新媒体时代档案工作转型及服务创新思考

杨红

[摘 要]随着互联网新媒体时代的不断发展，档案工作也随着新媒体环境的变化而变化。新媒体时代的信息资源具有海量性、碎片化、虚拟性的特点，利用新媒体的档案工作方式，可随时上传下载信息，海量信息可以及时共享，同时在储存方面也具有很大优势，在管理上非常方便，不必占有实体空间。

[关键词]新媒体时代;档案工作转型;服务创新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.086

[中图分类号]G273.5[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）18-0-02

0     引 言

档案工作是对档案信息进行管理和利用的过程。档案信息在收集、整理、保管、鉴定、统计的过程中需要耗费一定的人力和时间，但在传统档案工作管理的过程中，信息档案比较杂乱、零散，大量手工化的信息档案在采集和管理过程中缺乏现代化的科学管理手段，给整个档案管理工作带来一定的困难和不便。然而，在新媒体时代的环境下，档案管理工作将自动化、无纸化和高效化，互联网新媒体的发展促进了档案工作转型。

1     档案工作管理的现状

1.1   档案工作管理标准不统一

现阶段，档案管理工作标准不够统一，档案形式各样，有文卷、磁带、光盘等形式，在保管上带来了诸多不便，有些资料甚至会在保存时效内自然损坏。分类方法在不同时期和不同地区也不一样，长此以往，造成档案管理的卷宗质量差，各档案的信息不完整。由于档案信息的基础工作缺乏规范化和标准化，工作量比较烦琐，需要大量的人力和物力进行管理与维持，制约了档案管理工作转型与发展。统一管理，做好标准化收集、整理、保管、鉴定、统计，在一定程度上可以给后期档案工作管理带来更多有益的影响，此外，也为档案管理工作转型带来更多便利，促进档案电子信息化进一步发展。

1.2   与新媒体接洽的数量较少

目前，我国新媒体档案部门主要集中在微信和微博这两种社交媒体上，与其他新媒体的融合度不高，覆盖度不广，档案信息未实现高效共享体系，一方面阻碍了挖掘档案信息资源的价值，另一方面也降低了档案信息的传递效率。在新媒体环境下，有关单位可以实现高效处理档案信息，也可以借由新媒体的传播方式来宣传档案信息中有价值的部分。在信息化时代，应打破信息档案管理形式单一的局面，结合更多的新媒体挖掘档案信息，建立一体化、多层次、全方位的档案管理系统，促进档案工作转型及服务创新，实现多元化的新媒体覆盖。

1.3   档案信息管理不安全

在互联网大数据时代，电子档案信息的安全尤为重要，一旦发生信息泄露或者信息安全问题，将会严重危害社会网络公共安全。由于技术和管理不完善，档案信息在保存和传递过程中具有安全隐患，需要构建安全的档案信息管理系统，在实行高效档案信息共享的同时，保护档案信息的隐私，从而保障档案信息安全，提高档案信息服务的竞争力。

1.4   档案信息工作人员的素质有待提高

在新媒体环境下，档案工作的对象和方式发生了改变，档案信息工作人员的工作方式也发生了变化，传统工作模式比较单一，大多一手资料靠纯手工记录，虽然能够保障信息的准确性，但不利于储存与管理，为后期档案信息利用带来诸多不便。此外，档案信息工作者对信息开发利用的效率有待提高，信息服务能力也需要提高，需要转变档案工作的思维，创新管理技术与信息收集方式，全方位利用新媒体的优势来提高档案工作的效率。

2     新媒体时代档案工作转型及服务创新的意义

2.1   完善档案管理体系，发挥档案信息的宣传作用

传统的档案信息工作仅针对社会民生方面的信息进行存档处理，这种单一化档案信息体系已经无法满足社会公众对信息多样化的需求。在现代社会生活中，新的生活方式带来新的信息资讯，传统档案信息已经不再满足现代社会对信息档案的需求，需要创新档案信息体系。不管从档案信息收集、整理、保管、鉴定、统计，还是利用档案信息，都应在新媒体环境下进行改进和创新，通过深度挖掘档案信息，发掘有价值的信息，结合文化宣传、意识教育等方面建立档案信息资源，再通过新媒体方式进行信息资源共享和宣传，发挥档案信息的宣传价值作用。

2.2   構建多元化档案信息管理，提高档案工作的管理效率

在新媒体环境下，档案集成的速度将会大大提高，合理利用多种媒介，将减少大量的人力物力投入与储存空间，在一定程度上给后期管理带来了便捷。利用多元化的新媒体，如微博、微信、豆瓣等平台，可以获取成本较低、数量较多、质量较高的数据信息。新媒体平台中的大量信息含有社会价值和经济价值，收集具有社会价值和经济价值的档案信息，可以分析出民众喜好，可以根据民众的喜好和意向来服务民众，造福于民。在传统的档案信息工作中，难以将大量的手工信息进行集中分析，也难以提炼出有价值的信息，在一定程度上影响了档案管理工作的效率。因此，在新媒体环境下，构建全方位、多元化的信息档案，可以更高效地进行档案信息管理，更好地利用和处理档案信息。

2.3   建立档案学科体系，发展档案学理论知识体系

在新媒体环境下，大量信息的涌现影响了档案学研究的对象和内容，在某种程度上丰富了档案学的研究对象和研究内容。现阶段，档案工作的内容将不再是收集管理社会民生档案信息，而是把具有保存价值的一切信息进行档案化。将新媒体文件、个人文件和其他具有保管价值的信息文件进行一定格式化储存并进行研究，能够促进档案学理论知识体系发展，以档案学理论为指导，不断完善档案管理体系。

3     在新媒体时代进行档案工作转型及服务创新的措施

3.1   提高档案工作人员的工作能力

随着互联网的发展与创新，档案工作也逐渐向电子信息化发展，档案工作人员应该不断创新工作方式，从传统的纯手工收集制作档案信息逐渐衍变为网络信息化操作，在档案工作形式转变的过程中，档案工作人员应该不断提高工作技巧，利用新媒体优势进行信息筛集与整理，通过不断总结档案工作的經验，形成一套完善的处理技巧。此外，还应针对档案工作人员进行培训和学习，通过培训改进管理手段、增加技术手段，提高档案工作人员的工作能力。

3.2   完善档案信息的安全系统

在新媒体网络下，信息收集到信息利用过程存在安全隐患。档案信息储存的主要安全隐患来自病毒攻击造成的信息泄露、丢失和篡改。为了防止这种情况发生，相关单位应该建立网络安全系统，通过网络安全系统对信息档案进行监控和加密，监控可共享的档案信息，发现数据异常进行预警提示，对不可公开的档案信息进行加密。同时，还应安全监控档案信息收集、整理、鉴定、统计过程，防止信息进入档案系统过程中携带危险因素。档案信息管理需要从整体的角度来考虑，从信息采集到利用，应该建立一个完善闭合的防护体系，制定相应管理办法、标准化的工作方式，确保档案信息管理过程安

全可靠。

3.3   增强档案公众服务的实用性

在传统档案工作中，档案信息收集的内容多为社会民生类信息，实用性不是很强，在一定程度上制约了档案服务发展。因此，提高档案公众服务的实用性非常重要，特别是在新媒体环境下，应该紧密结合各大新媒体平台，搭建一体化的档案信息系统，合理配置档案信息资源，改变传统档案信息只能定时定点取用的方式，提高档案资源的循环利用率。此外，也可以借助微博、微信、QQ等新媒体平台进行档案信息的宣传工作，通过新媒体的方式进行档案工作的文化宣传、社会服务等，增加档案公众服务的实用性。

3.4   提高档案信息的探究深度

现阶段，档案信息管理涉及的内容比较基础，难以和新媒体进行融合。因此，在新时期，相关单位一定要提高档案信息的探究深度，提高档案信息管理的工作效率和新媒体环境下网络信息资源的利用率。新媒体网络的大数据具有海量性、碎片化、虚拟性的特点，在该特点下，档案信息工作者通过建立某个主题，通过新技术的网络系统挖掘数据，分析数据背后的含义，再把分析结果进行档案化集成，增加档案信息的知识性，连接网络大数据与档案信息，从新媒体大数据的角度出发，收集种类多、数量多、价值高的信息，这些信息将构成探究档案信息的原材料，从这些原材料入手，提高档案信息的探究深度，促进档案工作创新与发展。

4     结 语

在新媒体环境下，档案工作的对象和内容不再单一局限于社会民生类信息，档案工作的对象和内容不断增加，各种新媒体将推动档案管理工作的创新与发展，一方面，减少了传统档案工作中需要的人力和财力，提高了档案管理效率，另一方面，拓宽了档案服务的范围，提高了档案信息的利用效率，增加了档案工作的实用性。在档案工作创新与发展过程中，相关单位应该不断总结经验，改善不足，善于利于新的管理方式和新的技术系统，通过完善管理系统，提高档案工作人员的能力，促进档案工作可持续发展。

主要参考文献

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