事务及合同管理专项检查整改制度》《合同履约重大事项报告制度》《合同履行法律咨询制度》3项管控制度，监控合同的履行情况，对合同履行过程进行经常性、及时性地动态管理。

合同管理整改制度指的是：合同管理部门在发现部分合同在签订、付款、履约等过程中不规范不合规的现象和问题时，立即向经办部门发出《法律事务及合同管理检查整改通知单》，明确检查情况、整改要求及整改期限及整改反馈，力图将法律风险消除在萌芽阶段。

合同履约重大事项报告制度指的是：业务部门发现在合同履约出现重大偏差和问题时，立即向合同管理部门上报事项，合同管理部门评估法律风险后，提出受理意见，明确相关建议法律效力，做出法律风险提示，在履约争议产生阶段实行法律介入，为后期可能出现的纠纷和诉讼，占据有利地位，做出充分准备。

合同履行法律咨询制度指的是：在合同履约过程中，对合同履约有疑问，或可能出现的纠纷事项，由业务部门进行提报和预评估，法务部门根据法律法规、法律关系及合同約定，从甲方利益的角度提出切实可行的法律意见书。

3.4 合同监督管理机制

通过建立业务部门、财务部门、审计部门、法务部门的四位一体监控模式，监控合同履行情况。业务部门具体负责监控合同的履行情况，有效掌控合同执行情况，注意跟踪调查对方当事人的履约能力及变化，及时向法务部门、财务审计部门反馈发现的问题，积极采取应对措施;财务部门对合同结算进行审核把关;审计部门进行审计监督;履行中遇到合同变更或提前终止时，业务部门必须报经法务部门审核把关，并以书面形式通知对方。

3.5 合同履约验收及后评价管理

通过开展合同履约验收后评价工作，对合同是否实际完全履行以及履行过程中是否符合法律法规的要求进行总结性评价。通过总结经验和不足，为今后修改完善合同提供依据，评审合同履行情况，总结经验和不足。例如A公司制定了《合同履约验收及后评价管理规定》，评价合同文本是否完善，涉及合同审核会签的各部门或各关键节点业务人员对合同条款的完备和格式合同条款的应用等进行全面评价，及时发现问题，并提出建议;检查合同履约情况，发现企业在经营管理各环节中存在的漏洞和带有风险性的问题;明确合同验收的程序及要求，确定合同后评价的内容及范围，通过规范化管理标准明确了企业合同验收及后评价环节。

3.6 吸收案件经验，优化合同管理模式

诉讼和仲裁案件很大部分都是由合同纠纷而产生，因此争议案件的解决及裁判结果也可以借鉴运用到合同管理工作中。例如A公司高度重视诉讼管理体系的建立和纠纷案件的解决处理。在纠纷案件结束后，法务部门及时撰写结案报告，总结经验教训，并及时找出纠纷案件中暴露出的合同订立和履行中的风险点。结合纠纷案件的审判思路和合同实际履行过程中的具体问题，建立合同风险预警提示，修订完善合同模板，优化合同管理的制度和流程。

4 结 语

合同规范化管理是企业合法经营、科学管理的重要组成部分，需要在学思悟、知信行中不断提高系统化、前置化和制度化的管理能力，控制和减少合同诉讼，为企业高质量发展保驾护航。

参考文献：

[1]潘艳红，高时月.合同签订规范与技巧[J].南宁：广西人民出版社，2009.

[2]吴江水.完美的合同[M].北京：北京大学出版社，2010.

[作者简介]张伟（1981—），男，安徽合肥人，本科，经济师;刘闻敏（1985—），女，安徽合肥人，硕士研究生，政工师。