“互联网+”时代下应用型秘书人才培养探析

□李 涛 拾景欣

当今时代互联网几乎与所有的行业交织在一起，各行各业中许多的应用与服务都在渐渐被互联网改变着，秘书工作也不可避免地与互联网多方位挂钩。社会对秘书人才职业能力的要求越来越高，因而秘书人才需要做出改变， 不仅要具有传统秘书人才应具备的职业能力，还要培养互联网+时代下所必须具备的职业能力，只有这样才能满足这个社会的需要。

一、传统秘书人才应具备的职业能力

1.表达能力。表达能力在秘书能力结构中占有非常重要的地位，秘书工作时时处处都离不开言语交流。当领导让秘书传达命令给下属时，好的表达能力能够让秘书在很短的时间内把命令传达给下属，并且让下属快速执行起来。当下属有什么情况需要请示领导时，好的表达能力能够让秘书轻松组织好语言并向领导说明发生的情况，做出最正确的判断和指令。缺乏表达能力，秘书不可能成为领导与下属良好的沟通桥梁，反而会成为领导与下属沟通的阻碍， 让本来容易的事情变得复杂棘手，因此，良好的表达能力是秘书必须具有的职业能力。

2.社交能力。工作性质和业务范围决定了秘书要面对各种各样的人际关系，这就要求秘书必须善于和人打交道、具有良好的人际交往能力。秘书是领导与下属之间沟通的桥梁，如秘书不能很好地处理人际关系，当想要去完成一件事情时，会发现周围的人和事往往不太配合，有的反而会制造一些麻烦，这使得秘书的工作变得非常困难，导致领导吩咐的任务无法完成。因此，良好的社交能力是秘书工作顺利完成的保障。

3.协调能力。协调是管理职能之一，是秘书必备的一项能力。秘书的协调能力包括三个方面：一是协调自己与领导关系的能力；二是协调领导之间及领导所参与活动的能力；三是协调部门之间关系的能力。在日常工作中，秘书要与各种各样的人接触，会遇到不同性格的人，如何与这些人相处就需要秘书具备良好的协调能力。

4.计划组织能力。秘书作为领导的助手，当领导下达命令时，往往需要秘书去进行计划，组织工作人员去执行命令。良好的计划组织能力能够使秘书工作得心应手，例如当领导要秘书去安排会议时，计划组织能力较强的秘书会把所有事情都安排得井井有条，让会议完美地进行。没有良好的计划组织能力，就会觉得任务艰难，不知道从什么地方开始着手，需要安排哪些工作人员去做哪些事。因此，计划组织能力同样是秘书必须具备的能力。

5.办事能力。秘书是为领导打点各种事情的人员，秘书的许多工作实际上就是处理一些繁琐的事务，如日常值班、办文办会、信访接待、办公环境管理等。现在社会组织管理工作十分讲究效率，所以较强的办事能力是对秘书的基本要求，秘书需要良好的办事能力才能把许多繁杂的事务和工作处理得有条不紊，并能够高质量地完成任务。较强的办事能力能够让秘书独当一面，妥善处理紧急情况，把损害降到最低。

二、“互联网+” 时代下应用型秘书人才应具备的职业能力

1.智能化办公设备操作能力。随着科技的不断进步与发展，各类办公设备不停换代更新，尤其是互联网技术的融入，使各类办公设备的功能得到了很大完善。由于融入互联网技术的各类办公设备有着传统办公设备无可比拟的巨大优势， 开始迅速在秘书工作中应用起来，传统的办公设备操作能力已经满足不了当今秘书工作的需求。当今秘书常用的办公设备已经渐渐地转变为投影仪和视频系统等， 这些互联网智能化办公设备，能够让秘书更合理地利用各种信息，提高办公效率。因此，秘书必须掌握智能化的办公设备操作能力，才能更好地辅助领导开展工作。

2.办公自动化平台应用能力。近年来，办公自动化平台不断推陈出新，并运用于秘书工作中，为企事业省去许多资源，缩短了时间和空间，提高了办事效率，取得了非常好的效果。这些网络平台主要有电子邮件系统、办公自动化系统、政务信息系统、政务短信平台、协同办公平台、电子公文交换系统等。它们以多样化的功能满足了不同秘书对于工作的要求，已成为秘书工作重要的工具。以某企业使用的网络管理平台为例，它聚合了员工管理、订单管理、线索录入、售后服务四大功能。其中员工管理细分为部门权限管理、信息收发、即时通讯、定位考勤、任务发送、流程审批、工作日志等；线索录入包括客户信息管理、销售管理、联系客户记录、合同管理、销售计划提醒等；订单管理包括项目阶段管理、销售统计查询、销售提成、文档管理等；售后服务包括售后接待、售后记录、派工、服务记录、定期回访提醒等。该网络管理平台的功能几乎包含了秘书所需做的所有事情。作为秘书，需要具有良好的办公自动化平台应用能力，才能更有效地完成自己的工作，为领导和企事业更好地服务。

3.新媒体运营能力。新媒体是把网络当做载体进行信息传递的一种媒介，与广播、电视、报纸等一些传统媒体最大的不同就在于它能够自由地进行信息的传递和交互。到目前为止，“两微一端”（微信、微博、客户端）是和秘书工作最密切相关的新媒体。新媒体能够快速有效地传递企事业需要让外界了解的事情，并且还能够和服务对象进行双向的交互。可以说新媒体已经变成了当下最为火热的信息传递方式，有着自己独特的地位。因此，秘书需要掌握必要的新媒体运营能力，才能促进企事业更好地发展。

4.快速化收集与选择信息能力。随着互联网+时代的到来，秘书需要接收的信息变得更多更杂，不仅需要面对大量的纸质信息，各种公文和文件等；还要面对更多的电子信息，像电子邮件、QQ、微信及电脑上的各种信息。要对这么多的信息进行及时的收集与选择，这对于当今秘书来说是一种考验，如果秘书还用以前那一套收集与选择信息的流程，是不能够做到对这么多的信息进行有效处理的，信息讲究实效性，受益的永远是及时掌握信息的人。秘书需要具备快速化收集与选择信息的能力，才能为领导提供及时信息，作出最正确的决定。

5.应变能力。应变能力是指面对环境的变化能够静下心来妥善解决问题的能力。网络时代社会瞬息万变，工作生活中经常会有一些让人意想不到的紧急情况发生，应变能力会让秘书在自己周边环境和周边情况发生改变时及时觉察，并针对改变迅速作出正确的调整，以适应改变。应变能力能够让秘书的思维变得敏捷，全面获取到出现的新问题、新情况，并能及时作出分析；能够让秘书在紧急情况发生时，具有沉着冷静的心理素质，把控住自己的情绪，对情况做出快速的分析和判断，并果断采取有效的应对方法，因此，秘书需要养成随机应变的能力。

6.更强的学习能力。互联网+时代是一个很好的时期，它给人们的工作生活带来很多便利，同时这也是一个很繁琐的时期，它也带给了人们很大的挑战。人们必须随时适应它带来的各种变化，跟上它的步伐，才能适应这个社会， 秘书人才这个职业也是如此。互联网+时代给秘书带来了太多新的变化， 太多需要学习的东西，秘书需要快速学习这些新知识，如果不能够很好地学习运用的话， 是跟不上时代步伐的。互联网+时代的秘书人才还需要有着较强的学习能力，才能把自己的工作做得更出色。

三、结语

互联网+时代社会对应用型秘书人才职业能力的要求越来越高，秘书人才要用积极的心态主动汲取新的知识，掌握各种新的技能，还要能够勇挑重担，在实践中磨砺自己，要善于把理论与实践结合起来，通过实践来验证自己所学的知识。秘书人才要能够放下身段，主动实践并且勤于实践，不断提升自身的职业能力。同时秘书人才要养成平心静气、冷静思考的习惯，勤于总结反思，最大限度地提高自身的能力水准。一个好的秘书，在互联网+时代一定是能力全面能够独当一面的人，是能够为领导分忧解难的人，也必定是一个能够跟上时代步伐的人。