信息化时代的文书档案管理创新方法浅析

寇亚青

关键词：信息化时代;文书档案管理;创新方法

1信息化时代的文书档案管理

1.1基本内容

在信息化时代背景下，文书档案管理主要是利用網络技术进行管理，即文书档案的收集和整合、传递等处理，在整个管理工作中，电子档案管理模式的落实，除了可以提升单位整体办公效率，还能实现节约人力与物力的目标，保证资源科学调配，通过信息技术的应用，确保文书档案管理更加便捷，从而向用户提供优质服务。对此，在进行管理系统建设时，应该结合信息化与科学技术进行，以便于加强工作人员的掌握，其特点主要表现为以下几点：①主要目标为收集信息、记录信息、整理信息等，在活动文件等记录工作中，通常涉及整理与保存工作，会在文书档案方面提出较高要求，以此提升其安全性和完整性。②文书档案涉及内容较广，在对单位活动进行记录的同时，也是反映单位行政管理和科技管理内容的关键。由此可见，文书档案记录形式包括：文字档案与电子档案，如影像或照片等，对于文书档案管理工作的展开，需要在科学保管基础上进行，以便于对其予以统计。

1.2积极作用

在信息技术持续发展下，其应用范围相对较广，将其应用于事业单位文书档案管理中，可以实现其管理质量的提升，以发挥网络技术在信息传递中的价值，同时完成信息保存和文字信息查阅等，保证人力资源科学运用，有效提升其管理工作效率。在文书档案管理工作中，创新属于信息时代提出的主要标准，即以信息技术为基础进行管理创新，加大其创新力度，比较符合当前社会发展要求。基于信息化时代，对于文书档案管理的创新，要求管理人员加大信息资源、人力资源优化力度，只有将其和国家发展相结合，才能实现文书档案管理信息集中处理，以发挥单位文书档案管理重要价值。

2信息化时代下文书档案管理存在问题

2.1缺少较强管理观念

在事业单位的档案工作中，文书档案管理属于其主要构成部分，选择信息技术进行文书档案的管理，具有诸多优势，例如：提升管理水平、解决管理问题等。然而，事业单位领导受传统管理理念影响，使日常工作频繁出现管理问题，很难对问题进行及时处理，浪费许多工作时间的同时，还会弱化信息化文书档案管理的优势，无法实现管理工作的有序进行。

2.2文书档案的保密性偏低

因电子资料分类比较多样化，在进行资料文本资料的管理时，通常会面临不同程度泄漏风险，从而造成文书档案管理的保险持续下降。和纸质档案比较发现，此种档案具有较强改动性，很难掌握具体改动内容，最终造成档案真实性的下降，若是将错误档案应用在日常工作中，则会直接导致单位工作质量的下降，使后续工作频繁出现问题。

2.3传统管理模式存在漏洞

文书档案传统管理工作中，其主要存在以下问题：①资源无法共享，传统管理是以纸质版为主，如果需要查找相关资料，通常会消耗许多时间。在寻找资料后，还应该对其进行资料修复与复印，以促进资源共享，但此过程往往会费时费力，极易影响其使用效果。②不易保存，因传统文书体积偏大，一旦搬迁会造成较大损失，受纸质原因影响，还需要加强长霉与腐烂等防护措施，避免发生文字丢失问题等。③分类复杂，在传统管理模式中，主要是由人工操作方式进行，具有工作量大和效率低的特点，很难满足当前社会发展要求。另外，在查找资料时，需要排较长队伍进行，普遍花费大量查找时间，且整个过程比较繁琐复杂化。

3信息化时代的文书档案管理创新方法

3.1提升管理人员综合素质

将新型管理理念作为基础，向管理人员予以有效指导，可以保证文书档案全面管理，要求专业人员协作进行，属于管理理念创新的关键，需要将创新发展思维作为文书档案管理基础思想，要求工作人员具备较高专业知识水平，在对相关技能进行全面掌握的同时，还需要具备较强领导能力，以便于符合信息化管理要求。

3.2创建信息化的管理制度

文书档案管理工作中，为了实现其创新目标，需要加大信息化管理制度的建设力度，保证档案管理具有较高执行力，防止发生管理水平持续下降的问题。将档案管理制度建设作为基础进行创新，属于文书档案管理关键内容，应以传统管理制度为前提，通过科学调整与优化，确保管理制度符合单位发展需求。与此同时，责任分配与管理制度的制定，均需要结合领导体制进行，经过质量监督制度的优化，保证信息化管理制度的规范化，以促进文书档案管理信息化发展。

3.3构建信息化管理系统

为了促进文书档案管理信息化发展，首先需要确定其发展方向，通过投入人力和物力等方式，对传统文书档案管理设施进行创新，在对先进信息技术进行应用后，文书档案的管理工作随之得到科学配置，在此过程中科学构建信息化管理系统显得至关重要，以多元化创新服务形式，积极展开文书档案信息化管理，比较满足当前时代发展需求，有利于创建完整管理体系。

3.4储存方式的创新

信息化时代下，各行业均实现信息化、数字化发展，在事业单位的文书档案管理工作中，u盘的应用，可以经过网上拷贝方式获取文书内容，因硬盘体积较小，可以将其放置于任何电脑进行查阅，或者采取多个硬盘的拷贝，避免档案内容发生丢失情况。除此之外文书档案还可以存至云盘，只需登录账号密码即可获取信息内容。可见u盘等方式无需展开后期管理工作，可以随时进行查阅，不再受时间、环境等限制，同时避免发生文书档案损坏或丢失等风险，保证资料查找具有较高准确性，以此降低传统文书档案寻找时间，实现其使用效率的提高。

4结束语

信息化背景下，因社会建设在文书档案方面要求较高，不仅需要进行创新空间的拓展，而且还应该实现其管理模式创新，所以，信息化时代会对文书档案的管理工作带来较大挑战。为了促进单位文书档案管理工作的有序进行，需要结合信息化时代发展要求，根据当前管理问题制定相关措施，通过提升管理人员综合素质、创建信息化的管理制度、加大管理创新重视力度、储存方式的创新等方式保证管理工作的有序进行，从而提高文书档案管理整体工作水平。