基于HRP系统的采购业务闭环管理探索与应用

朱红萍，黄进，杨罗宽，吴晓东，雍鑫，黄文霞

四川大学华西医院 设备物资部，四川 成都 610041

引言

随着信息网络技术在医疗服务领域的应用，极大地促进了医疗服务效率的提高。我院基于医院综合运营管理（Hospital Resource Planning，HRP）系统在线实现了设备物资的申购申请，虽然实现了信息化单据传递，但因缺乏有效的信息交互功能，不能有效满足供需双方及时了解申购物资的执行[1]情况，所以在此引用“闭环式”管理模式来实现申请流全程追溯。“闭环式”管理由创始人罗伯特卡普兰和戴维诺顿首先提出，就是每一个战略制定以后，有规划、有布置、有落实、有检查、有反馈、有改进，形成了一个有头有尾，确保形成一个闭合的环式管理。闭环就是大环套小环，环环相扣[2]形成一个首尾相连，环环可追溯的闭环管理流程。我部本着服务临床、提高效率的原则，在HRP系统中针对设备物资申购流程中存在问题进行优化[3]，以期通过改造实现在HRP系统中的申购单传递、进度反馈与追溯等全周期[4]的闭环管理功能，使申购过程形成一个闭环流程链[5]。本研究从2017年5月开始实施并同步系统上线，运行效果良好。现就此研究总结分享如下。

1 HRP系统申请存在的问题分析

1.1 医院日常业务申购单据数量大

临床科室的物资申请及报废申请单据数据量大，单据趋于零星化，且评估调研涉及多个职能部门。据统计2017年申请8000余张，明细13000余条，并且随着医院业务量增加，近两年购置申请每年呈10%的增长趋势。申购单在评估调研过程中，涉及多个部门流转[6]，线下纸质单据容易造成积压丢失等风险，职能部门对临床科室申请的调研评估周期难以控制。单据在流转过程追踪，需要各职能部门的人员自行在系统中查询、追踪，造成重复工作，在这样的背景下，有遗漏单据执行的情况。

1.2 临床科室对申购物资的执行进度的查询困难

临床科室提出物资申请需求后，单据在职能部门流转无法跟踪追溯，往往需要多通电话才能追踪到单据所处的部门。在电话方式查询沟通中，容易出现责任推诿，单据遗漏等风险，导致临床申请科室出现重复申请[7]。

1.3 采购部门获得物资到货信息反馈困难

采购员执行采购任务通知供应商送货后，供货商收到采购任务后，由于各种原因造成信息不对称，不能及时送货或者送错科室的情况时有发生，临床科室与设备部门仅依靠电话联系，存在因此造成物资收货过程中，设备部与科室最终到货确认存在信息误差。

2 方法与改进

2.1 基于HRP系统闭环管理模式的路径设计

根据各个职能部门业务范围，重新设计HRP系统单据申请的整体流程[8]（图1），在每个节点设置工作流跟踪，在线实时反馈申请业务进度。科室申请审核后，可在系统上实时追踪申请单据所在位置。工作流跟踪的闭环管理包括：科室申请[9]、科室审核、接收、调研评估、送审、领导审批、装备委员会审核、送采购员、采购[10]执行、订货、到货等所有环节。

图1 HRP系统物资购置申请流程图

申请任务分配采购人员后，系统设定自动时间提醒业务，每周系统自动定时发两次短信（图2）息提醒采购员及时接收处理单据，显示未处理单据数量及有效期等，完善了医院办公自动化系统[11]。

图2 HRP系统物资短信提示示意图

设定申请单据颜色（红色、卡其色和橙黄色）标识提醒：超过24 h未接收的单据显示为红色；超过15天未订货的单据显示为卡其色；超过30天未入库的单据显示为橙黄色，根据超期日期自动排序。醒目的颜色标识能给采购员一种警示信息，尽快处理超期单据[12]。

2.2 HRP系统设置购置申请明细查询功能

为了便于临床科室查询，系统在每个节点设置工作流跟踪（图3），在线实时记录申请业务进度[13]。在系统中设置查询功能，申请科室在系统中输入申请单号，即可实时追踪查询单据的状态。

图3 业务工作流

2.3 HRP系统设置购置物资到货的确认功能

该功能的使用原则上物资到货后，临床科室点击到货。但在实际工作中，较难完成，因临床科室提出物资申请人与到货的收货人可能不一致，导致在货物送达临床科室时，货物签收人并不知晓此货物实际申请人是否确认验收货物。所以在设计此功能时，对于没有及时点击到货的科室，该科室下次进入HRP系统新申请时，系统会自动弹出对话框请科室去点击上次已经到货的申请单，如已经到货确认（图4），申请单变成灰黑色，表示已经完成到货，否则还未完成。

图4 临床到货系统确认

3 实施效果

通过梳理业务流程逻辑，启动物资申请新流程，在HRP系统上实现了物资申请工作流跟踪，采购任务短信提醒，超期任务颜色警示，临床科室到货确认。在此基础上有效降低了临床与职能部门的信息误差，减少沟通成本。通过走访临床科室，临床服务满意度大大提高，投诉量大为减少。明细查询功能的启动，方便了临床科室，之前设备部派专人每天接几十个甚至上百个电话查询单据，应用此功能后科室的查询电话每天十个左右。零星的纸质申请单全部进入HRP系统里申请，系统点击查询追踪便对每一张单据的具体执行情况一目了然，大大提高了临床科室和设备部的工作效率。实践证明通过短信提醒、颜色标识提醒能够有效督促采购员及时执行未完成的单据，减少单据滞留，采购员执行单据的效率提高了。到货确认的闭环管理，在科室新申请的时候先确认前面申请的是否到货，及时梳理之前的申请，有效提高了本科室对需求的分类整理和进度分析，避免重复申请。项目改进前后对比，见表1。

表1 项目改进前后对比表

4 讨论

4.1 闭环管理是各业务部门的紧密合作

工作流跟踪的闭环管理涉及部门有各临床科室、设备物资部、运营部、信息中心、装备委员会等多个部门。为达到部门之间沟通的及时、流畅，相关部门通晓整个流程环节[14]，保障物资申请的每个环节的时效性。临床申请单据在HRP系统上可以有效体现各个职能部门的流转时间，避免职能部门责任推诿，保障临床物资申请的时效性。通过申请单据工作流跟踪，数据分析采购业务流程中的关键问题和瓶颈问题，各个部门不定期的召开沟通协调会，各部门针对关键节点和瓶颈问题，充分沟通、提出解决方案、反复测试、及时将意见反馈，再通过协调和团队合作，对采购业务闭环管理进行持续性改进工作。

4.2 采购业务闭环管理需要不断拓展

通过上述HRP系统物资采购业务闭环管理的建立，保障了申请信息实时追踪的效果，临床科室的满意度大大提升，设备部等职能部门的工作效率也大大增强。以全闭环管理的采购物资业务为基础的管理，形成一个良性可持续的业务流,为以后物资申请更加精细化管理做好基础[15]。后期可在HRP系统上体现各类物资申请频次，申请所耗时效，职能部门评估周期，采购完成周期的管理等进行关键绩效指标（Key Performance Indicators，KPI）管理[16]。KPI是指衡量一个管理工作成效最重要的指标。下一步在供应商平台建立后，在供应商出入库关联相应的临床申请单，实现临床科室，设备部，供应商三方联动[17]确认机制，将进一步提升我院的物资申请闭环管理的水平。